Flexibles Wachstum dank Payroll-Outsourcing

Mit Infoniqa pflegt die M.Schneider Gruppe bereits seit vielen Jahren eine gute Geschäftsbeziehung. Unter anderem hat das Unternehmen die Abrechnungssoftware von Infoniqa erfolgreich im Einsatz. 2012 entschied man sich dann für das Auslagern der Abrechnungs-Hardware. „Wir hatten einen IBM AS/400-Server im Haus, der aber bereits in die Jahre gekommen war und Investitionen nötig gemacht hätte. Infoniqa bot uns das Hosting der Abrechnungslösung im Rechenzentrum an. Der Umzug lief von Beginn an problemlos, wir konnten bereits nach einem Tag den Testbetrieb aufnehmen und unsere Abrechungen wie gewohnt durchführen“, so Kaiblinger. Infoniqa übernahm mit diesem Schritt nicht nur den physischen Betrieb der Lohnanwendung, sondern auch sämtliche relevanten Services wie Wartung, Sicherungen und Updates des Systems.

In weiterer Folge erweiterte die M.Schneider Gruppe stark und gründete den Telekom-Spezialisten ms-CNS, der heute 250 Mitarbeiter beschäftigt. „Mit diesem Schritt steigerte sich auch der Aufwand für die Personalverrechnung schlagartig“, berichtet der Rechnungswesen-Leiter. „Aus diesem Grund hatten wir akuten Bedarf an einer externen Unterstützung."

Die unterschiedlichen Dienstleistungen und Geschäftsbereiche der M.Schneider Gruppe stellen besondere Anforderungen an die Personalverrechung. So sind die Bezüge nach drei verschiedenen Kollektivverträgen, nämlich Elektroindustrie, Handel und Gewerbe, zu behandeln. Außerdem mussten einige Fremdsysteme – etwa die Buchhaltung und Zeiterfassung – mittels Schnittstellen angebunden werden.

Mit dem ausgelagerten Payroll-Service läuft die gesamte Abrechnung nun effizient und zeitsparend ab. „Auf viele Informationen, etwa Aufzeichnungen aus der angebundenen Zeiterfassung oder dem Rechnungswesen, kann Infoniqa automatisch zugreifen. Zusätzlich laden wir die übrigen gescannten Arbeitszeitaufzeichnungen sowie Belege, An-/Abmeldungen und Karenzen auf den Server im Rechenzentrum hoch. Infoniqa macht dann die Abrechungen und stellt alle Daten über Buchungsschnittsstellen für die Finanzbuchhaltung sowie die Zahlungs-Files für die Überweisungen bereit. Zusätzlich erhalten wir Reports wie Personalstandsstatistiken, Lohn- und Gehaltsentwicklungen sowie diverse Personalkennzahlen. Der Vorteil hier ist, dass wir auch Zugriff auf das Reporting Tool von Infoniqa haben und damit auch selbst Auswertungen generieren können. Die meisten Lohnzettel werden von Infoniqa direkt per E-Mail an die Mitarbeiter versendet. Einige wenige Abrechnungen gehen per Post an M.Schneider und werden an jene verteilt, die keine E-Mails wollen oder empfangen können.