Digitale Personalakte: Alle Personaldaten an einem zentralen Ort

Senke Deine Kosten und schaffe Dir Zeit für Ressourcen durch die Digitalisierung Deiner Personalakten mit Infoniqa.
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Automatische Erinnerung deiner Fristen & Termine

Versäume nie wieder Fristen und Termine. Infoniqa erinnert dich automatisch über das Auslaufen von Verträgen oder bevorstehenden Jubiläen. Vergiss das Setzen von manuellen Remindern und lass das Programm für dich arbeiten!
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Zentrale Verwaltung deiner Dokumente

Vergiss die mühsame Suche nach Mitarbeiterdaten. Leg dir mit Infoniqa deine Personaldaten vollständig, fehlerfrei und gesetzeskonform in deiner digitalen Personalakte ab.
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Deine Vorteile der Digitalisierung

Die digitale Personalakte bietet dir zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Archivierung hinausgehen. Neben der Kosten- und Zeitersparnis bietet sie eine hohe Datensicherheit und ermöglicht eine effiziente Prozessoptimierung.
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Gesetzeskonforme Datenverwaltung

Durch ein flexibles Rechtemanagement kannst du Zugriffsrechte individuell vergeben. Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, während die Personalabteilung lediglich die Änderungen bestätigt. Dies gewährleistet, dass alle Informationen stets aktuell und datenschutzkonform sind.
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Alles auf einen Blick

Deine Vorteile auf einen Blick

Zeit- und Kostenersparnis

Zeit schaffen bei der Verwaltung von Personalakten und Kosten senken durch teure Archivräume.

Optimierte Prozesse

Verbesserte abteilungsübergreifende Abläufe und einfache Analysen für Personalentwicklungsmaßnahmen.

Hohe Sicherheit

Intelligente Rechtesysteme schützen vor unbefugtem Zugriff.

Einfache Verwaltung der Aufbewahrungspflichten

Revisionssichere Versionierung und klare Aufbewahrungsfristen.
Support

Deine Fragen zur digitalen Personalakte beantwortet

Antworten auf alle deine Fragen zur Bewerbermanagement-Software – schnell und unkompliziert.
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Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen Papierakte, in der alle relevanten Mitarbeiterdaten und -dokumente gespeichert werden. Durch die Nutzung unseres Services kannst du Informationen zentral und sicher verwaltet werden, was die Effizienz und Zugänglichkeit erheblich verbessert.
Warum sollte ich im Unternehmen meine Personalakte digitalisieren?
Die Digitalisierung deiner Personalakte bietet dir haufenweise Vorteile wie: Zeit- und Kostenersparnis, optimierte Arbeitsprozesse, verbesserte Datensicherheit und eine vereinfachte Verwaltung der Aufbewahrungsfristen. Das wichtigste aber: Sie entlastet eure Personalabteilung erheblich.
Digitale Personalakte: Ist sie gesetzlich vorgeschrieben?
Derzeit besteht keine gesetzliche Pflicht zur Einführung einer digitalen Personalakte. Jedoch muss diese den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen, ob digital oder in Papierform.
Was sind die Bestandteile einer digitalen Personalakte?
Klarerweise alle Daten und Dokumente, die deine Mitarbeiter betreffen, gehören in die digitale Personalakte. Das könnten beispielsweise Dienstverträge, Fortbildungsnachweise, Arbeitserlaubnisse, Abmahnungen oder Lebensläufe aus der Bewerbung sein. In einem Satz: Du kannst den Inhalt individuell gestalten und erweitern.
Sind meine Daten in der Personalakte sicher?
Unsere Lösung der digitalen Personalakte bietet all unseren Kunden hohe Sicherheitsstandards, einschließlich umfassender Rechtesysteme, Verschlüsselung und regelmäßiger Backups. Bei Infoniqa gewährleisten wir, dass nur befugte Personen auf die Daten zugreifen können und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz.
Können meine Mitarbeiter & Kollegen in die Personalakte einsehen?
Ja, deine Mitarbeiter und Kollegen haben das Recht, ihre eigene digitale Personalakte einzusehen. Über spezielle Zugriffsrechte können sie bestimmte Daten selbst aktualisieren und Dokumente hochladen. Dies fördert die Transparenz und Aktualität der Informationen.
Wie führe ich die digitale Personalakte in unser Unternehmen ein?
Die Einführung erfolgt in einfachen Schritten: Infoniqa implementiert die Lösung und schult dich ein. So kannst du spielend leicht bestehende Papierakten digitalisieren. Natürlich definieren wir alle Schritte in einem Projektplan und stellen dir unsere erfahrenen Experten zur Verfügung.
Gibt es Unterlagen, die ich als Original behalten muss?
Jene Dokumente, deren gesetzliche Vorschriften es vorsehen, müssen im Original aufbewahrt werden. Dies könnten arbeitsrechtliche Dokumente und Urkunden sein.
Wir haben bereits ein DMS – kann ich die Digitale Personalakte von Infoniqa trotzdem nutzen? ​
Ja, über die Infoniqa DMS API kannst du andere Dokumentenmanagementsysteme flexibel anbinden und einfach integrieren. ​