Elektronische Entgeltbelege: Schluss mit der Zettelwirtschaft
✓ 1.600 Mitarbeiter
✓ Technologie
Herausforderung: 1.600 Lohn- und Gehaltszettel
https://youtu.be/ODNcpzudnJg
Die Robert Bosch AG nutzt das webbasierte HR-Portal von Infoniqa, um die monatlichen Lohn- und Gehaltszettel den MitarbeiterInnen in ganz Österreich elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das vereinfacht die Prozesse, spart Zeit, Papier und Porto und ermöglicht den Beschäftigten, rasch und ortsunabhängig auf ihre Entgeltbelege zuzugreifen.
Die Bosch-Gruppe ist ein führendes Technologie- und Dienstleistungsunternehmen mit den Geschäftsfeldern Kraftfahrzeug- und Industrietechnik, Gebrauchsgüter und Gebäudetechnik. In Österreich zählt das Unternehmen 2.740 Beschäftigte, weltweit erwirtschaften mehr als 300.000 MitarbeiterInnen rund 51,5 Milliarden Euro. Die Bosch-Gruppe ist mit Tochtergesellschaften und Vertriebspartnern in 150 Ländern vertreten.
Zettelwirtschaft als Ressourcenkiller
In der Bosch-Niederlassung in Wien werden Löhne und Gehälter für rund 1.600 MitarbeiterInnen in ganz Österreich abgerechnet. Bis vor kurzem wurden die Lohn- und Gehaltszettel für die Beschäftigten per (Haus-)Post in Briefform verschickt. Dafür musste die Personalabrechnung diese aus dem Payroll-System ausdrucken, kuvertieren, mit einem Siegelstempel versehen und auf den Postweg bringen.
„Bei unseren österreichweit betreuten Standorten verursachte das einen enormen Aufwand an Ressourcen, hauptsächlich Arbeitszeit in der Personalabrechnung, den Sekretariaten und im Postbüro, aber auch hinsichtlich Papier, Porto und Boten, um die Entgeltbelege an die Empfänger zu verteilen. Alleine das Kuvertieren und das Aufteilen der Kuverts kostete zwei Personen monatlich rund zwei Tage an Arbeitszeit. Zudem kam es am Postweg immer wieder zu Fehlern und Verzögerungen. Manche Kuverts landeten bei falschen Empfängern oder wurden in den Sekretariaten nicht abgeholt“, erklärt Karoline Fessl-Weghuber, Leitung Lohn- und Gehaltsabrechnung Österreich.
Um diese Ressourcen einzusparen, wurden unterschiedliche Ansätze erwägt. „Ein Versenden per E-Mail direkt aus dem System war nicht praxistauglich, weil die Sicherheitsauflagen nicht erfüllt werden konnten, die vor unbefugtem Zugriff auf den Entgeltbeleg schützen sollen. Auch ein Versand über die Bank erwies sich als nicht sinnvoll, denn diese Alternative lieferte nur die Lohn- oder Gehaltsangaben, ließ aber keine zusätzlichen Informationen für die MitarbeiterInnen zu, wie etwa die unternehmensinterne Personal- und Ausweisnummer“, so Fessl-Weghuber.
Revisionssichere Lösung gesucht
Die Robert Bosch AG nutzt bereits seit Jahren die Abrechungssoftware sowie die Reisekosten-Lösung von Infoniqa. Als zufriedener Kunde holte man sich daher vom IT-Spezialisten – aber auch von anderen Anbietern – Lösungsvorschläge für die effiziente Verteilung der Lohn- und Gehaltszettel ein.
Dabei galt es, einige spezifische Anforderungen zu erfüllen, beispielsweise die revisionssichere Anmeldung der MitarbeiterInnen im IT-System, das sichere Öffnen sowie Drucken der Entgeltbelege, aber auch die Anbindung an das Zeiterfassungs- und Reisekostenabrechnungs-System. „Uns ist ein hoher Sicherheitsstandard für den Umgang mit vertraulichen Daten wichtig. So muss das Passwort für den Einstieg in das IT-System regelmäßig geändert werden und der elektronische Zugriff auf die Lohn- und Gehaltszettel gesichert sein, denn diese dürfen nur für den jeweiligen Adressaten zugänglich sein“, erläutert Fessl-Weghuber.
Entgeltbelege elektronisch bereitgestellt
Nach einem Vergleich der unterschiedlichen Lösungsvarianten wählte Bosch die modulare HR-Lösung von Infoniqa. Nach der Einrichtung der Lösung sowie der Standard-Schnittstelle für den periodischen Import personenbezogener Daten folgten die ersten Testläufe. Im September 2011 starteten der Echtbetrieb und die Schulung der Beschäftigten, schrittweise nach Abteilung und Standort.
Das Payroll-Portal verteilt nun die Lohn- und Gehaltszettel mittels elektronischem Workflow. Die MitarbeiterInnen können nach der Anmeldung (Single Signon mit NT-Passwort) jederzeit und ortsunabhängig auf Ihre Entgeltbelege zugreifen, aber auch ihre Stammdaten, Ausweis-, Personal- und Sozialversicherungsnummer einsehen und haben direkten Zugriff auf die Zeiterfassung und Reiseabrechnung. Wenn ein neuer Lohn- oder Gehaltszettel verfügbar ist, erhalten die Beschäftigten eine E-Mail mit einem Link, der den direkten Einstieg ins Payroll-Portal ermöglicht. Dann können die MitarbeiterInnen mit einem separaten Kennwort das Dokument im PDF-Format öffnen und auch sicher drucken.
„Das System ist einfach zu bedienen und die Security-Auflagen sind ebenfalls erfüllt. Darüber hinaus hat uns Infoniqa durch hohe fachliche Kompetenz und viel Erfahrung überzeugt, auch wenn es zu Beginn des Projekts einen personellen Engpass in der Betreuung durch den IT-Spezialisten gab. Dieses Defizit konnte aber bald beseitigt werden und die Zusammenarbeit läuft nun ausgezeichnet“, erklärt Fessl-Weghuber.
Unnötige Kosten einsparen
Die Lösung begeistert nicht nur die Bosch-Personalabrechnung, sondern auch die Belegschaft: Die einmalige Anmeldung für die unterschiedlichen Personalabrechnungssysteme und die einfache Bedienung des Systems sorgen für eine hohe Akzeptanz und Praxistauglichkeit der Lösung. Zudem können die Beschäftigten direkt in der Software die Entgeltbelege aus den vergangenen zwölf Monaten abrufen – und das unabhängig vom Aufenthaltsort. Die Einsparungen, die Bosch Österreich durch die elektronische Verteilung der Lohn- und Gehaltszettel erzielt, übertreffen alle Erwartungen:
Konkrete Erfolge:
- Hohe Kosteneinsparung
- Automatische Workflows senken Aufwand
- Höchste Sicherheitsstandards erfüllt
- 4 Tage Zeitersparnis pro Monat
Im nächsten Schritt plant Bosch Wien auch andere Dokumente elektronisch an die Belegschaft zu versenden, beispielsweise Jahreslohnzettel, Prämienbriefe oder andere mitarbeiterspezifische Informationen. „Weitere österreichische Bosch-Niederlassungen haben bereits ihr Interesse an der Lösung angemeldet“, verrät Fessl-Weghuber.
