Mehrwertsteuer richtig abrechnen

Prinzipiell ist jedes in der Schweiz aktive Unternehmen mit mehr als CHF 100’000 Jahresumsatz mehrwertsteuerpflichtig – unabhängig von seiner Rechtsform. Allerdings gibt es auch Ausnahmen. Es ist den Steuerpflichtigen freigestellt, wie sie die MwSt. abrechnen. Drei Abrechnungsmethoden, die mit je zwei Abrechnungsarten kombiniert werden können, stehen zur Wahl.

Firmen können frei entscheiden, ob sie die Mehrwertsteuer mit der eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) nach «vereinbarten» oder «vereinnahmten» Entgelten abrechnen.

Bei der MwSt.-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten ist das Datum der Rechnungsstellung entscheidend, das heisst, die MwSt. wird mit der Rechnung an den Kunden fällig. Analog kann die Vorsteuer auf Aufwände und Investitionen per dato der Lieferantenrechnung abgezogen werden.

Die MwSt.-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten ist die von der ESTV angenommene Standardmethode. Die meisten mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen rechnen quartalsweise nach vereinbartem Entgelt ab, da diese Abrechnungsart tagesaktuelle Zahlen liefert. Voraussetzung ist eine Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung. Zu beachten: Die MwSt. ist per Rechnungsstellung geschuldet und muss quasi vorfinanziert werden – auch wenn die zugehörige Zahlung verspätet oder gar nicht eingeht. Rücksendungen, Zahlungsausfälle, Kundenguthaben-Verluste und Skonto-Abzüge müssen nachträglich korrigiert werden. Bei endgültigen Debitorenverlusten kann die MwSt. mit der nächsten Abrechnung zurückgefordert werden.

Bei der MwSt.-Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist der Zeitpunkt der Zahlung einer Kunden- oder Lieferantenrechnung relevant für die Fälligkeit der MwSt. Das heisst, dass Einnahmen und Ausgaben erst dann gegenüber der ESTV deklariert werden, wenn die entsprechenden Zahlungen effektiv eintreffen oder ausgehen.

Laut Mehrwertsteuergesetz ist diese Abrechnungsart auch möglich, wenn Nebenbücher für Debitoren- und Kreditoren geführt werden. Dennoch wenden sie vor allem Kleinstunternehmen an, die nur nach Zahlungsein- und -ausgängen buchen.

Die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten muss bei der ESTV mit einem separaten Formular zur Genehmigung beantragt werden.

Wichtig: Der zu bezahlende Steuerbetrag ist bei beiden Abrechnungsarten identisch – er wird lediglich zu unterschiedlichen Zeitpunkten fällig. Eine einmal gewählte Abrechnungsart muss während mindestens einer Steuerperiode beibehalten werden.

Neben den beiden Abrechnungsarten stehen bei der MwSt.-Abrechnung drei Abrechnungsmethoden zur Wahl.

Bei der Effektivbesteuerung wird der Umsatz – aufgeteilt auf die gesetzlichen Steuersätze – deklariert, wobei die geschuldete MwSt. und die Vorsteuer separat ausgewiesen werden. Die Abrechnung (vereinbart oder vereinnahmt) erfolgt quartalsweise.

Die effektive Methode liefert exakte Zahlen und damit absolut korrekte Steuerbeträge. Sie erfordert dazu eine Buchhaltung mit separater Erfassung von MwSt. und Vorsteuern.

Bei der Saldosteuersatzmethode (SSS) liefert das Unternehmen jeweils einen bestimmten Prozentsatz ihres MwSt.-pflichtigen Umsatzes an die ESTV ab. Dazu wird der mehrwertsteuerpflichtige Umsatz (vereinbart oder vereinnahmt) mit einem von der ESTV zugeteilten Saldosteuersatz (SSS) multipliziert. Dieser Satz ist von Branche zu Branche verschieden und basiert auf Erfahrungswerten. Die Vorsteuer wird bei der SSS-Methode nicht separat erfasst.

Die SSS-Methode vereinfacht die Buchhaltung, da die Vorsteuer nicht separat erfasst werden muss. Zudem muss die MwSt. bei Anwendung der SSS-Methode nur halbjährlich abgerechnet werden. Doch die vereinfachte Berechnung ist gleichzeitig der grösste Nachteil. Diese kann dazu führen, dass die Steuerschuld höher ausfällt als bei der effektiven Methode. Zudem kann die SSS-Methode nur von Firmen angewendet werden, welche zwei Bedingungen erfüllen: Erstens dürfen sie jährlich höchstens CHF 5,005 Mio. Umsatz aus steuerbaren Leistungen erwirtschaften. Zweitens darf die im gleichen Zeitraum geschuldete Steuer nicht mehr als CHF 103‘000 betragen, berechnet mit dem für sie massgeblichen Saldosteuersatz.

Eine Pauschalbesteuerung ist nur für das MwSt.-pflichtige Gemeinwesen (Bund, Kantone, Gemeinden) und verwandte Einrichtungen (z. B. Kirchen, Privatschulen und -spitäler, ÖV-Transporteure), Vereine und Stiftungen möglich. Sie gleicht stark der SSS-Methode, kennt aber keine Umsatz- und Steuerschuldgrenze und der Umsatz (vereinbart oder vereinnahmt) ist nicht halbjährlich, sondern quartalsweise zu deklarieren.

Für Korrekturen einzelner MwSt.-Abrechnungen während einer Steuerperiode gibt es ebenso spezielle Korrekturformulare wie für Fehler, die erst beim Jahresabschluss festgestellt werden. Wichtig: Für diese Fälle gibt es jeweils zwei verschiedene Formulare (Download von ESTV-Website): Eines für Steuerpflichtige, die nach der effektiven Methode abrechnen, und ein anderes für jene, die nach der SSS- oder Pauschalmethode abrechnen.