Die mobile Personalabteilung: fit für mobiles Recruiting & Co.!

„Lass niemals eine Krise ungenutzt“, sagte Winston Churchill einst. Denn gerade eine Situation, wie wir sie kürzlich durchlebten, birgt jede Menge Chancen zur Weiterentwicklung – wenn man sie erkennt und nutzt. Und tatsächlich: Gerade in der Arbeitswelt lassen sich schon jetzt die positiven Spuren wahrnehmen und mancherorts gar tagtäglich erleben.

Zum Beispiel haben viele Arbeitnehmer während des Lockdowns die Vorzüge des mobilen Arbeitens kennen und schätzen gelernt. Daran wollen die meisten festhalten, wie eine Studie der Online-Jobplattform StepStone belegt:  Zwei von drei Unternehmen in Deutschland holen ihre Mitarbeiter zwar derzeit wieder aus dem Home-Office zurück ins Büro – vielfach schrittweise und auf freiwilliger Basis.

Das bedeutet aber nicht, dass damit das Thema „mobiles Arbeiten“ wieder vom Tisch wäre. Im Gegenteil. Jeder zweite Befragte geht davon aus, dass sich die Arbeitswelt gerade in diesem Punkt entscheidend verändern wird. Klar ist: Dauerhaft im Home-Office arbeiten möchte (fast) niemand. Der direkte Kontakt zu den Kollegen fehlt und viel Zwischenmenschliches bleibt auf der Strecke, wenn man ausschließlich auf virtuellem Weg miteinander arbeitet. 

Ergebnis der Studie: künftig wird mobil gearbeitet

Doch ganz vom mobilen Arbeiten lassen wollen Arbeitnehmer nach dem Lockown auch nicht mehr, heißt es in der Studie. Die Corona-Krise habe gezeigt, dass die Arbeit in den heimischen vier Wänden in den meisten Fällen besser funktioniert habe als gedacht. Mehr als zwei Drittel der Unternehmen hätten sich daher entschieden, dem Wunsch ihrer Mitarbeiter zu entsprechen und auch zukünftig Home-Office-Lösungen anzubieten.

„Der Großteil der Unternehmen will (...) eine Mischform zwischen Präsenz- und Homeoffice-Tagen“, sagt Dr. Tobias Zimmermann, Arbeitsmarktexperte bei StepStone. Auf Arbeitnehmerseite stößt dieses Modell auf eine überwältigende Zustimmung: 86 Prozent der Befragten können sich ein solches Hybrid-Konzept gut vorstellen.

86 Prozent der Arbeitnehmer wünschen sich eine Mischung aus Büro und Home-Office.

Die neue Einstellung zur remote Arbeit, wie mobiles Arbeiten oder Arbeiten im Home-Office auch genannt wird, dürfte sich auch im Recruiting niederschlagen. Aus zwei Gründen:

Erstens bilden Personaler keine Ausnahme und dürften genauso wie andere Fachbereiche daran interessiert sein, ab und an von zuhause bzw. ortsunabhängig zu arbeiten. Zweitens haben Bewerber in der Hochphase der Pandemie erfahren, dass mobiles Recruiting oder Remote Recruiting bestens funktioniert. Warum also jetzt das Rad wieder zurückdrehen?

Tatsächlich: Viele Unternehmen haben in den vergangenen Wochen über digitale Tools das eigene Recruiting aufrechterhalten. Zum Beispiel ersetzten Videointerviews vielfach Jobinterviews vor Ort. Dafür kamen verschiedene Broadcasting-Apps zum Einsatz: WebEx, Zoom oder Skype etwa.

Den Kandidaten brachte das remote Recruiting so manchen Vorteil und verbesserte die eigene Candidate Experience:

• Lange Anfahrten zum Vorstellungsgespräch entfielen. Das sparte Zeit.
• Das Vorstellungsgespräch ließ sich dadurch nahtlos in den eigenen Alltag integrieren.
• Und: Das Jobinterview fand zuhause in einem vertrauen Umfeld statt. Das vermittelte Sicherheit und nahm Nervosität.

Noch einmal besser fiel die Candidate Experience der Bewerber bei Unternehmen aus, die in der Krise überdies die Möglichkeiten ihres Bewerbermanagementsystems voll ausschöpften. Dank Funktionen wie dem automatischen Auslesen von Lebensläufen (CV-Parsing) oder dem digitalen Abgleich von Bewerberskills mit den Anforderungen einer Stelle konnten Bewerber im Handumdrehen qualifiziert werden.

Und so erhielten Talente in relativ kurzer Zeit Feedback. Auch damit konnten Unternehmen punkten. Denn Talenten ist es im Digitalzeitalter immer schwerer zu vermitteln, dass selbst hochkomplexe Prozesse per Knopfdruck funktionieren, Workflows im Recruiting aber Wochen in Anspruch nehmen.

Auch die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist mit einer HR-Software gut umsetzbar. Im Bewerbermanagement sorgen etwa passgenaue Einstellungen dafür, dass kritische Daten automatisch nach Ablauf einer festgelegten Frist gelöscht werden, oder dass Bewerber nach Erhalt ihrer Bewerbungsunterlagen über Datenvorhaltung, -ablage und Aufbewahrungsdauer informiert werden.

Überdies regelt ein klares Berechtigungskonzept, welcher Anwender welche Daten zu Gesicht bekommen darf. Auch garantiert ein solches Personalmanagement System einen sicheren, verschlüsselten Datenaustausch innerhalb des Recruiting-Teams. So sind Unternehmen zuverlässig datenschutzkonform unterwegs.

Hinzu kommt, dass sich über ein Cloudsystem jederzeit und ortsunabhängig auf alle relevante Informationen zugreifen lässt. Das ist besonders praktisch für Personaler, die beispielsweise auf Dienstreisen das Alltagsgeschäft mit wenigen Klicks weiter vorantreiben wollen. Dabei sind die Lösungen so konzipiert, dass Anwender diese über jedes Endgerät abrufen können. Auch über das Smartphone. Das ist gerade dann, wenn sich alle im Home-Office befinden, ein Segen.

Und keine Sorge: Cloud-Betreiber legen größten Wert auf streng geregelte und zertifizierte Sicherheits- und Datenschutzstandards. Und das auf einem Level, mit dem lokale Datenzentren in Betrieben bei weitem nicht mithalten können. Denn die in Firmen verwendeten On-Premise-Systeme sind oft ein Mix aus älteren und neueren Technologien. Derart durchwachsene Infrastrukturen sind zum Beispiel von Natur aus fehleranfälliger als einheitliche IT-Landschaften, die auf maximale Hochverfügbarkeit ausgelegt sind.

Fazit: Wer über passgenaue Funktionen verfügt und seine Personalsoftware in einem Rechenzentrum hosten lässt, statt sie auf einem Server im eigenen Unternehmen zu installieren, baut auf sichere Prozesse in einer zertifizierten IT-Landschaft. Und vor allem kann er auf eine maximale Verfügbarkeit bauen – auch mobil zu jeder Zeit an jedem Ort.

Wichtig ist, sich frühzeitig mit den Möglichkeiten beispielsweise mobilen Recruitings vertraut zu machen. So kann kommen, was will – Personalabteilungen sind gewappnet und bleiben technologisch up to date. Denn seien wir ehrlich: Wer diesen Zug verpasst, hat nicht nur unnötige Herausforderungen im Home Office, sondern wird langfristig um seine Position am Arbeitsmarkt bangen müssen.

Daher heißt es auch hier: Den Mutigen gehört die Welt! Und zwar keine geringere als die Arbeitswelt von morgen.