Unbezahlter Urlaub ist für mehr und mehr Arbeitnehmer eine willkommene Möglichkeit, besondere private oder berufliche Vorhaben in die Tat umzusetzen. Sie als Arbeitgeber hingegen balancieren damit auf Messers Schneide: auf der einen Seite berücksichtigen Sie durch unbezahlten Urlaub entgegenkommend die individuellen Bedürfnisse, womit Sie sich als flexibles, attraktives Unternehmen positionieren. Andererseits birgt diese Freistellung für Ihren Betrieb auch Tücken. Hinterlässt eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter über längere Zeit ein Vakuum, sind Engpässe im Team mit der damit verbundenen zusätzlichen Belastung für die verbleibende Kollegenschaft kein Ding der Unmöglichkeit.
Im vorliegenden Leitfaden beleuchten wir das Thema unbezahlter Urlaub aus allen relevanten Perspektiven: vom rechtlichen Anspruch über häufig vorgebrachte Gründe bis hin zu betrieblichen Aspekten wie den Auswirkungen auf Urlaubsansprüche sowie Krankenversicherung. Ihnen als Arbeitgeber verleiht das den Rundumblick über die Rahmenbedingungen, wie sich Anträge auf unbezahlten Urlaub strukturiert handhaben lassen und welche Vorteile beziehungsweise Risiken die Genehmigungspolitik in diesem Bereich mit sich bringt.
Wie das Arbeitsrecht den Anspruch auf unbezahlten Urlaub versteht
Vorab ist zu sagen, dass von Rechtswegen her in Deutschland kein gesetzlicher Anspruch auf unbezahlten Urlaub besteht. Das geht damit einher, dass die Gewährung eines solchen grundsätzlich im Ermessen des Arbeitgebers liegt. Im Unterschied zum gesetzlichen Erholungsurlaub mitsamt Bezahlung gibt es ergo keinen Urlaubsanspruch in Form dieser unbezahlten Freistellung. Regelungen zum unbezahlten Urlaub werden dementsprechend im gegenseitigen Arbeitsverhältnis in Betriebsvereinbarungen oder im Arbeitsvertrag festgehalten.
Aufzuklären ist ebenso der potentielle Irrtum, dass bestimmte Gesetze wie etwa das Elternzeitgesetz oder das Pflegezeitgesetz einen derartigen Anspruch zementieren würden. Bei der Pflege von Angehörigen wie auch der Elternzeit handelt es sich um eine tatsächlich gesetzlich verankerte Form der Freistellung, die nichts mit den hier beschriebenen Dimensionen unbezahlten Urlaubs zu tun haben.
Gründe, aus denen Arbeitnehmende einen Antrag stellen
Für einen fairen Umgang mit dem Thema ist es vonnöten, typische Motive zu kennen. Nachfolgend also die wiederkehrenden Gründe, die Unternehmen im Zusammenhang mit unbezahltem Urlaub begegnen:
- Berufliche Weiterbildung/Bildungsurlaub: Mitarbeitende streben zum Beispiel nach der Erlangung neuer Fähigkeiten, die ihre derzeitige Tätigkeit womöglich nicht unmittelbar betreffen, aber zukünftig einen positiven Unternehmensbeitrag zeitigen können.
- Persönliche Auszeit oder Reisen: Erholung über die Möglichkeiten vorhandener Urlaubstage hinaus, Neuorientierung, längere Reisen und mehr. Hierfür existiert unter anderem auch das Konzept Sabbatical.
- Gesundheitliche Gründe: Nach einer schweren Krankheit oder für Rehabilitationszwecke kann ein unbezahlter Urlaub Wunder wirken, um wieder auf die Beine zu kommen. Übrigens ist zu bedenken, dass bei fest genehmigtem unbezahlten Urlaub im Krankheitsfall das Recht auf Entgeltfortzahlung konstatiert wurde. Das zumindest in einem Umfang von einem Monat.
Zur Dauer des unbezahlten Urlaubs
Halten wir es praxisnahe. Anja, eine langjährige Mitarbeiterin, tritt an ihren Vorgesetzten heran und bittet um ein Sabbatical im Ausmaß von sechs Monaten. Durch ihre zentrale Rolle im Team muss sich das Unternehmen einige Überlegungen durch den Kopf gehen lassen. Kann Anjas Antrag in der gewünschten Form zugestimmt werden und welche Alternativen könnten in Betracht gezogen werden? Der Arbeitgeber könnte vorschlagen, dass Anja ihre Abwesenheit in zwei Phasen a einem Zeitraum von je 3 Monaten aufteilt oder einen Teil ihrer Aufgaben im Sinne einer gelinderen Übergangsphase vor ihrem Sabbatical abschließt.
Die maximale Dauer unbezahlten Urlaubs ist nicht in Stein gemeißelt. Sie kann von nur wenigen Tagen bis hin zu Monaten oder gar einem vollen Jahr und mehr reichen. In Anjas Fall müsste die Entscheidung davon abhängig gemacht werden, wie gut ihr Rollenportfolio während ihrer Abwesenheit delegiert werden kann. Generell ist ihr Antrag auf ein halbes Jahr jedoch nicht außerhalb jeglicher Evidenz.
Die Relation zu Resturlaub und Sozialversicherung
Wenn Ihre Arbeitnehmenden unbezahlten Urlaub nehmen, zählt dies nicht als „normaler“ Urlaub, da Beschäftigte während dieser Zeit kein Arbeitsentgelt erhalten und somit auch keine Urlaubsansprüche aufbauen. Dadurch bleibt der Resturlaubsanspruch des Arbeitnehmers weiterhin aufrecht. Beispielsweise hat eine Person, die mindestens 20 Tage regulären Jahresurlaub nach den Bestimmungen im Bundesurlaubsgesetz hat und zusätzlich zwei Monate unbezahlten Urlaub nutzt, nach der Rückkehr immer noch ein Recht auf die 20 vollen Urlaubstage.
Komplementär dazu ist die Facette der Versicherung von integraler Bedeutung. Sollte der unbezahlte Urlaub nicht länger als einen Monat dauern, hat er keine direkten Auswirkungen auf die Sozialversicherung. Geht es darüber hinaus, müssen Sie als Arbeitgeber den Beschäftigten jedoch abmelden und nach Wiederaufnahme der Tätigkeit erneut anmelden. Speziell in puncto Krankenversicherung sollten Sie den Mitarbeitenden über die Weiterversicherung informieren. Wäre nämlich nach dem Ende der Pflichtversicherung etwa durch eine Familienversicherung kein angemessener Schutz nachweisbar, greift nach § 188 Absatz 4 SGB V dieobligatorische Anschlussversicherung. Der baldige Kontakt zur Krankenkasse ist das Um und Auf in dieser Situation.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Antrag auf unbezahlten Urlaub
Der Prozess des unbezahlten Urlaubs ist also sorgfältig vor- und nachzubereiten. Nur dadurch wird man sowohl den Wünschen des Mitarbeiters gerecht und lässt aber ebenso die innerbetrieblichen Bedingungen nicht außer Acht. So kann eine Lösung für die Beantragung aussehen:
- Antragseingang: Sobald der Arbeitnehmer ein schriftliches Ansuchen auf unbezahlten Urlaub einreicht, sollten Sie diesen zeitnahe zur Kenntnis nehmen. Alle relevanten Informationen wie die beabsichtigte Dauer sowie die Gründe für den Antrag sollten einleuchtend dargelegt sein.
- Vorabgespräch: Es bietet sich darob die Gelegenheit, ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter zu führen. Dabei können Fragen zu Versicherungen usw. geklärt und mögliche Bedenken evaluiert werden.
- Prüfung des Antrags: Unter der Prämisse der betrieblichen Anforderungen im Verhältnis zur Rolle des Mitarbeitenden im Team und den realistischen Konsequenzen für Projekte und Kollegen wägen Sie daraufhin alles ab. Das Für und Wider hat zahlreiche Ausprägungen.
- Entscheidung: Ihre letztliche Entscheidung sollte dann klar und nachvollziehbar kommuniziert werden. Infolge der Genehmigung legen Sie den Zeitraum für den unbezahlten Urlaub fest. Im Falle einer Ablehnung lohnt es sich, transparent Ihre diesbezüglichen Überlegungen kundzutun, um den Antragsteller nicht ins Abseits zu stellen.
- Dokumentation: Alle Vereinbarungen schreiben Sie zwecks Strukturiertheit nieder. Diese Dokumentation sollte Details zur Aufgabenübergabe und eventuelle Vertretungsregelungen enthalten.
- Planung der Vertretung: Während der Abwesenheit ist ein vorgefertigter Plan über die Vertretung Gold wert. Hierbei ist das betroffene Team einzubeziehen, damit die notwendigen Informationen übergeben werden und die Arbeitsabläufe keiner groben Störung unterliegen.
- Wiedereingliederung: Nach dem unbezahlten Urlaub ist die Wiedereingliederung das Gebot der Stunde. Der Mitarbeiter muss gerade bei längerer Absenz wieder ins Team integriert werden, damit er oder sie die Rolle unter mitunter geänderten Umständen voll ausfüllen kann.
Vor- und Nachteile für Arbeitgeber
Wie so vieles im Leben hat der unbezahlte Urlaub nicht nur Licht- oder Schattenseiten, sondern eine Mischung aus beidem. Aus der Sicht der Vorteile ist gewiss die Mitarbeitermotivation als hervorragende Komponente zu nennen. Will ein Arbeitnehmer sich fortbilden oder persönliche Angelegenheiten regeln, nimmt das Unternehmen die Bedürfnisse mit einer Genehmigung ernst. Sehen Sie es einfach so, dass die Zeit für persönliche Projekte für Menschen wirklich bereichernd und horizonterweiternd sein kann, wodurch frische Ideen den Arbeitsalltag in späterer Folge aufblühen lassen.
Andererseits ist eine Abwesenheit für mehrere Wochen oder Monate für das Team so gut wie immer mit einem Mehr an Druck verbunden. Gut möglich, dass die Kollegen dann Überstunden leisten müssen, um den Ausfall zu egalisieren, was wiederum der allgemeinen Zufriedenheit einen Bärendienst erweist. Auf die Kontinuität in Projekten ist obendrauf besonders Wert zu legen. Wenn der Arbeitnehmende aktuell an einem wichtigen Projekt arbeitet, dürfen die Aufgaben ohne ihn keinesfalls stagnieren. Die Ressourcen für die Einarbeitung von Kollegen in neue Bereiche darf man demnach nicht unterschätzen.
