Alles in der HR-Cloud: So wichtig ist flexibles HR

Cloud-Computing liegt voll im Trend: Drei von vier Unternehmen (76 Prozent) nutzten im Jahr 2019 Rechenleistungen aus der Cloud – im Vorjahr waren es 73 Prozent und im Jahr 2017 erst 66 Prozent. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage von Bitkom Research im Auftrag der KPMG AG unter 555 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern in Deutschland. Tendenz: massiv steigend! Weitere 19 Prozent der Unternehmen planen oder diskutieren den Einsatz von Cloud Lösungen. Was sie sich erhoffen? Schnelligkeit, Leichtigkeit, effizientere Prozesse, mehr Flexibilität.

Soweit, so gut. Aber was ist eine Cloud genau? Hinter einer Cloud-Lösung steckt ein großes Servernetzwerk, das miteinander verbunden ist und Daten austauscht. Über einen sicheren Login können die dort gespeicherten Daten und Programme orts- und zeitunabhängig abgerufen werden.

Eine Form des Cloud-Computings sind Software as a Service (SaaS) Lösungen. Hier stellen Softwarehersteller eine spezifische Firmensoftware über ihr eigenes Rechenzentrum zur Verfügung und übernehmen darum herum verschiedene IT-Services, wie das Hosting und die Wartung der Soft- und Hardware.

SaaS-Angebote gibt es für alle Belange des Berufslebens – auch für die Personalarbeit. So können sich Personalmanager zum Beispiel in den Bereichen Personalmanagement, Talent Management, Personalentwicklung, Zeitmanagement und in der Lohnabrechnung das Leben mit einer mobilen Cloud-Anwendung deutlich einfacher machen.

Die allermeisten Unternehmen, die auf Cloud-Computing setzen, machen laut Bitkom Research positive Erfahrungen:

• 78 Prozent schätzen es besonders, dass sie Daten und Programme nicht nur im Büro, sondern auch über mobile Endgeräte von jedem Ort ihrer Wahl abrufen können.
• Ein Viertel (24 Prozent) konnte seine IT-Kosten dank Cloud-Anwendungen senken, weil sich der lokale Administrationsaufwand reduziert, wenn die Server und Software von einem Lösungsanbieter gewartet werden.

Auch ein gestiegenes Vertrauen in die erhöhten Standards der IT-Security und den Datenschutz gehören zu den Gründen, warum immer mehr Unternehmen ihre Daten in die Cloud verlagern und dafür sorgen, dass die Prozesse im Hintergrund zunehmend cloudbasiert funktionieren.

Aber Achtung: Bei der Auswahl des Anbieters müssen ein paar Aspekte beachtet und unbedingt erfüllt werden. Sonst besteht die Gefahr, dass Daten ausgespäht werden, verloren gehen oder Unternehmen nicht gesetzeskonform agieren.

Daher sollten Anwenderunternehmen die folgenden Punkte geplanter Cloud Lösungen kritisch hinterfragen:

• Weist die Lösung eine Konformität mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auf?
• Wie ist die Sicherheitsarchitektur beschaffen? Bietet der Lösungsanbieter zum Beispiel eine ausspähsichere verschlüsselte Datenübertragung an?
• Auch der Ort, an dem Daten gespeichert werden, ist für viele Cloud-Nutzer ein wichtiges Thema. Empfehlenswert ist es, dass das Rechenzentrum des Anbieters ausschließlich im Geltungsbereich der DSGVO steht, also innerhalb der EU. Ansonsten drohen Konflikte mit dem Gesetzgeber.
• Wichtig sind auch eine hohe Systemverfügbarkeit und ein zuverlässiger Support, damit Fehler schnell behoben werden können.

Sind diese Fragen geklärt und ist die Entscheidung für eine Software gefallen, kann eine Cloud-Lösung insbesondere im HR-Bereich vieles zum Positiven wenden. Zum Beispiel ist ein zuverlässiger und sicherer Remote-Zugriff auf die Personalsoftware gerade jetzt von Bedeutung, da viele HR-Mitarbeiter im Home-Office arbeiten und das Management ebenfalls vom heimischen Schreibtisch aus auf alle Daten zugreifen können muss. Statt sich im Personalmanagement zum Beispiel Personalakten aus Papier nach Hause holen zu müssen, stehen Personaldaten innerhalb einer HR Software aus der Cloud über eine sichere Verbindung auf Knopfdruck zur Verfügung.

Auch im Bewerbermanagement und vielen anderen HR-Bereichen hat eine Cloudlösung erhebliche Vorteile. Die Daten neuer Talente können innerhalb des Recruiting-Teams via Cloud ausgetauscht und bewertet werden – unabhängig von Zeit und Ort. Das spart viel Arbeit und viele Nerven. So gelingt mit einer Cloud-Software ein nahtloses HR-Management auch in Zeiten, in denen man weit voneinander entfernt sitzt und auf orts- und zeitunabhängiges Arbeiten angewiesen ist.

Ob die HR-Cloud ein Modell der Zukunft ist? Aber hallo! Schließlich belegen verschiedene Studien, dass viele Firmen Gefallen am Home-Office gefunden haben, ihre Prozesse entsprechend modernisieren und ihren Mitarbeitern Remote Working dauerhaft anbieten wollen. Die Beratung EY geht davon aus, dass in den nächsten Jahren bis zu fünf Millionen Angestellte ihren Arbeitsplatz ganz oder teilweise nach Hause verlegen. Damit könnte jeder dritte Büro-Stuhl in Deutschland eingespart werden – bei gleicher Angestelltenzahl.

Ganz zu schweigen davon, dass infolge der Globalisierung ohnehin immer mehr Arbeitnehmer in virtuellen Teams über verschiedene Standorte miteinander arbeiten werden. Hier stellt sich die Frage „Cloud – ja oder nein?“ von vornherein nicht mehr, genauso wenig wie im eLearning zum Ausbau einzelner Talente und Fähigkeiten. Es bedarf also wahrlich nicht des Blickes in die Glaskugel, um zu dem Ergebnis zu kommen: Die Zukunft gehört der HR-Cloud!