Deshalb ist Arbeitszeiterfassung Pflicht und Gewinn!

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat Arbeitsgeber in den Mitgliedsstaaten bereits 2019 verpflichtet, “ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann”. Das sogenannte Stechuhr-Urteil sieht vor, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit erfasst und dokumentiert werden muss. Nur so könne ein effektiver Arbeitnehmerschutz gewährleistet werden.

Vor allem der in Deutschland weit verbreiteten Vertrauensarbeitszeit war damit offiziell ein Ende gesetzt - passiert ist seither dennoch wenig. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) verleiht der EU-Arbeitszeit-Richtlinie mit seinem Beschluss zur Arbeitszeiterfassung nun Nachdruck. So müssten Arbeitgeber nicht mehr nur Überstunden und Sonntagsarbeit ihrer Mitarbeitenden systematisch erfassen, sondern die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten entsprechend dem deutschen Arbeitszeitschutzgesetz. Kurzum: In Deutschland ist die Zeiterfassung nun gesetzlich vorgeschrieben.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) fällte sein Stechuhr-Urteil zur Arbeitszeiterfassung zwar schon im Mai 2019 und machte das systematische Erfassen der Arbeitszeiten innerhalb der EU zur Pflicht. Der Beschluss ließ jedoch ein empörtes Raunen durch viele Unternehmen gehen, in denen das Thema Zeiterfassung mit einem großen Bürokratieaufwand gleichgesetzt wird.

Lange ging die Arbeitszeiterfassung mit einer unübersichtlichen Zettelwirtschaft einher: Daten mussten von Mitarbeitern manuell erfasst und an die Personalabteilung weitergereicht werden, die diese dann digitalisierten. Selbst mit Einführung der elektronischen Stechuhr änderte sich das vielerorts nicht. Zwar wurde die Anwesenheit der Beschäftigten nun direkt mit einem Computersystem erfasst, auf das HR zugreifen und die Daten digital weiterverarbeiten konnten. Außentermine mussten dennoch manuell dokumentiert werden.

Das hatte seine Tücken: Oft geriet das Ausfüllen der Formulare in Vergessenheit oder die Dokumente gingen verloren. Zudem kam HR mit dem manuellen Nachtragen der Zeiten kaum hinterher. Insbesondere die Überstunden-Abrechnung war eine massive Fehlerquelle. All das kostete Zeit und Nerven und der Überblick ging in einer solchen Zettelwirtschaft leicht verloren. Entsprechend groß war bei vielen das Aufatmen, als immer mehr Arbeitgeber wieder auf die Vertrauensarbeitszeit setzten.

Vorbei sind die Zeiten, in denen geleistete Überstunden aus einer Papier- oder einer importierten Excel-Liste in das Lohnbuchhaltungssystem übertragen werden mussten. Ein zeitgemäßes Zeitwirtschaftssystem erspart seinen Anwendern solche Aufwände. Stattdessen werden erfasste Arbeits-, Pausen- und Fehlzeiten sowie Überstunden nahtlos vom Zeiterfassungssystem an die Personalabteilung und die Lohnbuchhaltung übertragen. Arbeitszeitstatistiken erfolgen in Sekundenschnelle per Klick.

Für den Prozess der Zeiterfassung gibt es Lösungen, die passgenau für jedes Unternehmen eingerichtet werden können und die für die Mitarbeiter keinen Mehraufwand bedeuten:

• Zeiterfassungsterminals: Zeiterfassungsterminals kombinieren modernste Technologien mit einer webbasierten Software. Mitarbeiter loggen sich per Chip, Karte oder Fingerprint ein.
• Stempeluhr: Über Stempeluhren "stempeln" sich Mitarbeiter zu Beginn der Arbeit klassisch ein und nach Arbeitsende wieder aus.
• Applikationen: Eine moderne Form der Stempeluhr, bei der Arbeitnehmer ortsunabhängig im Webbrowser oder per Smartphone-App ihren Arbeitsbeginn und ihr Arbeitsende erfassen.