✓ 2.000 Mitarbeiter
✓ unabh. Regionalbank
Herausforderung: dezentrale Prozesse zentralisieren
Um ihr Bewerbermanagement zu modernisieren, nutzt die Oberbank AG die leistungsfähige und flexible HR-Lösung von Infoniqa. Die Software automatisiert und dokumentiert sämtliche Abläufe im Recruiting und hilft, Zeit und Kosten einzusparen.
Als unabhängige Regionalbank mit Sitz in Linz umfasst die Oberbank AG 150 Filialen in Österreich, Deutschland, Tschechien, Ungarn und der Slowakei und beschäftigt insgesamt rund 2.000 Mitarbeiter. „Das Recruiting ist dezentral organisiert. Die regionalen Filialen verwalteten ihre Bewerbungen bisher etwa mit Excel-Listen, es gab keine einheitlichen Systeme“, beschreibt Mag. Angelica Preier, Strategische Initiativen Personalabteilung Oberbank, die Ausgangslage. Daher machte man sich auf die Suche nach einer geeigneten Software, welche die relevanten Abläufe standardisiert und die zentrale Steuerung, vollständige Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Personalsuche und Auswahlprozesse ermöglicht. „Wesentlich war auch, dass die Lösung hohe Effizienz, Flexibilität und Skalierbarkeit bietet sowie Controlling-Funktionen und Auswertungen umfasst, beispielsweise um Personalkennzahlen zu ermitteln. Generelles Ziel ist es, als attraktiver Arbeitgeber mit einem einheitlichen Erscheinungsbild und professionellem Personalmarketing aufzutreten“, so Preier.
Nach einer Vorauswahl und finalen Präsentationsrunde der relevanten Anbieter entschied sich die Oberbank für das webbasierte Bewerbermanagement-Modul von Infoniqa. „Ausschlaggebend waren das gute Preis-Leistungs-Verhältnis, die zahlreichen Funktionalitäten der Lösung, die unsere Anforderungen vollständig abdecken, und die Bedienungsfreundlichkeit des Systems, aber auch die räumliche Nähe zum Dienstleister“, erklärt Preier. Nach nur drei Monaten ging die neue Recruiting-Plattform in den Echtbetrieb. „Infoniqa setzte das Projekt planmäßig um, reagierte rasch bei Fragen und Problemen und arbeitete eng mit uns zusammen“, berichtet Preier.
Das neue System bildet den gesamten Personalsuch- und -auswahlprozess in einem Web-Portal ab, von der Bedarfsmeldung (Anforderungsprofil der Stelle etc.) über den Bewerbungseingang (Gesprächsprotokolle, Dokumentation der Korrespondenz, Einstellungstest-Ergebnisse) bis hin zur Zu- oder Absage. Dabei sorgen automatisierte Workflows dafür, dass bestimmte Abläufe verpflichtend eingehalten werden – beispielsweise darf eine Zusage nur nach einem absolvierten Bewerbungsgespräch gegeben werden.
Ebenso werden sämtliche Abstimmungsprozesse zwischen den Oberbank-Filialen in der Bewerbermanagement Software erfasst, die ihr Personal vorab auswählen, und der Personalabteilung in der Zentrale in Linz übergeben, die wiederum die finalen Entscheidungen zu den Bewerbungen fällt. Darüber hinaus automatisiert die Lösung den gesamten Schriftverkehr, erstellt Zu-/Absagen gemäß definierter Vorlagen und beschleunigt somit die gesamte externe und interne Kommunikation.
"Die Lösung macht alle Abläufe nachvollziehbar, verhindert Doppelgleisigkeiten, ermöglicht kurze Standard-Bearbeitungszeiten" - Mag. Angelica Preier, Personalabteilung
Im Pool der Bewerbungen, die zum großen Teil über die neu eingerichtete Jobbörse ankommen, können die Personalverantwortlichen nun gezielt nach passenden Jobanwärtern suchen, interessante Bewerbungen bearbeiten, weiterleiten oder in Evidenz halten, sowie Korrespondenz und Dokumente aufrufen oder auch Erinnerungen setzen. Dabei dokumentiert die Lösung sämtliche Prozesse klar und revisionssicher. „Bei der großen Anzahl an Bewerbungen, die wir jährlich zu bearbeiten haben, schafft die Software deutliche Nutzeneffekte. 2011 liefen alleine am Firmensitz in Linz rund 3.000 Bewerbungen ein. Diese können wir mit dem neuen, leistungsstarken System wesentlich rascher und gezielter bearbeiten als bisher. Die Lösung macht alle Abläufe nachvollziehbar, verhindert Doppelgleisigkeiten, ermöglicht kurze Standard-Bearbeitungszeiten und bildet auch die unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen für Personalabteilung, Geschäftsbereiche und Abteilungen ab“, erläutert Preier. „Darüber hinaus können wir nun viel einfacher und schneller Online-Jobinserate erstellen, denn die Vorlagen sind bereits im System hinterlegt und lassen sich rasch anpassen.“
Auch für die Stellensuchenden schafft die Lösung Vorteile. Die übersichtliche Jobbörse hilft ihnen bei der Suche nach den passenden Stellenangeboten, indem sie beispielsweise nach Regionen filtern oder auch Initiativbewerbungen einfach erstellen und abschicken können. „Die Interessenten erhalten jetzt sofort eine Bestätigung per E-Mail, dass wir ihre Unterlagen empfangen haben, und in weiterer Folge rascheres Feedback auf die Bewerbung. Das System kommt auch bei den Interessenten gut an. Daher planen wir im nächsten Schritt, es auch in den Filialen in Deutschland und in späterer Folge in Ungarn, Tschechien und der Slowakei einzusetzen“, zieht Preier Bilanz.
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