Krankschreibung von Mitarbeitenden managen: Das ist zu beachten

Wird ein Mitarbeiter krank, muss er sich gleich zu Beginn des Arbeitstages entweder in der Personalabteilung oder bei seinem unmittelbaren Vorgesetzten krankmelden. Das kann telefonisch oder beispielsweise auch per E-Mail geschehen; wo eine Zeitwirtschafts App im Einsatz ist, kann die Krankmeldung auch via Smartphone eingereicht werden. Wichtig ist, dass die Krankmeldung früh genug erfolgt, damit der Arbeitgeber die weiteren betrieblichen Arbeitsabläufe planen kann. 

Die Meldung muss vom Arbeitgeber erstmal so akzeptiert werden – auch, wenn zunächst keine ärztliche Krankschreibung vorliegt. Diese reichen Arbeitnehmer in der Regel spätestens nach dem dritten Tag ihrer Abwesenheit nach. So ist es jedenfalls per Gesetz vorgesehen. Doch dieses Vorgehen ist nicht in Stein gemeißelt. Arbeitgeber können im Arbeitsvertrag auch explizit festlegen, dass die Krankschreibung bereits ab dem ersten Tag der Abwesenheit vorliegen muss. Eine solche Regelung kann auch nachträglich über eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag mit einzelnen Mitarbeitern getroffen werden.

Nicht immer melden sich Arbeitnehmer krank, weil sie selbst betroffen sind, sondern weil das eigene Kind erkrankt ist. Hierfür müssen Arbeitnehmer bereits ab dem ersten Tag der Abwesenheit eine Bescheinigung vom Kinderarzt vorlegen. In dieser Zeit erhalten Eltern Lohnersatzleistungen.  

Bislang galt: Elternpaare bekommen zusammen 20 bezahlte Krankentage und Alleinerziehende insgesamt 20 - und zwar für alle Kinder unter zwölf Jahren. Wegen der Corona-Krise ist die Anzahl der Kinderkrankentage aber bereits im Jahr 2020 um zehn zusätzliche Tage aufgestockt und nun für das Jahr 2021 verlängert worden. Die Lohnersatzleistung beträgt etwa 90 Prozent des Nettoverdienstes - idealerweise sind diese Faktoren in der Payroll Software bereits hinterlegt, um automatisch berechnet zu werden.

Apropos Lohnersatzleistung. Eine solche steht auch erkrankten Arbeitnehmern zu, die länger wegen derselben Krankheit ausfallen. Allerdings greift die Lohnersatzleistung erst nach sechs Wochen. Bis dahin steht der Arbeitgeber in der Pflicht der vollen Lohnfortzahlung. Danach erhält der Arbeitnehmer Krankengeld: Es beträgt in etwa 70 Prozent des Bruttoverdienstes.

In sehr ungünstigen Fällen erkranken Arbeitnehmer im Urlaub. Auch für diesen Fall gibt es gesetzliche Vorgaben, die von Personalern beachtet werden müssen. So können sich Mitarbeiter nach Vorlage eines ärztlichen Attests die Urlaubstage rückwirkend wieder gutschreiben lassen, die sie wegen ihrer Krankheit verloren haben. Diese "zurückgegebenen" Urlaubstage sollten nach Einreichung der Krankschreibung wieder regulär in der Zeiterfassungs Software angezeigt werden.

Wie sieht es aber aus, wenn krankgeschriebene Mitarbeiter wieder arbeiten, obwohl sie noch krankgeschrieben sind? Das ist überhaupt kein Problem. Trotz Krankschreibung arbeiten zu gehen, ist grundsätzlich erlaubt. Denn aus juristischer Perspektive ist eine Krankschreibung kein generelles Arbeitsverbot. Es handelt sich dabei eher um eine ärztliche Prognose über die wahrscheinliche Dauer des Krankenstands. Fühlen sich Arbeitnehmer vorzeitig wieder fit, dürfen sie an den Arbeitsplatz zurückkehren – und sind ganz normal versichert.

Das müssen Sie über die krankheitsbedingte Kündigung wissen

Ein weiteres Thema, mit dem sich Personalverantwortliche in Zusammenhang mit dem Krankenstand von Arbeitnehmern auseinandersetzen müssen, ist die krankheitsbedingte Kündigung. Sie greift in Fällen, in denen Arbeitnehmer aufgrund zahlreicher Krankschreibungen die im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben nicht mehr erfüllen können und ist möglich, sobald sie sechs Wochen im Jahr oder länger krankheitsbedingt fehlen.

Aber es gibt auch Alternativen zur krankheitsbedingten Kündigung. Nicht immer entschließen sich Betriebe in einem solchen Fall, den Betroffenen zu kündigen. Viele kommen entgegen, indem sie zum Beispiel die Aufgabenbandbreite anpassen oder eine andere Stelle anbieten, die auch mit häufigeren Krankschreibungen ausgefüllt werden kann.

Soweit zu den gesetzlichen Vorgaben. Was Arbeitgeber außerdem brennend interessieren dürfte: Wie ist es um den Krankenstand deutscher Arbeitnehmer bestellt? Dazu hat die Techniker Krankenkasse (TK) Zahlen erhoben, die unter anderem zeigen, wie es Arbeitnehmer mit Krankschreibungen auf dem Höhepunkt der ersten Welle der Coronavirus-Pandemie hielten.

Das Ergebnis: Im März haben sich in Deutschland so viele Arbeitnehmer krankgemeldet wie seit 20 Jahren nicht mehr. Der Anteil krankgeschriebener Beschäftigter lag bei 6,84 Prozent. Der Höchststand in 2019 lag bei 5,30 Prozent. Als Grund für die Krankschreibung wurden vor allem Erkältungskrankheiten genannt. Bei einem Teil davon könnte es sich aber um präventive Krankmeldungen aufgrund der Corona-Pandemie handeln.

Für Arbeitgeber ist das eine besorgniserregende Entwicklung. Denn jeder Tag, an dem ein Arbeitnehmer ausfällt, ist ein wirtschaftlicher Verlust – die erkrankte Person muss weiterbezahlt werden, die Arbeit bleibt derweil liegen oder muss unter Stress von den Mitarbeitenden mit bewältigt werden. Letzteres führt dazu, dass hohe Krankenstände in Betrieben langfristig auf die Mitarbeiterzufriedenheit drücken.

So beugen Sie zu vielen Krankschreibungen vor

Umso wichtiger ist es, dass Betriebe alles daransetzen, den Krankenstand so gering wie möglich zu halten. Dafür ist ein betriebliches Gesundheitsmanagement vonnöten, das zum Beispiel ein Hygienekonzept umfasst, mit dem sich infektiöse Keime nicht ungehindert im Betrieb ausbreiten können. So kann man auch vermehrten Krankschreibungen aufgrund grippaler Infekte schon grundsätzlich vorbeugen.

Des Weiteren sind Sportangebote empfehlenswert, die dazu beitragen, dass Arbeitnehmer körperlich fit bleiben. Ein gesundes Nahrungsangebot in der Kantine leistet sein Übriges zur Gesunderhaltung der Belegschaft.

Um immer im Blick zu behalten, wie es um die Gesundheit der eigenen Mitarbeiter bestellt ist, sollten Arbeitgeber die Fehlzeitenquote in ihrem Betrieb ermitteln. Diese wird auch als „Abwesenheitsquote“ bezeichnet. Sie gibt an, welcher prozentuale Anteil der Soll-Arbeitszeit durch Fehlzeiten verloren geht.

Die Abwesenheitsquote ermitteln Sie, indem Sie die Fehlzeiten mit der Soll-Arbeitszeit ins Verhältnis setzen. Mit der richtigen Personalsoftware ist das mit wenigen Klicks erledigt. Die Fehlzeitenquote lässt sich über ein Reporting-Tool sogar grafisch darstellen. So lässt sich der Status Quo mit einem Blick erfassen.

Wie Personalsoftware bei Krankschreibungen unterstützt

Überhaupt hilft eine Personalmanagementsoftware in den verschiedensten Bereichen des Personalmanagements, die Krankschreibungen im Betrieb zu managen. So gibt es zum Beispiel Self Service-Anwendungen, über die sich ein Angestellter direkt in der eingesetzten Software krankmelden kann. Diese informiert automatisch alle relevanten Stellen im Haus über die Krankschreibung. HR und den Linienvorgesetzten zum Beispiel. Gleichzeitig wird die betroffene Person in der Zeiterfassungssoftware als krank erfasst und die Krankmeldung in der Digitalen Personalakte erfasst.

Sind wegen der Krankschreibung auch Anpassungen in der Payroll zu berücksichtigen – zum Beispiel das Aussetzen von Gehaltszahlungen, weil die Person Krankengeld erhält –, gibt das eingesetzte HR-System via Schnittstelle die entsprechende Information auch an das Payroll-Tool weiter. Die Gehaltszahlungen setzen automatisch aus, solange sie krank ist. Bei der Rückkehr sendet die HR-Software die entsprechende Information an das Payroll-Tool und die Sperre wird automatisch aufgehoben.