Die QR-Rechnung löst den Einzahlungsschein ab.

Seitdem am 30. Juni 2020 in der Schweiz die QR-Rechnung eingeführt worden ist, gelten sowohl die alten Einzahlungsscheine als auch die neuen QR-Rechnungen. Hängen Sie noch am herkömmlichen Einzahlungsschein und verwenden diesen lieber als das neue Formular? Dann haben wir schlechte Nachrichten für Sie: In absehbarer Zeit müssen Sie den aktuell sieben verschiedenen EZ-Formularen definitiv «good bye» sagen. Am 20. September 2022 haben die herkömmlichen Einzahlungsscheine (ES/ESR) endgültig ausgedient. So will es der Schweizer Finanzplatz.

Für Unternehmen besteht eine Umstellungspflicht. Bald werden Sie nur noch die neuen QR-Rechnungen verwenden können. Zwar ist die QR-Rechnung bereits bei vielen Unternehmen angekommen – aber noch nicht bei allen: Gemäss einer Umfrage des Forschungsinstituts gfs.bern vom Juli 2021 wissen zwar 93 % der befragten Unternehmen von der Umstellungspflicht auf die QR-Rechnung. Doch lediglich 40 % kennen auch das genaue Enddatum der herkömmlichen Einzahlungsscheine (ES/ESR).

Doppelt genäht hält besser: Die neue QR-Rechnung enthält sämtliche Angaben, die für eine Transaktion benötigt werden, gleich zweifach. Einmal in Form von Klartext und einmal als maschinenlesbarer QR-Code. Der schwarzweisse Code ersetzt die aktuelle, in OCR-Schrift gehaltene Referenznummer, birgt aber mehr Informationen. Zu den erfassten Angaben gehören die Adresse sowie die Kontonummer des Rechnungsstellers als international standardisierte IBAN-Nummer. Auch die Adresse des Zahlungspflichtigen ist enthalten, und selbstverständlich das Rechnungstotal.

Damit man auf den ersten Blick erkennt, dass es sich um einen «Swiss QR Code» und nicht um einen x-beliebigen Code handelt, prangt in der Mitte deutlich sichtbar ein Schweizerkreuz. Unter «Zusätzliche Informationen» lässt sich ein freier Text hinzufügen, mit maximal 140 Zeichen. Das kann zum Beispiel der Zahlungszweck sein oder die Auftragsnummer.

Die Tatsache, dass die QR-Rechnung sämtliche Informationen sowohl in menschen- als auch in maschinenlesbarer Form beherbergt, macht den Abschied vom guten alten Einzahlungsschein leicht. Und dass die verschiedenfarbigen Formulare durch eine rein schwarzweisse Darstellung abgelöst werden, bringt den Rechnungsstellern noch mehr Vorteile:

• Sie können die QR-Rechnung inklusive Zahlteil und QR-Code selbst drucken. Wird die QR-Rechnung bzw. der Zahlteil in Papierform versendet, ist eine Perforation des Zahlteils und des Empfangsscheins obligatorisch. Wird die QR-Rechnung bzw. der Zahlteil als PDF-Datei versendet, müssen Linien zur Abgrenzung des Zahlteils und des Empfangsscheins angebracht und mit einem Scherensymbol gekennzeichnet werden.
• Die QR-Rechnung kann im oberen Teil frei gestaltet werden. Für den Zahlteil mit dem Swiss QR-Code sind jedoch die Spezifikationen von SIX einzuhalten.
• Der Swiss-QR-Code kann aber auch auf Plakaten, auf Flyern oder in Inseraten seinen Platz finden, zum Beispiel um Spenden zu generieren.

Seit dem 30. Juni 2020 können QR-Rechnungen erstellt und versendet werden. Unternehmen, die schon heute QR-Rechnungen ausstellen möchten, müssen ihre Rechnungsverarbeitung entsprechend umstellen.» Bis zum 20. September 2022 ist diese Umstellung schliesslich für jedes Schweizer Unternehmen Pflicht. QR-Rechnungen müssen gemäss den Guidelines der Swiss Payment Standards 2019 generiert werden. Diese beinhalten die technischen und fachlichen Spezifikationen des Zahlteils mit dem Swiss QR Code und des Empfangsscheins. Weitere Informationen für die Einführung der QR-Rechnung finden Sie in den Einführungsdrehbüchern von SIX.

Kurz zusammengefasst: Diese Vorkehrungen müssen Sie treffen, um eigene QR-Rechnungen erstellen zu können:

• Aktualisieren Sie Ihre Debitorensoftware: Klären Sie bei Ihrem Software-Anbieter ab, ob die aktuell eingesetzte Software die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt und machen Sie ein Software-Update oder wechseln Sie auf eine QR-fähige Software.
• Tragen Sie die vom Finanzdienstleister erhaltenen Angaben (QR-Referenz, QR-IBAN) in der aktualisierten Software an den entsprechenden Stellen ein.
• Legen Sie fest, welche Art der Rechnung Sie künftig erstellen. Es stehen 3 verschiedene Ausprägungen zur Verfügung:

1. Falls Ihr Unternehmen bisher orange Einzahlungsscheine mit Referenznummer (ESR) verwendet hat, kann die neue QR-Rechnung mit QR-Referenz zum Einsatz kommen. In der Übergangsphase können weiterhin herkömmliche ESR erstellt und versendet werden.
2. Falls Sie bisher rote Einzahlungsscheine ohne Referenznummer erstellt haben, können Sie dies weiterhin tun und benötigen keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN. Achtung: Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die alte IBAN.
3. Falls Sie Auslandzahlungen versenden, müssen Sie in Ihrem System keine QR-Referenz und somit auch keine QR-IBAN eintragen. Der Rechnungstyp ohne Referenz verwendet die alte IBAN.

Infoniqa-Kunden können sich zurücklehnen, denn «ihre» Software ist bereit für die QR-Rechnung – vorausgesetzt, man hat sie auf den neuesten Stand aktualisiert oder man nutzt sie aus der Cloud. Wenn Sie eine andere Software einsetzen, erkundigen Sie sich am besten beim Anbieter nach dessen ISO-20022- und QR-Rechnungsfahrplan. Auch ein Gespräch mit der Hausbank kann nicht schaden: Fragen Sie nach dem optimalen Zeitpunkt für die Migration vom EZ zur QR-Rechnung und erkundigen Sie sich nach Möglichkeiten, die neuen Abläufe vorher zu testen. Und nicht zuletzt müssen Sie Ihre Stammdaten in Schuss halten. Allem voran gehört bei sämtlichen Kunden die IBAN-Nummer statt der «alten» Kontonummer in den Datensatz.

Auch für Rechnungsempfänger bietet die QR-Rechnung einige Vorteile und sorgt für mehr Effizienz:

• Für Rechnungsempfänger liegen die Vorteile vor allem darin, dass sie ihre Rechnungen schnell und unkompliziert bezahlen können. Zudem ist das digital gestützte System weniger fehleranfällig: Mit dem maschinenlesbaren QR-Code entstehen weniger Fehler bei der Bearbeitung der Zahlungsinformationen.
• Statt Informationen abzutippen, genügt es bei der neuen QR-Rechnung, den darauf befindlichen QR-Code zu scannen. Man kann sich also nicht mehr vertippen. Sie können aber auch wie gewohnt die Angaben manuell im E-Banking erfassen, ihre Zahlungen via Überweisungsauftrag per Post erledigen oder am Postschalter zahlen.
• Die QR-Rechnung ist vielseitig anpassbar und somit bestens für die Unterstützung von neuen Zahlungsdiensten wie TWINT oder für eine zukünftig überarbeitete E-Rechnung gewappnet.
• Im Unternehmen vermindert sich der manuelle Aufwand dank automatisierter Rechnungsverarbeitung massiv.

Um einkommende QR-Rechnungen bezahlen zu können, müssen folgende minimalen Vorkehrungen getroffen werden:

• Sie müssen für den harmonisierten Zahlungsverkehr bereit sein: Die Business Software auf Basis von ISO 20022 ist eine Voraussetzung für die Einführung der QR-Rechnung.
• Aktualisieren Sie die Kreditorensoftware: Ihre Kreditorensoftware muss up to date sowie in der Lage sein, QR-Rechnungen zu scannen oder per App zu erfassen und zu verarbeiten. Klären Sie mit Ihrem Software-Anbieter, ob ein entsprechendes Update zur Verfügung steht oder wechseln Sie auf eine QR-fähige Software.
• Stellen Sie die maschinelle Erfassung sicher: Klären Sie bei Ihrem Hardware-Anbieter ab, ob Ihre Lesegeräte, Scanner und Drucker für die Verarbeitung von QR-Rechnungen bereit sind. Oder verwenden Sie eine entsprechende App.

QR-Rechnungen lassen sich bequem und schnell mit der kostenlosen Infoniqa Center App scannen. Mit der App auf dem Smartphone oder Tablet benötigen Sie kein aufwändiges Scan-Gerät, um QR-Rechnungen einzulesen und direkt in der Business Software weiterverarbeiten zu können. Die Infoniqa Center App gibt es kostenlos für Android- und iOS-Geräte. 

Zahlen wird grundsätzlich also einfacher und flexibler. Wer seine Zahlungen durch Einscannen des QR-Codes erledigt, braucht keine Angst vor Datenklau zu haben: Die Informationen fliessen von der App verschlüsselt direkt zur Bank. Apple, Google & Co. können nicht mitlesen. Und wer punkto elektronisches Zahlen extrem skeptisch ist, kann die QR-Rechnung nach wie vor am Schalter einzahlen.

Die Einführung einer neuen Technologie kann zu Unsicherheiten bei den Anwendern führen. Grundsätzlich bestanden bereits beim orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer die Möglichkeiten einer Manipulation. Die QR-Rechnung bietet aber theoretisch ein etwas breiteres Feld an Manipulationen:

• QR-Rechnungen könnten mit gefälschten QR-Codes versehen und in Umlauf gebracht werden.
• Da im QR-Code sämtliche Zahlungsdetails enthalten sind, könnten diese so manipuliert worden sein, dass das Geld auf ein anderes Empfängerkonto umgeleitet, der Betrag verändert oder die Währung geändert wird.
• Ein QR-Code könnte das Smartphone, mit dem der Code gescannt wird, auf eine mit Schadsoftware versehene Webseite umleiten oder auf eine Phishing-Webseite führen, die derjenigen der eigenen Bank ähnelt. Auf solchen Phishing-Webseiten können unachtsame Benutzer nach Benutzername und Passwort oder Kreditkartendaten gefragt werden, sodass die Login-Daten in die Hände von Cyberkriminellen gelangen.
• Beim Scannen mit dem Smartphone könnte mittels eines manipulierten QR-Codes ein direkter Download von Schadsoftware auf das Mobilgerät ausgeführt werden.

Die genannten Risiken bestehen vor allem bei unsachgemässer Handhabung und nachlässigem Verhalten. Bei korrekter Anwendung sind die Risiken der QR-Rechnung jedoch sehr klein. Folgende Punkte sollten Sie beachten:

1. Kontrollieren Sie beim Erhalt von Rechnungen – insbesondere jene, die per E-Mail an Sie oder an Ihr Unternehmen gelangen – stets den Absender. Verwenden Sie zum Scannen von QR-Rechnungen die App eines Herstellers, dem Sie vertrauen, z. B. von Ihrer Bank oder Ihrem Business-Software-Anbieter.
2. Aus Sicherheitsgründen besteht die QR-Rechnung aus zwei Teilen: aus dem Zahlteil und aus dem Empfangsteil. Auf beiden Teilen sind alle Rechnungsangaben in Klartext für die Benutzer lesbar. So können Sie die gescannten Informationen mit der vorliegenden QR-Rechnung vergleichen und kontrollieren. Vergleichen Sie nach dem Scannen immer den Betrag und die Währung der Rechnung.
3. Kontrollieren Sie auch das Layout der QR-Rechnung und den QR-Code. Die Rechnungssteller müssen die Gestaltungsvorgaben berücksichtigen. Das Schweizerkreuz in der Mitte des QR-Codes ist noch kein Garant für eine echte QR-Rechnung. Das Layout sollte so aussehen wie auf dem Bild unten.
4. Öffnet sich nach dem Scannen der QR-Rechnung im Browser Ihres Smartphones eine Website, geben Sie auf keinen Fall Kreditkartendaten, Banklogins oder Passwörter an. Es könnte sich um eine Phishing-Website handeln. Wechseln Sie zu einer vertrauenswürdigen App (Bank, Softwarehersteller)
5. Verwenden Sie für Logins und allfällige Zahlungs-Apps immer eine Zweifaktor-Authentifizierung.

Die QR-Rechnung ermöglicht Ihnen die hohe End-to-End-Automatisierung für Zahlungen in Schweizer Franken innerhalb der Schweiz und Fürstentum Liechtenstein. Unternehmen, die QR-Rechnungen ausstellen wollen, erhalten von ihrem Finanzinstitut die für sie definierte QR-Referenz (anstelle der ESR-Referenz) sowie eine QR-IBAN. Wichtig: Diese QR-IBAN ist für die Verarbeitung von QR-Rechnungen gedacht und ersetzt nicht die herkömmliche IBAN. Die Unterscheidung von IBAN und QR-IBAN ist vor allem für die korrekte Abwicklung der Rechnung mit der Business-Software wichtig. Denn wird die falsche IBAN verwendet, könnte es zu Rückweisungen oder fehlgeleiteten Zahlungen kommen. Weitere Informationen zur Einführung der QR-Rechnung finden Sie auf Paymentstandards.ch.