Tipps für die Budgetierung im Unternehmen

Die Erstellung des Budgets gehört zu den wichtigsten Massnahmen in der Unternehmensplanung. Das gilt sowohl für bestehende Firmen als auch für Start-ups. Die Budgetplanung der nächsten 12 Geschäftsmonate wird sich in der Erfolgsrechnung, in der Bilanz und in der Geldflussrechnung abzeichnen. Nur wer einen soliden Budgetplan macht, setzt die Grundlagen für eine stetige Liquidität. Eine Budgetierung erfordert eine möglichst realistische Einschätzung der geplanten Einnahmen, Ausgaben, Erträge und Kosten.

Es gibt unterschiedliche Methoden, wie Sie eine Budgetierung angehen können. Bei der traditionellen Budgetierung etwa werden die Zahlen und Werte aus der Vergangenheit verwendet, um den Plan fürs nächste Jahr zu erstellen. Dies ist etwa in stabilen Geschäftsumfeldern und Absatzmärkten der Fall, oder wenn nicht mit neuer Konkurrenz zu rechnen ist.

Kleine Unternehmen setzen oftmals auf die Budgetierung aufgrund der vorhandenen Mittel, die zur Verfügung stehen. Diese Input-orientierte Budgetplanung lässt jedoch kaum eine langfristige Planung zu. Insbesondere für Firmen in einem dynamischen Umfeld eignet sich die aufgabenbezogene Budgetierung, bei der festgelegt wird, zu welchen Kosten ein zuvor definiertes Geschäftsziel erreicht werden soll.

Grundsätzlich kann die Budgetierung von der Unternehmensführung für alle Bereiche heruntergebrochen werden (top-down), oder aber aus Teilbudgets der einzelnen Abteilungen zu einem Gesamtbudget zusammengefügt werden (bottom-up).

Egal, wie Sie die Budgetierung Ihres Unternehmens vornehmen: Die verschiedenen Elemente des Budgetplans sollten konsistent sein und sich nicht gegenseitig widersprechen. Andernfalls kann es sein, dass von Kreditgebern oder Beteiligten unangenehme Fragen gestellt werden oder Unklarheiten entstehen, die den gesamten Prozess der Budgetierung erschweren. Nachfolgend haben wir Ihnen eine Sammlung von Empfehlungen zusammengestellt, die Sie sich beim Budgetieren zu Herzen nehmen sollten.

• Planen Sie nicht aus dem Bauch heraus, sondern erstellen Sie das Budget anhand von historischen Daten aus Ihrem Unternehmen, aus eigenen Erfahrungen, aus Recherchen und Berechnungen.
• Prüfen Sie Ihre Prognosen bereits im laufenden Geschäftsjahr, um mögliche Anpassungen zu machen. Mit einem Soll-Ist-Vergleich finden Sie heraus, wo potenziell Verluste entstehen können.
• Bleiben Sie in den Prognosen der Finanzpläne realistisch. Ein eventuell in der anfänglichen Euphorie aufkommendes Wunschdenken hat in der Budgetierung nichts zu suchen.
• Finden Sie die relevanten Kennzahlen heraus und setzen Sie diese in Bezug auf die Unternehmensziele und die erforderlichen Massnahmen.
• Erstellen Sie das Budget für das kommende Jahr nicht zu spät – also nicht kurz vor Jahresende – aber auch nicht zu früh, wenn die Prognosen noch zu unsicher sind. Der November eignet sich für viele Unternehmen und Branchen diesbezüglich gut.
• Fehlen wichtige Basisinformationen zu Faktoren wie beispielsweise künftige Ausgaben, Kundenverluste, etc. kann eine externe Recherche oder eine Beratung hilfreich sein. Wissenslücken können überall auftauchen. Fragen Sie bei Bedarf und je nach Thema befreundete Unternehmer, Buchhalter, Ihren Treuhänder oder informieren Sie sich durch Fachliteratur.
• Nutzen Sie geeignete digitale Tools und ein Buchhaltungsprogramm, um die Budgetplanung übersichtlich zu gestalten. Die Lösungen von Infoniqa bieten einfache und effiziente Unterstützung.
• Planen Sie nicht zu genau, sondern wägen Sie ab. Ein Budgetplan lässt sich nicht auf jede Kommastelle berechnen. Besser, Sie berücksichtigen viele verschiedene Einflussfaktoren und lassen die Zahlen der vergangenen Jahre in angepasster Form einfliessen.
• Unterscheiden Sie zwischen Fixkosten (Miete samt Nebenkosten, Leasing, Administration, Versicherungsprämien etc.) und variablen Kosten. Letztere entstehen beispielsweise in direktem Zusammenhang mit der Produktion (Wareneinkauf, Transport- und Energiekosten, Zölle, etc.). Je nachdem gehören Betriebskosten (IT, Internet, Telefon, Zinsen, Fahrzeuge, Miete, Personal, Versicherungen etc.) zu den fixen oder variablen Kosten.
• Vergessen oder vernachlässigen Sie das Marketing nicht. Das KMU-Portal des Bundes macht folgende Schätzung: Ein reifes Unternehmen, das in einem etablierten Markt arbeitet und sich massvolle Ziele setzt, bringt für Marketingmassnahmen ungefähr 2 bis 5 Prozent seines Jahresumsatzes auf. Bei einem Start-up, das ein starkes Wachstum anstrebt oder in einen neuen Markt eindringen will, können dies auch 7 bis 10 Prozent des Jahresumsatzes sein.
• Planen Sie eine Rückzahlung von Fremdkapital mit ein, wenn Sie erwarten, dass die Kosten für das Fremdkapital zunehmen und dadurch die Gesamtrendite Ihres Kapitals übersteigen könnten. Prüfen Sie alternativ aber auch die Möglichkeit einer Steueroptimierung, die Sie über die Fremdkapitalzinsen erreichen können.

Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass Unvorhergesehenes den Geschäftsgang massgeblich beeinflussen kann. Budgetpläne müssen angepasst werden. Doch viele andere Ereignisse sind absehbar oder lassen sich prognostizieren, sodass deren Auswirkungen auf die Firma in die Budgetplanung miteinbezogen werden können. Überlegen Sie sich deshalb verschiedene Budget-Szenarien. Weitere Überlegungen, die Sie bei der Budgetierung machen sollten:  

• Wie sah mein letztes Geschäftsjahr aus? Was sind die Ziele für das nächste Geschäftsjahr? Was möchte ich ändern?
• Wo können Kosten eingespart werden? Beantworten Sie diese Frage, ohne die Ziele und die Ausrichtung des Geschäftsziels ausser Acht zu lassen.
• Welche Maschinen, Fahrzeuge, IT-Infrastruktur muss ich erneuern? Planen Sie diese Ausgaben nicht wie in der Buchhaltung als Abschreibung ein, sondern als konkrete Ausgaben der jeweiligen Anschaffungspreise.
• Wo können Mehrkosten anfallen? Bestehen zusätzliche Risiken wie z. B. alte Infrastruktur, veraltete Technologie oder Ähnliches?
• Betreffend Wachstum des Unternehmens: Wo und wie kann ich neue Kundschaft generieren? Muss mit dem Verlust von bestehenden Kunden gerechnet werden? Und was sind meine Akquisekosten zur Deckung oder zur Erreichung des Break-Even?
• Schätze ich die Prognosen richtig ein? Ist es realistisch, den eigenen Marktanteil aus dem Marktvolumen abzuleiten? Eine vorsichtige Schätzung bewahrt vor bösen Überraschungen. Diese sollte in Abhängigkeit der Ziele und der Strategie gesetzt werden.