Wie war das nochmal mit dem Handelsregistereintrag?
Zur Gründung eines Unternehmens gehört ein Eintrag im Handelsregister. Doch wer muss sich überhaupt darin eintragen? Was gilt es zu beachten? Und in welchen Fällen kann es sich lohnen, sich freiwillig anzumelden?
Wann ist ein Handelsregistereintrag erforderlich?
Ein Unternehmen ist schnell gegründet: Wer in der Schweiz eine Einzelfirma, eine Kollektiv- oder eine Kommanditgesellschaft gründet, kann dies relativ einfach online tun. Bei einer Aktiengesellschaft oder einer GmbH hingegen ist dies nicht möglich. Allen gemeinsam ist: Die Gründung von Kapitalgesellschaften entsteht erst mit dem Handelsregistereintrag.
Die von den Kantonen verwaltete öffentliche Datenbank enthält die wichtigsten Angaben über die nach kaufmännischer Art geführten Unternehmen und Organisationen. Allerdings muss nicht jedes Unternehmen darin eingetragen werden. Ein Eintrag im Handelsregister ist erforderlich für:
- Einzelfirmen, die einen Umsatz von mehr als CHF 100’000.– erwirtschaften
- Kollektivgesellschaften
- Kommanditgesellschaften (Personen- bzw. Rechtsgemeinschaften unter gemeinsamer Firma)
- Aktiengesellschaften (AG)
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
- Genossenschaften
- Vereine, die ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben
- Stiftungen (ohne Familien- und kirchliche Stiftungen)
- Zweigniederlassungen ausländischer und schweizerischer Unternehmen
Diese Vorteile hat ein Eintrag ins Handelsregister
Grundsätzlich erhöht ein Handelsregistereintrag die Kreditwürdigkeit und damit die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens. Da ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen der Betreibung auf Konkurs unterliegt, sind Gläubiger im Fall eines Konkurses des Unternehmens besser geschützt. Zudem werden durch den Eintrag alle wichtigen Informationen zum Unternehmen öffentlich zugänglich gemacht. Das schafft bei Kunden und Lieferanten zusätzlich Vertrauen, da sie sich auf die Richtigkeit der Informationen verlassen können.
Auch der Unternehmensname wird durch einen Handelsregistereintrag, zumindest bis zu einem gewissen Grad, geschützt. Der Schutz beschränkt sich allerdings bei Einzelfirmen, Kollektiv- und Kommanditgesellschaften mit Personennamen lediglich auf den Ort des Geschäftssitzes. Bei AGs und GmbHs gilt der Schutz für die ganze Schweiz.
Bei international tätigen Unternehmen ist ein Handelsregistereintrag zudem fast unumgänglich. Sobald zum Beispiel Waren aus dem Ausland importiert werden oder ein Unternehmen seine Produkte auch in andere Länder verkauft, verlangen Lieferanten oder Handelsplattformen wie Amazon oftmals eine UID-Nummer (Unternehmens-Identifikations-Nummer). Die UID-Nummer wird beim Eintrag ins Schweizer Handelsregister automatisch vergeben und erlaubt eine eindeutige Identifikation des jeweiligen Unternehmens.
Freiwilliger Eintrag im Handelsregister
Eine Eintragung im Handelsregister können Unternehmen auch auf freiwilliger Basis beantragen. Die vielen Vorteile, die ein Eintrag im Handelsregister mit sich bringt, macht die Registrierung in vielen Fällen empfehlenswert, auch wenn diese nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Denn auch für Freiberufler oder Einzelfirmen, die die Umsatzmarke von CHF 100'000.- noch nicht erreicht haben, kann die erhöhte Glaubwürdigkeit, die ein Eintrag unter anderem durch die positiv wahrgenommene Kreditwürdigkeit mit sich bringt, erstrebenswert sein.
Darüber hinaus kann ein Handelsregisterauszug in der Praxis auch bei der Eröffnung eines Bankkontos oder eines Postfachs, beim Abschluss von Leasingverträgen oder zur leichten Identifikation des Unternehmens im internationalen Handelsverkehr hilfreich sein.
Anforderungen für den HR-Eintrag
Beim Einzelunternehmen ist eine Eintragung in der Regel ohne weitere Dokumente (Belege) sehr einfach möglich, wenn die Anmeldung folgende Angaben enthält:
- Firma (d.h. gewählter Name des Unternehmens)
- Sitz und Rechtsdomizil
- Rechtsform (hier also Einzelunternehmen)
- Zweck (Umschreibung der Tätigkeit, von der das Unternehmen wirtschaftlich leben soll)
- Inhaberin oder Inhaber (neben komplettem Namen am besten Pass- oder ID-Kopie beilegen)
- Zur Vertretung berechtigte Personen
Bei einer AG oder einer GmbH ist die Sache etwas aufwendiger. Da verlangt das Handelsregisteramt noch weitere zwingende Belege wie die Statuten, eine Annahmeerklärung der Revisionsgesellschaft oder eine öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt. Auch eventuelle Beschlüsse und Nachweise über die Wahl von Geschäftsführern oder die Gewährung des Rechtsdomizils am Ort des Firmensitzes müssen eingereicht werden. Weitere Informationen findet man in der Handelsregisterverordnung.
Alle Einträge im Handelsregister werden vom Bund verwaltet, das Register wird täglich aktualisiert und ist über den zentralen Firmenindex Zefix zugänglich. Anmelden muss man eine Organisation jedoch beim kantonalen Handelsregisteramt oder je nach Kanton bei einem Bezirkshandelsregisteramt.
Kosten und Dauer bis zum Eintrag
Die Kosten eines Handelsregistereintrags sind von der gewählten Rechtsform abhängig. Die Grundgebühr für eine Einzelfirma kostet CHF 120.-, für eine AG oder eine GmbH beginnt sie ab CHF 600.-. Je nach Komplexität und Arbeitsauslastung des zuständigen Handelsregisteramts dauert die Anmeldung zwischen 5 und 60 Tage. Weitere Informationen zum Eintrag im Handelsregister finden Sie auf der Website des Bundes.