Elektronische Besucherverwaltung: Deshalb gewinnt sie an Bedeutung

Mit einer Software für das digitale Management Ihrer Besuche erfassen Unternehmen die Daten ihrer Besucher, Gäste oder Kunden professionell und behalten jederzeit den Überblick, wer sich wann und wie lange im Gebäude aufgehalten hat. Und wir alle wissen: Gerade in der aktuellen Zeit ist es wichtiger denn je, den Durchblick über Kontakte zu behalten.

Jetzt, da sich die ganze Welt in einer Pandemie befindet, ist es ungemein wichtig, dass Betriebe jederzeit überschauen können, wer sich zu welcher Zeit im eigenen Unternehmen bewegt hat. Um im Fall der Fälle Infektionsketten nachvollziehen zu können, muss in diesem Punkt eine absolute Nachvollziehbarkeit gewährleistet sein – unter den eigenen Mitarbeitern sowieso, aber auch unter Personen, die einen Betrieb nur besucht haben.

Damit jeder einzelne Besucher im Betrieb zuverlässig identifiziert werden kann, empfiehlt sich ein durchdachtes Empfangs-Konzept mit einer elektronischen Besucherverwaltung. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum Beispiel können in den Empfangsbereichen eines Unternehmens Check-In Terminals aufgestellt werden an welchen Gäste sich Besucherausweise ausstellen können.

Das Prinzip ist denkbar einfach: Gäste erfassen ihre Daten – Name, Adresse, Grund des Besuchs – an dem Terminal im Self Service. Das System gleicht automatisch ab, ob der Besuch von einem Mitarbeiter innerhalb der elektronischen Besucherverwaltung angemeldet wurde. Falls ja, erhält der Gast einen Besucherausweis und mit diesem den Zugang zum Gebäude.

Aber auch ein solches Szenario ist denkbar: Gäste erhalten zusammen mit der elektronischen Termineinladung einen QR-Code. Vor Ort scannen Besucher diesen QR-Code ein und erhalten Ausweise mit den für sie definierten Zutrittsberechtigungen. Diese Ausweise werden automatisch von dem System erstellt – als Druck auf Karton oder in Form einer wiederverwendbaren Plastikkarte.

Während die Besucherausweise gedruckt oder erstellt werden, erhält der Gastgeber eine E-Mail, dass die Besucher vor Ort sind und er sie in Empfang nehmen kann. Verlässt der Besucher das Unternehmen wieder, öffnet die Zugangskarte die Zugangsschranke. Das Papierkärtchen verliert danach automatisch seine Gültigkeit und kann entsorgt werden. Im Falle eines Plastikausweises können Unternehmen einen speziellen Sammelbehälter aufstellen und die Karten wiederverwenden.

Eine elektronische Besucherverwaltung löst aber noch viele andere Probleme und reduziert organisatorische Herausforderungen. Ohne eine elektronische Besucherverwaltung werden Besucherdaten meist in Papierform erfasst. Hier können Gäste falsche oder unleserliche Informationen hinterlassen. Manchmal gerät die Zutrittserfassung der Besucher sogar ganz in Vergessenheit. Die Folge ist eine mangelnde Kenntnis der Besucher. Das ist kritisch bei der Nachverfolgung von Kontakten.

Wird der Empfang nicht professionell gemanagt, kann es aber noch zu anderen unschönen Szenarien kommen. Zum Beispiel kann es passieren, dass Personen, die dem Unternehmen schaden wollen, fälschlicherweise einen Besucherausweis und damit Zutritt erhalten. Diese Gefahr ist nicht ganz von der Hand zu weisen. In der Vergangenheit besetzten Unternehmen ihren Empfang vielfach nicht mit ausgebildetem Sicherheitspersonal, sondern mit ungeschulten Personen. Dieser Versuch, Kosten zu sparen, rächte sich in manchen Fällen. Zum Beispiel, weil Daten unerlaubt ausgespäht werden konnten – von Personen, die unautorisiert ins Unternehmen gelangt waren.

Mit einer elektronischen Besucherverwaltung räumen Unternehmen diese Gefahren und Herausforderungen beim Empfang von Gästen ein für alle Mal aus:

• Zutritt erhalten nur autorisierte Gäste
• Die Daten liegen vollständig vor
• Der Betrieb hat einen Überblick, wie lange sich ein Besucher im Unternehmen aufgehalten hat
• Alle Besucher sind rückverfolgbar
• Der Empfang eines Gastes erfolgt kontaktlos, da kein gedruckter Ausweis ausgegeben werden muss
• Bei einer plötzlichen Evakuierung im Brandfall wissen Betriebe genau, wer sich in im Gebäude aufhält, einschließlich der Besucher
• Ungebetene Besucher können dauerhaft gesperrt werden

Es gibt aber noch weitere Einsatzmöglichkeiten. Es besteht zum Beispiel die Möglichkeit, die elektronische Besucherverwaltung mit einer Zeiterfassung Software zu kombinieren. Das ist zum Beispiel relevant, um die Zeiten externer Dienstleister oder Freelancer zu erfassen und eine exakte Abrechnung erstellen zu können. Selbstredend können so aber auch die Zeiten der Mitarbeiter erfasst werden.

Stellen Sie dazu spezielle Zutritts-Ausweise für Ihre Mitarbeiter aus. Sobald diese das Unternehmen betreten, werden automatisch die Arbeitszeiten erfasst. Auch Pausen lassen sich auf diese Weise sehr einfach erfassen – zum Beispiel, indem Mitarbeiter ihren Ausweis beim Besuch der Kantine ein- und beim Verlassen wieder ausscannen. Das System verbucht den Aufenthalt in der Kantine dann automatisch als Pause.

Derzeit kann die elektronische Besucherverwaltung außerdem in Kombination mit einer elektronischen Zutrittskontrolle in stark frequentierten Umfeldern wie öffentlichen Einrichtungen und Behörden, Museen und Ausstellungen, Galerien und Gedenkstätten sehr gute Dienste leisten.

Besucher registrieren sich vor ihrem Besuch elektronisch und erhalten ein elektronisches Ticket auf ihr Handy. Dieses wird am Eingang an einem Terminal gescannt. Zugang wird aber erst gewährt, sobald sich nur noch die zugelassene Zahl an Personen im Gebäude oder auf dem Gelände befindet.

Das unterstützt Unternehmen, Institutionen oder Behörden bei der Umsetzung der aktuell geltenden Bestimmungen bezüglich der Begrenzung von Besuchern oder Kunden in den verschiedenen Umfeldern. Institutionen legen einfach eine zugelassene Höchstzahl der Personen fest, die das Unternehmen betreten dürfen.

Unsere Beispiele zeigen: Unterm Strich birgt eine elektronische Besucherverwaltung also viele Vorteile und löst viele Herausforderungen im Unternehmensalltag. Warum Sie Ihre Besuche eigentlich noch per Hand dokumentieren? Das fragen wir uns auch!