✓ 130 Mitarbeiter
✓ Treuhand
Herausforderung: 500 KMU-Mandate
Um die Zusammenarbeit mit ihren Mandanten einfacher und effizienter zu gestalten, müssen Treuhänder digitalisieren. Die Balmer-Etienne AG zeigt, wie sie mit passenden Tools und digitalen Prozessen ihre Kunden optimal bedienen kann – unabhängig von deren Unternehmensgröße und digitalem Reifegrad. Die Balmer-Etienne AG betreut im Bereich Treuhand mehr als 500 KMU-Mandate. Das Unternehmen mit 130 Mitarbeitenden an den Standorten Luzern, Zürich und Stans ist für viele Firmen weiter auch als Wirtschaftsprüfer tätig und ist ein etabliertes Beratungsunternehmen in den Bereichen Steuern, Recht, Wirtschaftsberatung, Transaktionen sowie Digitale Expertise.
Um die Zusammenarbeit mit seinen Kunden möglichst effizient, innovativ, sicher und einfach zu gestalten, hat das Beratungsunternehmen bereits früh damit begonnen, Prozesse zu digitalisieren, zu standardisieren und zu automatisieren.
«Unsere Kundenbefragungen zeigten, dass 80 bis 90 Prozent der KMU digitalisieren wollten, aber nur die wenigsten wussten, wie sie dabei vorgehen sollten und vor allem, mit welchem Unternehmensbereich zu starten war», sagt André Egli, Leiter Treuhand beim Beratungsunternehmen Balmer-Etienne. Die Analysen von Balmer-Etienne ergaben, dass eine maßgeschneiderte Digitalisierungs-Softwarelösung direkt um ein Buchhaltungssystem herum aufgebaut werden sollte. «Um effizient und nachhaltig digital Arbeiten zu können, müssen die Daten intelligent gemanagt werden. Dies bedingt, dass die Buchhaltungslösung optimalerweise mit einem Enterprise Content Managementsystem (ECM) ergänzt und erweitert wird», weiss André Egli.
Also ging man auf die Suche nach geeigneten Partnern und Herstellern und fand mit BWO Systems AG den idealen IT-Umsetzungspartner. Die Business Software im Kern der Lösung musste neben breiter Funktionalität auch offen sein für die Anbindung an andere Anwendungen. Die Wahl fiel nicht schwer: «Wir wählten Infoniqa ONE 50, weil die Software in Sachen Funktionsumfang, offener Architektur und Preis-Leistung absolut top ist. Infoniqa ermöglicht eine extrem hohe Flexibilität, Offenheit und Funktionalität», sagt André Egli.
«Infoniqa ONE 50 ist unbegrenzt mandantenfähig, kostenmäßig sehr attraktiv und vor allem auch im Unterhalt und bei Updates sehr pflegeleicht. Auf dieser Basis entwickelten wir zusammen mit BWO Systems die Lösung KMU Digital.» - André Egli, Leiter Treuhand
Neben der branchenunabhängigen Lösung KMU Digital bietet Balmer-Etienne heute mit Treuhand Digital auch eine spezifische Treuhand-Softwarelösung an, die ebenfalls mit Infoniqa ONE 50 sehr gut funktioniert. Damit gewinnen Treuhänder an Effizienz und sind in der Lage, Routineaufgaben zu automatisieren und die Finanz- und Personaldaten ihrer Kunden einfacher zu verarbeiten. Auch können gemäß André Egli alle internen Treuhandprozesse digitalisiert, standardisiert und dokumentiert werden, was eine wesentliche und nachhaltige Effizienzsteigerung mit sich bringt. Zudem lasse sich intern der Umsatz steigern, da die Mitarbeitenden nun ganz einfach mehr Zeit für Kundenarbeit haben.
Während sich der klassische Treuhänder vor allem um die Buchhaltung kümmert, können digital reifere Treuhänder mit KMU Digital viele weitere Dienstleistungen für eine beliebige Anzahl Kunden übernehmen. Outsourcing in der Administration sei ein Bedürfnis vieler KMU, so André Egli. Da die Unterlagen der Kunden digital in der Cloud vorhanden sind, können die Treuhänder je nach Anforderungen die ganze Administration übernehmen – oder einzelne Teile daraus: So zum Beispiel Ferienstellvertretungen, HR-Administration oder neu auch die Archivierung aller Dokumente.
«Da die Benutzer- und Rechteverwaltung bei Infoniqa und dem eingesetzten ECM sehr gut funktionieren, sind die im Treuhand-Umfeld wichtigen Aspekte wie Nachprüfbarkeit und Beweisbarkeit jederzeit gewährleistet», erklärt André Egli.
Die Lösungen KMU Digital und Treuhand Digital inklusive Infoniqa ONE 50 nutzt Balmer-Etienne einerseits intern zur Verwaltung des Unternehmens und andererseits in der externen Anwendung für die Betreuung seiner Kunden. Von den digitalen Workflows, bei denen die Daten direkt mit Infoniqa ONE 50 ausgetauscht werden, profitieren am Ende beide Seiten.
Gemäß dem Best-of-Breed-Konzept von Infoniqa kann das offene System mit den jeweils am besten geeigneten Softwarelösungen kombiniert werden. Als gemeinsamer Daten-Pool dient im Fall von Treuhand Digital die ECM-Lösung M-Files. Die Bedürfnisse in den Bereichen Rechnungswesen, Dokumentenmanagement, Archivierung und intelligentes Informationsmanagement können so perfekt abgedeckt werden.
Gerade das Datenmanagementsystem sowie die einfach zu bedienende Workflowengine (für digitale Prozesse) kann als absoluter Mehrwert herausgestrichen werden. Informationen, Daten oder digitale Workflows bringen nur etwas, wenn sie jederzeit vorhanden und zugänglich sind und wenn sie zur Effizienzsteigerung beitragen.
Gemäß André Egli sorgt die Lösung aus Infoniqa ONE 50 und KMU Digital bzw. Treuhand Digital dafür, dass die Zusammenarbeit sowohl für Kunden als auch für die Treuhänder deutlich effizienter und einfacher wird. Dabei können die Kunden wählen, wie viel Dienstleistung und Zusammenarbeit sie mit ihrem Treuhänder wollen.
Die Grundlage dazu liefert der Zugang zu allen Daten über die Cloud mit Datenhaltung und Infrastruktur in der Schweiz. «Datenschutz und Datensicherheit werden immer wichtiger. Dank sehr hohen Qualitätsansprüche an Verfügbarkeit, Sicherheit und Geschwindigkeit von allen Beteiligten, sind die Daten und Systeme unserer Kunden in den besten Händen.»
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