✓ 600 Vereinsmitglieder
✓ Tourismus
Herausforderung: Rechnungsprozess von Tagen auf wenige Stunden verkürzen
Bei Thun-Thunersee Tourismus (TTST) sorgen neu Infoniqa ONE 50 und ein externes CRM für die schnellere Fakturierung, zentrale Mitgliederverwaltung, weniger Fehler und schonenden Papierverbrauch. Was früher mehrere Tage und ein Dutzend Excel-Listen benötigte, erledigen die Mitarbeitenden nun innerhalb weniger Stunden. Ein Gesamtpaket, das sich sehen lässt.
Der Verein vertritt als Submarke von Interlaken Tourismus die Ferienregion rund um den Thunersee sowie die Stadt Thun. TTST kümmert sich um die Anliegen und Anfragen der Gäste und Ferienwohnungsbesitzer, dient als Verkaufs- und Beratungsstelle und organisiert Stadtführungen. Weiter führt der Verein im Auftrag der Stadt Thun das Kurtaxeninkasso durch.
Die manuelle Verwaltung der aktuell weit über 600 Mitglieder verschlang in den letzten Jahren enorme Ressourcen. Konkret wurden bis vor der Digitalisierung der Prozesse sämtliche Mitgliederrechnungen (Abos) manuell per Serienbrief aus einer Excel-Datei erstellt und per Post versandt. Folglich musste auch die Debitorenkontrolle vollständig manuell erfolgen, was wiederum einen grossen Zeitaufwand bedeutete. Zur Erledigung der weiteren verschiedenen Aufgaben wurde meist auf einer Vielzahl von Excel-basierenden Daten gearbeitet. Diese Art von Aufgabenerledigung beinhaltete eine unnötige wie auch unerwünschte Fehleranfälligkeit.
«Früher war der Aufwand für die Rechnungsstellung der über 600 Mitglieder sehr hoch. Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden» - Peter Fuchs, Verantwortlicher Finanzen
Das Ziel war klar: Die Prozesse der Mitgliederverwaltung und der Rechnungstellung inkl. Kontrolle sollten in Zukunft digital und automatisiert ablaufen. Die Basis für die Lösung war bereits gelegt. TTST setzte in der Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung schon auf Infoniqa ONE 50. Es fehlten aber zwei entscheidende Puzzleteile: Die Möglichkeit, Abo-Rechnungen für die Mitglieder zu erstellen und die Mitgliederdaten zentral zu verwalten. Dazu musste bei TTST neben dem Handelsmodul von Infoniqa ONE 50 ein CRM eingeführt werden.
Heute geschieht dies nun voll automatisiert und mit minimalem Einsatz an Ressourcen. Sämtliche Abos (Mitgliederbeiträge) werden in Infoniqa ONE 50 Handel erstellt und verwaltet, als PDF gespeichert und grösstenteils direkt aus Infoniqa ONE 50 per E-Mail an die einzelnen Mitglieder verschickt. Die entsprechenden Kundeninformationen wie die korrekte Adresse oder den zu bezahlenden Betrag bezieht das Tool direkt aus dem CRM. Früher war der Aufwand für die Rechnungsstellung der über 600 Mitglieder sehr hoch. Wofür wir bisher mehrere Tage benötigten, erledigen wir heute in wenigen Stunden», sagt Peter Fuchs, Verantwortlicher Finanzen bei TTST.
Der Infoniqa-Partner A+M Informatik aus Kehrsatz kümmerte sich um die Implementierung der neuen Lösung. «Mit Cobra CRM fanden wir ein geeignetes Tool, um in einem ersten Schritt alle Mitglieder und Rechnungen zusammen mit Infoniqa ONE 50 optimal verwalten zu können», sagt Andreas von Burg, Geschäftsführer von A+M Informatik.
Damit das CRM nahtlos mit Infoniqa ONE 50 zusammenarbeitet, musste A+M Informatik die erforderlichen Schnittstellen entwickeln. «Mit der Auftragsbearbeitung lassen sich jegliche Abo-Verwaltungen perfekt organisieren», sagt Andreas von Burg. Insbesondere die Funktion «Wiederkehrende Faktura» in Infoniqa ONE 50 bringe eine enorme Erleichterung. Damit lassen sich etwa Abos erstellen, Rechnungen, Aufträge oder Intervallausführungen und vieles mehr erstellen. Weiter können Rechnungen für Stadtführungen oder Kurtaxen verfasst werden.
Insgesamt verarbeitet das System rund 10000 Einzelbuchungen pro Jahr. Im neuen Workflow erledigen die Mitarbeitenden die Arbeiten nicht nur schneller, es passieren auch weniger Fehler. Dies, weil es keine Medienbrüche und somit kein fehlerhaftes Abtippen oder falsche Einträge gibt. Zudem sind die benötigten Informationen dank zentraler Speicherung jederzeit in aktueller Form vorhanden. Neben den Rechnungen sind es insbesondere auch die Kundendaten für Mitglieder, Stadtführungen und Kurtaxen, die Einladungen für Anlässe sowie die Informationen über Leistungserbringer wie Hotels, Gastrobetriebe oder Läden, die nun im CRM zentral verwaltet und in Infoniqa ONE 50 weiterverarbeitet werden können.
Mit dem neuen System kann der TTST künftig auch die Stadtführungen reibungslos und effizienter organisieren. Führungen gibt es mit immerhin 25 unterschiedliche Routen und Themen, unterschiedlichen Zeitdauern, Preisen und Guides. Diese Informationen sollen ebenfalls für die Rechnungsstellung beigezogen werden können.
Peter Fuchs von Thun-Thunersee Tourismus ist zufrieden mit der neuen Lösung und deren Implementierung – auch wenn die ganze Umstellung etwas komplexer war, als die am Projekt Beteiligten sich das anfänglich vorgestellt hatten. Die Zusammenarbeit mit dem Infoniqa Partner A+M Informatik sei jederzeit sehr gut, «schnell und lösungsorientiert», wie es Peter Fuchs beschreibt. Für Andreas von Burg ist das Projekt ein gelungener Auftakt, um nun das Gesamtpaket aus Infoniqa ONE 50 und CRM auch anderen Kunden anbieten zu können.
«Dank der neu geschaffenen Schnittstellen ergänzen sich die beiden Anwendungen perfekt», sagt Andreas von Burg. «Nicht nur, weil das Preis-Leistungs-Verhältnis von Infoniqa ONE 50 sensationell ist, sondern auch, weil diese Lösung viele standardisierte Funktionen bietet und sich sehr gut an die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden anpassen lässt.»
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