Lückenlose Nachhaltigkeit: Backwaren aus pestizidfreiem Getreide und weg vom erdrückenden Papierkram im HR-Bereich
✓ 200 Mitarbeitende
✓ Backstube
Herausforderung: Papierkrieg reduzieren und HCM-Prozesse digitalisieren
Bei der Fredy’s AG mit Hauptstandort im schweizerischen Baden handelt es sich um eine mittelgroße Handwerks-Bäckerei. Zurückblickend auf eine Geschichte, die bis ins Jahr 1967 zurückreicht und seit mittlerweile 21 Jahren in jetziger Form Bestand hat, setzt Fredy’s auf die Werte Nachhaltigkeit, Saisonalität sowie Regionalität. Trotz der Unternehmensgröße lebt man kleinbetriebliche Umgangsweisen mit allen zwischenmenschlichen Facetten. Es wird im 3-Schicht-Betrieb gearbeitet, das hebt die klar definierten Dienstzeiten vom klassischen Bäcker mit ungewissem Dienstschluss ab. Brote, oft sogar aus dem urigen Holzofen, Feinbackwaren, Gipfeli, von Hand geflochtene Zöpfe und mehr wird tiefgekühlt in die ganze Schweiz vertrieben.
„Wir sind nicht die günstigsten am Markt, aber wir halten die Qualität hoch.“
Das Unternehmen wird sehr familiär geführt und Hierarchien lässt man durch eine „Open-Door-Policy“ von vorneherein nicht aufkommen. Das geht damit einher, dass die Geschäftsführerebene unkompliziert zugänglich ist und Wünsche gegenseitig kommuniziert werden können.
„Ich kann direkt zum CEO ins Büro hinein, mein Anliegen vorbringen und es wird unkompliziert und effizient eine Entscheidung getroffen. Wo nötig, wird das Thema spätestens an der nächsten Geschäftsleitungssitzung traktandiert und der zukünftige Weg schriftlich festgehalten. “
Das sagen unsere Kunden:
„Eigentlich war die Idee, dass wir eine strukturierte Dokumentenverwaltung betreiben, damit die Mitarbeitenden die Lohnabrechnung und Stempelkarten in digitaler Form selbst abholen können. Dieses kleinere Projekt ist nach und nach gewachsen.“
Jolanda Laier, Fredy's AG
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Lösungsansatz
Infoniqa kam über eine Internet-Werbung für HCM Express auf den Radar bei Fredy’s. Dabei hat nach den Worten von Jolanda Laier „die HR-Leitung gedrängt, dass ein umfassendes Personalmanagement-System eingeführt werden soll“. Vonseiten der Geschäftsführung und ebenso aus der Produktion kamen in der Evaluationsphase weitere Anregungen und Wünsche, was sich auf die finale Version des HCM-Projektes niederschlug. Nach erfolgter Analyse verschiedener Mitbewerberlösungen wurde Infoniqa schließlich der Zuschlag gegeben.
Obwohl das System erst seit dem 25. April 2024 per Go-Live freigegeben wurde, hat man bereits bei einigen Punkten erste Akzente setzen können:
- Dokumentenverwaltung
- Schulungen
- Digitalisierung von Personalakten
- Erstellung von Skills-Richtlisten
- Ausbildung der Kadermitarbeiter
Bis Ende des Jahres 2024 will man zum Punkt gelangen, dass das System so läuft, dass die Anforderungen alle Vorstellungen abdeckt. Somit wird es vonseiten Infoniqa im vierten Quartal des Jahres 2024 ein Update geben, welches den aktuellen Stand widerspiegelt.
Umsetzung und Ergebnisse
Zu Beginn der Zusammenarbeit gab es aufgrund immer neuer Anforderungen einige Stolpersteine in der Kommunikation und logischerweise noch fehlende Kenntnisse. Dies veränderte sich sehr bald immens und das gegenseitige Verständnis wurde durch die Bereitstellung einer neuen Ansprechpartnerin seitens Infoniqa auf solide Beine gestellt.
Dabei ist man bei Fredy’s durchaus selbstkritisch und offen für Empfehlungen:
„Macht unbedingt eine interne Bedarfsabklärung. Überlegt euch, was ihr wirklich braucht.“
Da das System erst äußerst kurz im Einsatz ist, traut man sich noch keine abschließenden Erfolgseinschätzungen zu. Jolanda Laier ist sich sicher, dass es schlussendlich gespalten sein wird. „Wir haben sehr viele Mitarbeitende, die aufgrund fortgeschrittener Jahrgänge nicht sehr technikaffin sind. Da wird zusätzliche Überzeugungsarbeit notwendig sein. Bei den jüngeren Mitarbeitenden wiederum wird es ein sehr positives Aufatmen geben.“
Zukünftige Pläne
Es ist bereits heute ein weiterer Ausbau der Software in Planung. Die Infoniqa konnte sich als Partner des Vertrauens etablieren.
Dazu zählt einerseits die Zeiterfassung, welche bis dato über die Calitime AG bezogen wird und welche noch besser mit dem System verzahnt werden soll. In diesem Zusammenhang ist nicht auszuschließen, dass durch Infoniqas intuitive Lösung PEOPLE Plus die Integration der Zeiterfassung ebenfalls so nahtlos wie möglich gestaltet wird.
Das sagen unsere Kunden:
„Wenn alles aus einer Hand kommen könnte, wäre das für uns toll und würde uns in der Personalabteilung weiter entlasten.“
Jolanda Laier, Fredy's AG
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Ferner prüft man die Einführung der App CONNECT, um Stammdatenänderungen, Zeitblätter, Lohnausweise usw. an Mitarbeitende ausspielen zu können. Dies überschneidet sich mit einem beabsichtigten Kommunikationskanal, um direkt aus den Benutzeroberflächen mithilfe einer Chatfunktionen in einen Mitarbeiter-Dialog eintreten zu können.
Abgerundet wird der Prozess mit einer fehlerlosen Implementierung der digitalen Signatur. Es geht darum, dass man „die Jahresendgespräche schon jetzt hochwertig durchführen kann, aber diese dann ausdrucken, unterzeichnen und erst wieder einscannen lassen muss.“ Dafür wird aktiv aus den verfügbaren Optionen analysiert, was sich am besten mit den Ansprüchen der Fredy’s deckt.
„Das wäre für uns noch die Kirsche auf dem Sahnehäubchen“, hält Frau Laier fest.
Insgesamt werden die beschrieben Dienstleistungen Fredy's ungemein unterstützen, das Büro 4.0 im Sinne papierloser Geschäftsprozesse langfristig zu verankern.