Digitale Personalakte - Smarte Personalverwaltung

Es gibt viele Vorteile, warum sich die Einführung einer Digitalen Personalakte lohnt:- Individuelle Zugriffsberechtigungen für verschiedene Nutzer bzw. Nutzergruppen können angelegt werden.- Arbeitnehmer können orts- und zeitunabhängig auf die Daten zugreifen.- Durch unsere Software werden HR-Prozesse beschleunigt.- Mehrere Mitarbeiter können zeitgleich auf digitale Akten zugreifenu.v.m.

Die Einführung der Digitalen Personalakte kann sehr schnell erfolgen, sobald in Infoniqa HR die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angelegt sind. Die Basis für die Digitale Personalakte sind die Aktenstruktur, also die Ordner inkl. der zugehörigen Dokumententypen sowie die Festlegung der Berechtigungen.

Sobald diese im System angelegt sind, können Dokumente für die Mitarbeitenden abgelegt werden. Um die Dokumente der physischen Personalakten in unsere Infoniqa Software zu laden, kann ein Scandienstleister mit der Digitalisierung der Akten beauftragt und die digitalisierten Dokumente dann in Zusammenarbeit mit Infoniqa in den jeweiligen Akten der Mitarbeitenden hochgeladen werden.    

Dein Projektmanager:in von Infoniqa unterstützt Dich gerne dabei in allen Schritten.

- Bedenken bzgl. der Sicherheit bei Serverstandorten außerhalb von Deutschland- Fehlende Informationen und keine ausführliche Beratung über heutige Lösungen von digitalen Personalakten- Kein Budget- Mangelnde Flexibilität: „Das haben wir schon immer so gemacht!“- Misstrauen in digitale Lösungen – Angst vor Datenklau.

Wir können helfen!

Ja, das ist absolut gegeben, denn:
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-  Mitarbeiterdaten werden ausschließlich auf ISO-zertifizierten Sicherheitsservern in Deutschland gespeichert
- Die Zugriffsrechte können durch euer Unternehmen festgelegt werden. Durch kundenindividuelles Rollen- und Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass Informationen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
- Dokumente sind revisionssicher abgelegt. Das heißt, sie sind unveränderbar abgelegt. Sollte es Änderungen an einem Dokument geben, entsteht eine neue Version.
- Löschfristen können pro Dokumententyp eingestellt werden.

Bei der Umstellung von Papier zu einer Digitalen Personalakte sollten alle Papierdokumente mit einer originalen Unterschrift (wie z.B. Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben, etc.) in Papierform aufbewahrt werden. Trotzdem wird viel Papier gespart und die Aktenschränke verschmälert.

Und on top gibt es mehr Sicherheit bei der Aufbewahrung der Dokumente. Fragt Eure Arbeitgeber-Rechtsberatung für detaillierte Infos.

Alle personenbezogenen Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind, wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Sozialversicherungs-und Steuerdokumente, allgemeine Zeugnisse und Nachweise über Fort - und Weiterbildungen sowie allgemeine Personenangaben, wie private Anschrift und Bankverbindung. Personaldokumente aus der Personalentwicklung, wie Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, etc. können hier hinterlegt werden.