Lohnabrechnungen vertraulich und elektronisch

Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine detaillierte Lohnabrechnung. Darin müssen sowohl Brutto- und Nettolohn als auch sämtliche Zuschläge und Abzüge aufgeführt sein. Üblicherweise wird dieses Dokument auf Papier ausgedruckt und per Post an die Privatadresse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin geschickt. Um vertrauliche Informationen zu versenden, gilt der Postversand oft als vertrauenswürdiger und sicherer als die E-Mail. Doch wenn man bedenkt, dass viele Briefkästen öffentlich zugänglich sind oder dass Briefe an einen falschen Adressaten zugestellt werden können, während E-Mails persönlich adressiert und verschlüsselt werden können, muss man diese Wahrnehmung zumindest in Frage stellen.

Nicht nur aus Sicherheitsgründen, sondern auch, um Ressourcen zu schonen, setzen Unternehmen vermehrt darauf, vertrauliche Informationen wie Lohnabrechnungen, Handelsregisterauszüge, Steuerbescheide und ähnliche Dokumente auf elektronischem Weg zu übermitteln. Bei der Lohnabrechnung kann dies entweder im Firmennetzwerk geschehen, aus dem Mitarbeitende ihre Dokumente aktiv abholen können, oder per E-Mail. Damit aber ein geschützter Transport der Daten gewährleistet werden kann, werden die E-Mails nicht mit einem normalen Client, sondern über eine speziell dafür geeignete Applikation versendet.

Eine weit verbreitete Applikation ist IncaMail, welche die Schweizerische Post für Unternehmen anbietet. Damit wird der elektronische Austausch von schützenswerten Informationen gewährleistet – also etwa Lohnabrechnungen und andere vertrauliche Dokumente. Die Nachrichten können beispielsweise via Outlook oder Outlook Web Access mit Office 365 digital versendet und empfangen werden. Bei den Empfängern können neben WebMail mit entsprechenden Plug-ins praktisch alle Mail-Clients wie Thunderbird oder Lotus Notes etc. benutzt werden.

IncaMail ist vom schweizerischen Justiz- und Polizeidepartement als offiziell zugelassene Zustellplattform für den elektronischen Rechtsverkehr in Verfahren vor Gerichten und Behörden (E-Government) anerkannt. Die Verschlüsselung erfolgt mittels der patentierten SAFE-Technologie (Secure Attached File Encryption).

INCA steht für die vier Sicherheitseigenschaften von IncaMail:

• Integrity (Integrität): Es wird sichergestellt, dass die Daten unterwegs nicht verändert werden.
• Non-repudiability (Nicht-Abstreitbarkeit): Der Versand und der Empfang der E-Mail sind nachweisbar und werden von IncaMail dokumentiert. Mit der zusätzlichen Option «Einschreiben» wird eine digital signierte Quittung mit Zeitstempel ausgestellt.
• Confidentiality (Vertraulichkeit): Die Daten werden verschlüsselt und können von Dritten nicht eingesehen werden.
• Authentication (Authentifikation): Alle Benutzer von IncaMail werden bei der erstmaligen Nutzung von IncaMail per Aktivierungscode identifiziert.

Für HR und Administration vermindern sich die Aufwände, wenn Lohnabrechnungen per IncaMail versendet werden. Beim Verpackungsspezialisten Dividella beispielsweise, bei dem rund 150 Mitarbeitende angestellt sind, konnte mit der Umstellung auf IncaMail monatlich ein halber Arbeitstag eingespart werden, der zuvor für das Ausdrucken, Einpacken und Versenden der Lohnabrechnungen eingesetzt werden musste.

Möchte ein Unternehmen auf den Mail-Versand der Lohnabrechnungen umstellen, gilt es, einige Punkte zu beachten. Ohne Vorbereitung stösst man beim Personal oft auf Hemmschwellen, die neue Technik zu akzeptieren. Das Personal soll deshalb frühzeitig, umfassend und persönlich über die Neuerungen informiert werden. Skepsis gegenüber der neuen Technologie kann mit Information oft relativiert werden. Probleme bei der Einführung sind denn auch selten technisch, sondern gehen mit Angst oder Unwissen gegenüber der neuen Methode einher. Dass die Datensicherheit höher ist als beim Versand von Papier, ist dabei ein wichtiges Argument. Die Unterstützung nach der Einführung ist ebenso wichtig wie die umfangreiche Information zu den neuen Prozessen.

IncaMail begleitet Unternehmen bei der Einführung des Lohnabrechnungsversands. Lizenzen können pro Mitarbeitende oder pro Versand erworben werden. Neben dem Versand von verschlüsselten E-Mails per Knopfdruck liegt ein weiterer Vorteil auch in der späteren Verfügbarkeit der Lohnabrechnung. Mitarbeitende können per Link jederzeit auf das Archiv der Lohnabrechnungen zugreifen.