Digitale Zeiterfassung – Die Zukunft der Arbeitszeiterfassung

Digitale Zeiterfassung spart Zeit, minimiert Fehler und schafft Transparenz. Sie reduziert den administrativen Aufwand, sorgt für korrekte Abrechnungen und hilft, gesetzliche Vorgaben einfach einzuhalten. Mitarbeiter profitieren von einer fairen Arbeitszeiterfassung und einer einfachen Handhabung.

Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht:

- eine präzise und manipulationssichere Erfassung der Arbeitszeiten
- eine automatische Übertragung in die Lohnbuchhaltung
- eine einfache Verwaltung von Abwesenheiten, Überstunden und Pausen
- Echtzeit-Reporting für mehr Transparenz und fundierte Entscheidungen
- flexible Anpassung an gesetzliche Regelungen und betriebliche Anforderungen

Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten bequem über verschiedene Endgeräte – sei es per Smartphone, Tablet, Desktop oder Terminal. Die Daten werden zentral gespeichert, ausgewertet und direkt in die Lohnbuchhaltung übertragen. Durch individuelle Berechtigungen ist der Datenschutz gewährleistet.

Ja, eine gute digitale Zeiterfassung ist anpassbar an gesetzliche Regelungen, wie z. B. das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) in Deutschland oder spezifische Vorgaben der DACH-Region. So wird sichergestellt, dass Arbeitszeiten korrekt dokumentiert und Regelungen zu Ruhezeiten, Pausen und Überstunden eingehalten werden.

Herausforderungen können die Akzeptanz der Mitarbeitenden, die Integration in bestehende Systeme oder datenschutzrechtliche Bedenken sein. Eine gute Planung, Schulungen und eine transparente Kommunikation helfen jedoch, diese Hürden zu meistern und den Mehrwert der digitalen Zeiterfassung aufzuzeigen.

Der Onboarding-Prozess startet mit der Vertragsunterzeichnung und endet frühestens nach der Probezeit. Es gibt drei Phasen: Preboarding-Phase, Orientierungsphase und Integrationsphase.

Alle Phasen im Rahmen des Onboardings sind wichtig, damit neue Mitarbeitende sich willkommen und gesehen fühlen.

Das Preboarding ist die Phase der Vorbereitung, also der Anfang vom Onboarding, und geht von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum ersten Arbeitstag. Hier sollte der Mitarbeitende alle nötigen Informationen bekommen. Der Arbeitgeber sollte den Arbeitsplatz ausstatten, offene Fragen klären und ggf. Vorgesetzte und Kollegen informieren.

Die Orientierungsphase startet mit dem Arbeitsbeginn des neuen Mitarbeiters, mit seinen Tätigkeiten sowie den Arbeitsabläufen, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen und in das soziale Umfeld einzugliedern. Am ersten Arbeitstag sollte der neue Mitarbeiter persönlich und herzlich empfangen und der Neuzugang durch den Tag begleitet werden. Danach beginnt direkt der Einarbeitungsprozess. Im Laufe der ersten Arbeitswoche lernt der neue Mitarbeiter in der Regel alle seine Kollegen kennen, mit denen er zukünftig zusammenarbeitet. Darüber hinaus bekommt der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz zugewiesen und erhält alle wichtigen Online-Zugänge, Passwörter sowie EDV-Einweisungen, um sich einrichten zu können. Gegenseitige Erwartungen und Zielvorstellungen werden geklärt. Auch ein Einarbeitungsplan ist dabei hilfreich.

Die Integrationsphase ist die dritte und letzte Phase des Onboarding-Prozesses. Die Mitarbeiter sollen nun vollends eingegliedert werden, wie z.B. durch Einführungsveranstaltungen, Workshops, Informationstage oder regelmäßige Teamevents. Wissensvermittlung durch Einarbeitung und Fortbildungen soll die eigenständige Mitarbeit an Projekten ermöglichen. Diese Phase dauert in der Regel ca. 6 Monate und dauert meist bis Ende der Probezeit.