✓ 230 Mitarbeiter an 3 Standorten
✓ div. Unternehmen in Privatstiftung
Herausforderung: branchenspezifische Kollektivverträge und Gesetzesvorschriften
Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung seiner unterschiedlichen Betriebe zentral abzuwickeln, nutzt der oberösterreichische Unternehmer Kurt Reichenpfader die Services des Payroll-Spezialisten Infoniqa. Das vereinfacht die Abläufe und steigert gleichzeitig die Qualität der Abrechnung.
Kurt Reichenpfader verwaltet über die Privatstiftung seines Vaters ein buntes Portfolio an Unternehmen – darunter die Impex Sanitärund Heizungsgroßhandels GmbH, Styria HotelbetriebsgmbH und August Reichenpfader Metallwaren GmbH. Die Entgeltabrechnung dieser Betriebe verursachte bisher einiges an Aufwand, mussten doch die Mitarbeiter jedes Unternehmens gemäß dem jeweils relevanten Kollektivvertrag – also Handel, Hotelgewerbe und Metall – abgerechnet werden.
„Wir suchten daher einen Dienstleistungspartner mit dem nötigen Fachwissen, der die Abrechnung und die Auswertungen quer über alle Branchen aus einer Hand liefern kann“, beschreibt Kurt Reichenpfader die Anforderungen.
"Da wir österreichweit in unterschiedlichen Branchen tätig sind, beanspruchte die jeweilige Abrechnung zu Monatsende viele Ressourcen, die an den restlichen Tagen nicht benötigt wurden und damit ineffizient waren." - Kurt Reichenpfader
Der Unternehmer sah sich mit mehreren Herausforderungen konfrontiert: Neben den personellen Ressourcen verlangt das Abrechnungswesen auch spezifisches Fachwissen und Erfahrung, etwa um die laufenden Änderungen der branchenspezifischen Kollektivverträge und Gesetzesvorschriften korrekt und zuverlässig berücksichtigen zu können.
Darüber hinaus verursacht zusätzlich der physische Betrieb des Abrechnungssystems einen Aufwand an Administration, Wartung und fachlichen Ressourcen. „Bisher war unsere Buchhaltung mit der Abrechnung betraut und zu Spitzenzeiten damit überlastet. Ebenso gab es zeitverzögerte Auswertungen, für die obendrein eine neue Software notwendig geworden wäre. Daher haben wir uns nach einem spezialisierten Dienstleister umgesehen, der all diese Themen abdeckt und sämtliche Services für unsere Unternehmen aus einer Hand und zu fairen Kosten liefert“, so Reichenpfader.
Nach einer Recherche am Markt kamen zwei Anbieter in die finale Auswahl. Reichenpfader entschied sich schließlich für Infoniqa. „Weil das Servicepaket genau gepasst und der persönliche Kontakt von Beginn an gestimmt hat. Schließlich ist die Abrechnung Vertrauenssache, die man nur an einen vertrauensvollen und zuverlässigen Dienstleister übergeben möchte. Außerdem haben uns die Flexibilität und die vernünftigen, skalierbaren Kosten überzeugt“, berichtet Reichenpfader. Im nächsten Schritt analysierte und durchleuchtete Infoniqa die Abrechnungsprozesse bei allen drei Unternehmen, zeigte Effizienzpotenziale auf und erstellte Lösungsvorschläge. Ebenso erarbeitete der Dienstleister ein Auswertungssystem mit zusätzlich geforderten Features. „Es hat uns sehr beeindruckt, dass wir nicht nur Standardinformationen mit der Auswertung erhalten, sondern auch spezifische Infos wie Umsatz pro Mitarbeiter, Filiale, Bundesland und Unternehmen, Auswertungen nach Kostenstellen oder auch Durchschnittslöhne“, so Reichenpfader.
Als erstes übernahm Infoniqa im Sommer 2013 den kompletten Abrechnungsbetrieb der August Reichenpfader Metallwaren GmbH und Styria Hotelbetriebsgmbh mit jeweils rund 30 Mitarbeitern. Nach den guten Erfahrungen folgte im Januar 2014 die Sanitär- und Heizungsgroßhandels GmbH mit ca. 170 Mitarbeitern. Die Abrechnung nach den unterschiedlichen Kollektivverträgen erfolgt nun im Rechenzentrum beim Dienstleister. Dabei werden alle abrechnungsrelevanten Informationen – inklusive Zeitauswertung, Prämien, Reisekosten und Diäten – elektronisch an Infoniqa übermittelt. Die fertigen Lohn- und Gehaltsabrechnungen und auch die Auswertungen schickt der Payroll-Spezialist dann per E-Mail an Reichenpfader. Der Service umfasst auch alle Anmeldungen von Mitarbeitern bei der Krankenkasse, Sonderzahlungen, Biennalsprünge und Kollektivvertragserhöhungen. Des weiteren unterstützt Infoniqa mit Erfahrung und Fachwissen. „Die Umstellung auf das neue Service hat reibungslos geklappt, alle Abrechnungen kommen seither pünktlich an. Dabei erhalten die Mitarbeiter keine Lohnzettel auf Papier, sondern sie bekommen diese doch sehr vertraulichen Informationen per verschlüsselter E-Mail, beziehungsweise manchmal auch noch per Post“, berichtet Reichenpfader.
Das Auslagern der Abrechnung an Infoniqa bringt für Reichenpfader einen klaren Mehrwert. „Wir profitieren nicht nur von mehr Qualität, sondern auch weniger Fehler im Abrechnungsbetrieb. Auch Ausfälle in der Personalverrechnung wegen Urlaub oder Krankheit sind kein Thema mehr. Ebenso kann ich die detaillierten Auswertungen nun zeitnah direkt aus dem System abrufen. Die Reports dienen auch den Niederlassungsleitern als wichtige Orientierungs- und Entscheidungshilfe“, so Reichenpfader. Das Thema Effizienz steht für den Unternehmer ebenso ganz oben an:
„Das Outsourcing der Abrechnung über einen einzigen Partner spart Ressourcen und hilft, Fehler zu vermeiden, die oft durch Nichtwissen oder Stress entstehen. Darüber hinaus fallen nur Kosten pro erbrachter Abrechnung an“ - Kurt Reichenpfader
Nach den sehr guten Erfahrungen mit dem Payroll-Outsourcing plant der Unternehmer, die Abrechnung weiterer Filialen und Betriebe der Stiftung auszulagern. „Zuerst haben wir unsere Standorte in den westlichen Bundesländern an den Abrechnungsdienst ausgelagert. Als nächstes planen wir auch die Impex-Niederlassungen in Wien und Niederösterreich mit insgesamt 100 Beschäftigten, sowie unsere kleineren Unternehmen mit gesamt 50 Leuten über Infoniqa abrechnen zu lassen“, blickt Reichenpfader voraus.
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