Payroll for President: Die Rolle der Personalabrechnung im Unternehmen

Das macht die tägliche Arbeit nicht einfacher. So viele Fristen, Regelungen und bürokratische Prozesse, die bereits im eigentlichen Hauptjob gegenüber Behörden und Ämtern einzuhalten sind: Hier ist höchste Konzentration in der Sache gefragt. Das hat Personalabrechnern den Ruf eingebracht, wortkarg, spröde und unnahbar zu sein, zahlenverliebt und detailversessen. Zu Unrecht! Denn in Wahrheit sind sie eine wichtige Säule eines jeden Unternehmens.

Sie tragen mit ihrer täglichen Arbeit dazu bei, dass der Arbeitgeber Gesetze einhält, Abgabetermine wahrnimmt, seinen Meldepflichten nachkommt und, und, und. Passieren Versäumnisse, kann das fatale Folgen haben. Wer beispielsweise unter Verdacht gerät, Steuern hinterzogen zu haben, muss mit einer saftigen Geldstrafe oder schlimmstenfalls sogar mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zehn Jahren rechnen.

Ganz unabhängig davon, dass Mitarbeiter sich zu einhundert Prozent darauf verlassen, dass ihr Gehalt zum immer gleichen Zeitpunkt auf dem Konto erscheint – und das in korrekter Höhe. Macht der Personalabrechner seinen Job nicht korrekt, kann das Arbeitnehmer schnell in die Breduille bringen. Schließlich sind z. B. Zinstilgungen für das Eigenheim oft eher knapp kalkuliert. Die Tage, in denen das Konto tiefrot dasteht, können durchaus mehr als nur schlaflose Nächte bescheren. Im schlimmsten Fall munkelt eine zu spät oder unregelmäßig bezahlte Belegschaft, ob die Zahlungsfähigkeit des Arbeitgebers z. B. durch Auftragsengpässe gelitten hat – und werden nicht nur unzufrieden, sondern schauen sich gegebenenfalls auf dem Arbeitsmarkt nach einem verlässlicheren Gehaltszahler um.

Doch in der Regel hören Unternehmen nie entsprechende Klagen von ihren zuständigen Sachbearbeitern im Finanzamt. Das zeigt, wie gut der Job ist, den die Kollegen in der Personalabrechnung Tag für Tag verrichten. Allzu oft wird es in Unternehmen jedoch als selbstverständlich wahrgenommen, wenn die Personalabrechnung korrekt und reibungslos läuft. Die Bedeutung, die die Personalabrechnung für einen Arbeitgeber hat, fällt meist erst auf, wenn es einmal im Getriebe knirscht.

Dann kann es durchaus brenzlig werden. Im Ernstfall stehen nämlich nicht nur die bereits erwähnten Geld- oder Haftstrafen im Raum. Hinterzogene Abgaben müssen zudem nachversteuert werden. Hinzu kommt ein Strafzins von sechs Prozent für jedes Jahr. Achtung: Für Unternehmer bedeutet das meist den Ruin. Denn die Behörden fordern die Summe in der Regel in toto zurück.

Wer haftet im Payroll-worst-case? Im Falle einer GmbH steht der Geschäftsführer als deren gesetzlicher Vertreter in der Pflicht. „Die Haftung umfasst auch die infolge der Pflichtverletzung zu zahlenden Säumniszuschläge.“ So will es § 69 der Abgabenordung.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten: Die Aufgaben der Personalabrechnung in Unternehmen sind hochverantwortungsvolle Angelegenheiten. Zuverlässig eingehaltene Pflichten gegenüber Behörden und Ämtern sind ein wesentlicher Baustein für den Erfolg eines Unternehmens. Denn die Konsequenzen bei Zuwiderhandlung sind nicht nur geschäftskritisch, sondern bedeuten meist sogar den Niedergang eines Unternehmens. Die Strafen sind empfindlich.

Mit Blick auf die Zukunft wird die Bedeutung einer zuverlässigen Personalabrechnung sogar noch weiter steigen. Denn infolge des Fachkräftemangels greifen Unternehmen stärker auf die Arbeit von Freelancern statt von Festangestellten zurück. Auch Zeitarbeit wird künftig eine immer größere Rolle spielen, was die Angelegenheiten in der Personalabrechnung zunehmend komplexer, verantwortungsvoller und zeitintensiver machen wird.

Unternehmer fragen sich daher: Ist all das inhouse überhaupt noch schaffbar? Das muss es gar nicht. Wichtige Zeitressourcen lassen sich erschließen, indem man die Payroll an einen externen Dienstleister outsourct. Wie das geht? Erfahrene Payroll-Spezialisten übernehmen die komplette Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Unterstützung beim Personalcontrolling – oder auch nur einzelne Aufgaben.

Der Personalabrechner im Haus arbeitet in diesem Fall eng mit der externen Lohnabrechnung zusammen und muss nur noch die monatlichen Änderungen durchgeben. Unternehmen können sich so nicht nur darauf verlassen, dass die eigenen Mitarbeiter pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnungen erhalten, sondern auch, dass Prozesse effizient und rechtskonform ablaufen – trotz steigender Anforderungen in einer immer komplexeren Welt. Daher muss niemand verzagen, der Probleme hat, auf dem sich zuspitzenden Fachkräftemarkt Personalabrechner zu „ergattern“: Es gibt durchaus Alternativen.

Das Wichtigste ist in jedem Fall, die Rolle und die Aufgaben der Personalabrechnung innerhalb von Unternehmen zu verstehen. Und den Menschen, die diese verantwortungsvolle und komplexe Aufgabe übernehmen, die Wertschätzung zukommen zu lassen, die sie verdienen.