Archivieren like a Pro: So managen Sie Ihre digitale Personalablage DSGVO-konform
Auch das Archivieren von personenbezogenen Dokumenten will gelernt sein. Erfahren Sie, worauf es dabei ankommt.
Arbeitgeber müssen bestimmte Dokumente über den Angestellten-Zyklus ihrer Mitarbeiter hinaus archivieren. Diese Ablage muss vollständig und rechtskonform sein. Das ist zum Beispiel wichtig, falls es zu einer Prüfung durch die Steuerbehörde kommt. Wer aber über eine professionelle Datenablage verfügt, hat nichts zu befürchten.
HR ist eine Archivierungsbaustelle
In Personalakten finden sich viele Inhalte, die von Rechtswegen über einen längeren Zeitraum archiviert werden müssen. Sie müssen selbst dann noch vorgehalten werden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen längst verlassen hat.
Die ganze Personalakte sollte mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden, nachdem das Beschäftigungsverhältnis ausgelaufen ist.
Welche Dokumente werden von HR archiviert?
Zu den relevanten Unterlagen zählen u.a. die folgenden Dokumente:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Abmahnungen
- Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und -nehmer
- Ergebnisse von Auswahlprüfungen
- Angaben zur Sozialversicherung, etwa zur Krankenkasse, und Steuerunterlagen
- Personalfragebögen
- Leistungsbeurteilungen
- Krankheitsbescheide
- Urlaubsanträge und -bewilligungen
- Angaben über Darlehen und Lohnpfändungen
- Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
- Kündigungsschreiben sowie Arbeitszeugnis
- Daten zur Lohnabrechnung und zu Sozialabgaben
- Informationen zur betrieblichen Altersvorsorge
Allerdings müssen Teile der Personalakte länger als drei Jahre aufbewahrt werden. Zum Beispiel dürfen sämtliche Dokumente, die in Zusammenhang mit der Lohnabrechnung und Lohnsteuer stehen, laut Steuerrecht (EStG § 41) erst sechs Jahre, nachdem ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen hat, vernichtet werden. Gleiches gilt für Unterlagen bezüglich der betrieblichen Altersvorsorge, wohingegen Daten zu den geleisteten Sozialversicherungsbeiträgen fünf Jahre lang aufbewahrt werden müssen.
Unterschiedlich lange Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumentenarten
Die Beispiele zeigen: Es herrscht ein ganz schönes Vorgaben-Wirrwarr, wenn es um die Archivierung von HR-relevanten Daten geht. Doch dank moderner Tools wie der digitalen Personalakte ist der Weg zu einem papierlosen und höchst übersichtlichen Archiv geebnet, mit dem sich alle Vorgaben problemlos und automatisiert einhalten lassen.
Eine digitale Personalakte ist so etwas wie eine elektronische Infozentrale mit allen Personaldaten und Dokumenten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Fehlzeiten und Reisekosten. Diese Dokumente werden – mit einem strengen Zugriffsrechtesystem versehen – zentral gespeichert. So greift jeder z. B. bei notwendigen Änderungen auf das gleiche Dokument zu, statt eine fehleranfällige Kette von neuen Dokumentenversionen zu provozieren.
Digitale Personalakte macht Papierarchive obsolet
Alles lässt sich einheitlich ablegen und per Stichwortsuche wiederfinden. Es lassen sich sogar Löschfristen für unterschiedliche Dokumententypen festlegen. All das ist ohne jede Frage äußerst komfortabel. Denn es macht Aufräumarbeiten obsolet und spart nicht nur viel Zeit, sondern auch Platz – und ersetzt so das Archiv aus Papier. Vorbei die Zeiten, in denen sich in Büros Aktenordner an Aktenordner mit tausenden ausgedruckten Dokumenten reihten.
Soweit, so gut. Aber wie steht es bei der elektronischen Dokumentenverwaltung und -archivierung um die unternehmerische Pflicht zum revisionssicheren Aufbewahren bestimmter Dokumententypen? Das betrifft zum Beispiel sämtliche Gehalts- und Steuervorgänge. Auch bei Angelegenheiten der Sozialversicherung ist Vorsicht geboten.
Revisionssicheres Archivieren: Was bedeutet das?
Revisionssicher bedeutet: Informationen müssen in einem elektronischen Archivsystem über die Dauer der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist so aufbewahrt werden, dass sie wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher sind.
Keine Sorge. Mit einem für das Dokumentenmanagement ausgelegten System lassen sich individuelle und ansprechende Dokumente fehlerfrei auf Knopfdruck erstellen und revisionssicher archivieren. Jedes Dokument, das in das Archiv überführt wird, wird protokoliert, jede Veränderung an den Dokumenten ist über eine Historie nachvollziehbar. So ist eine vollständige und lückenlose Archivierung gesichert. Einmal archiviert, sind die Dokumente nachträglich nicht mehr veränderbar und somit sicher vor Fälschungen.
Ablage von PDF-Dokumenten ist nicht gesetzeskonform
Kritisch wäre es hingegen, wenn es sich bei dem digitalen Archiv eines Unternehmens um eine selbst zusammengezimmerte Ordnerstruktur auf dem Unternehmensserver handelt, in dem sich PDF-Dateien befinden. Das entspricht ganz und gar nicht den Vorgaben des Gesetzgebers und kann mit empfindlichen Strafen geahndet werden.
Die entsprechenden Dateien lassen sich nämlich sehr leicht im Nachhinein ändern, ohne dass sich Anpassungen nachvollziehen lassen. Bereits damit ist der Gesetzesverstoß erfüllt und bei einer Prüfung wird es – im besten Fall! – richtig teuer.
Verstöße rächen sich mit Freiheitsstrafen
Eine wichtige Anmerkung: Unternehmen sollten die Vorgaben des Gesetzgebers auf keinen Fall auf die leichte Schulter nehmen. Ein Verstoß stellt eine Verfehlung gegenüber den gesetzlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten vor. Das kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Denkbar sind zum Beispiel Ermittlungen wegen Urkundenunterdrückung. Diese kann je nach Schwere mit einer Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder mit einer Geldstrafe bestraft werden. Im Gesetzestext heißt es dazu im Wortlaut:
Bestraft wird, wer
- „eine Urkunde oder eine technische Aufzeichnung, welche ihm entweder überhaupt nicht oder nicht ausschließlich gehört, in der Absicht, einem anderen Nachteil zuzufügen, vernichtet, beschädigt oder unterdrückt,
- beweiserhebliche Daten (§ 202a Abs. 2), über die er nicht oder nicht ausschließlich verfügen darf, in der Absicht, einem anderen Nachteil zuzufügen, löscht, unterdrückt, unbrauchbar macht oder verändert oder
- einen Grenzstein oder ein anderes zur Bezeichnung einer Grenze oder eines Wasserstandes bestimmtes Merkmal in der Absicht, einem anderen Nachteil zuzufügen, wegnimmt, vernichtet, unkenntlich macht, verrückt oder fälschlich setzt.“
Fazit
Wenn digital archivieren, dann unbedingt mit einem dafür vorgesehenen System. So können Sie der nächsten Betriebsprüfung mehr als entspannt entgegensehen. Alles andere kann Unternehmen teuer zu stehen kommen.