Vom Bundesordner zum Self-Service: Die TROX HESCO Schweiz AG digitalisiert das HR-Management

‍

Die Schweizer Tochterfirma der TroxGroup, spezialisiert auf die Herstellung von Belüftungstechnik für Grossbautenwie Einkaufszentren und Spitäler, ist im Sommer 2024 in ein neues Firmengebäudegezogen. Die alten Mitarbeiterdossiers in den Bundesordnern haben es nicht in den Neubau geschafft. Bei der Einführung der neuen digitalen Personalakte stellte sich ein Schritt als besonders gewinnbringend heraus, wie HR- und Empfangsleiterin Esther Küng berichtet.

«Unsere alten Personaldossiers waren so richtige dicke Bundesordner, wie man sich sievorstellt», erzählt Esther Küng lachend.

Das brauchte nicht nur viel Platz, sondern war auch in der Handhabung zeitintensiv. Während die eine Hälfte der Lohnabrechnungen ausgedruckt und verschickt wurde, wurde die andere Hälfte als E-Mail-Anhänge verteilt.

Zeit, die Esther Küng eigentlich gar nichthat: «Im HR verfügen wir 1.6 Vollzeitstellen», erzählt sie locker, als ob es das Leichteste der Welt wäre, die HR-Aufgaben eines 120-Personen-Produktionsbetriebes mit so knappen Ressourcen zu managen. «Auch bei 100 Bewerbungen schauen wir jedes Dossier im Detail an», so HR-Leiterin Küng.

Alte Bundesordner im hochmodernen Neubau? Nein danke.

Im Juni 2024 wurde der neue Firmenstandort mit Produktion, Büros und Cafeteria in Rüti ZH in Betrieb genommen. Das Einzigartige daran ist, dass das gesamte Gebäude gleichzeitig als riesiger Showroom genutzt wird: Über 40 Trox-eigene Technologien und Systeme sind darin verbaut undkönnen live demonstriert werden.

Seit September 2024 ist auch das digitale Personaldossier in HCM-People im Einsatz.

«Es war keine Option, die alten Papierstapel in das topmoderne neue Gebäude zu zügeln. Wir wollten die Chance nutzen und vieles vereinfachen», erzählt Esther Küng.

Elektronisches Mitarbeiterdossier als Self-Service-Leistung

Da Mitarbeitende und Vorgesetzte mit HCM-People Zugriff auf die eigenen Akten haben, entfallen viele typische HR-Aufgaben.

·      Mitarbeitende mutieren ihre Daten und Informationen selbstständig, das Personalmanagement wird zum Leitsystem der Mitarbeiterstammdaten

·      Lohnpapiere stehen zum Download zur Verfügung und werden mittels Workflows verschickt

·      Vorgesetzte haben Zugriff aufalle Dossiers ihres Teams und holen sich Dokumentkopien selbstständig

Kompatibilität mit Lohnsoftware als wichtiges Entscheidungskriterium

Für die Wahl der Software standenverschiedene Optionen im Raum, doch HCM-Peopleüberzeugte besonders durch die Kompatibilität mit der Lohnsoftware One 200 und dem verlässlichen Support.

«Warum etwas anderes ausprobieren, wenn wir schon jetzt mit Infoniqa sehr zufrieden sind?»fügt Esther Küng hinzu.

Weil Vertrauen nur gut, Kontrolle aber besser ist, hat das TROX-Team vor dem definitiven Entscheid mit Referenzfirmen gesprochen. Das war der erste von vier Schritten, in welchen HCM-People mit der digitalen Personalakte eingeführt wurde.

Einführung Personaldossier Schritt 1 : Referenzen einholen

«Ich war enorm froh, dass wir mit anderen Firmen reden durften», erinnert sich Esther Küng.«Das eine Unternehmen ist genau gleich gross wie wir und befand sich mitten in der Einführung von HCM-People.»

Ihr wurde unter anderem geraten, die Unternehmensstrukturmit allen Abteilungsinfos von Anfang an sauber zu hinterlegen und dies nichtauf später zu verschieben.

Einführung Personaldossier Schritt 2 : Projekt planen und abstecken

Zusammen mit dem Projektleiter aus Österreich wurde das Einführungsvorgehen in einem Kick-off-Meeting abgesprochen. Gemeinsam haben sie genau vereinbart, welche Module und Funktionen es brauchtund welche nicht.

HCM-People böte nebst dem digitalen Personaldossier noch weitere Funktionen wie bspw. ein Recruiting-Modul. Aktuell ist das für Esther Küng und die Schweizer TROX-Tochterfirmaaber noch kein Thema.

Einführung Personaldossier Schritt 3 : Einrichten und im kleinen Rahmen testen

Seitens des Projektleiters wurde der Organisationsbaum in der Grundstruktur angelegt und von Esther Küng und ihrer Kollegin mit allen Details abgefüllt.

«Die Unterstützung war wirklich sehr gut. Ich kam mir nie vor, als würde ich dumme Fragen stellen», hält Esther Küng fest.

Anschliessend wurde HCM-People in einer Pilotphase in einem kleinen Teil der Abteilungen getestet.

«Wir haben sehr vieles abgeholt und ein kleines Handbuch erstellt», berichtet Esther Küng.

Ein grosser Punkt war das Einscannen der bestehenden Personaldossiers.

Einführung Personaldossier Schritt 4 : Ausrollen und neue Abläufe leben

Heute ist das digitale Dossier ein integraler Bestandteil der täglichen Arbeit im HR. Dokumente werden gescannt und direkt hochgeladen, was den Zugriff für Vorgesetzte erleichtert.

«Wir sparen nicht nur Zeit, sondern auch wertvollen Platz, da wir die alten Papierakten digitalisiert haben. Der gesamte Prozess ist nun deutlich effizienter», fasst Esther Küng zusammen.

Prozessänderungen benötigen immer Zeit, umsich im Unternehmen zu etablieren. Esther Küng zieht eine positive erste Bilanz:

«Sind wir ehrlich: Es ist ein bisschen Erziehungssache. Ich nehme Adressänderungen nicht mehr selbst auf, sondern weise auf das neue Vorgehen hin. Das wird von den Leuten sehr gut akzeptiert und sofort gemacht.»