✓ 120 Mitarbeiter
✓ Käseproduktion & Grosshandel
Herausforderung: Verwalten von 120 Mitarbeitenden, 150 Lieferanten und 3000 Produkten
Die Walker Gruppe betreibt als Käseproduzent eine eigene Bergkäserei und beliefert als Grosshändler durch eine ausgeklügelte Logistik Hotels, Restaurants und Grossküchen mit Lebensmitteln. Dank der innovativen Softwarelösung von Infoniqa arbeitet die Walker Gruppe effizienter, kostengünstiger und transparenter als je zuvor – auch im Homeoffice.
Die Walker Gruppe ist ein traditionsreicher Walliser Käseproduzent und Grosshändler. Die 1956 in einer 3.5-Zimmer-Wohnung gegründete Firma setzte anfänglich auf den Import von Käse, später vertrieb sie Käse und Lebensmittel aus dem Wallis an alpine Tourismusorte, Hotels, Spitäler oder an Grossbaustellen wie die Grand Dixence. Mit dem Zukauf eines Früchte- und Gemüsehandels kamen weitere Produkte hinzu, und mit dem Bau einer eigenen Bergkäserei wurde das Familienunternehmen 1996 selbst zum Käseproduzenten. Heute schneidet, verpackt und verkauft das Unternehmen rund 600 Tonnen Walliser Käsespezialitäten aus eigener Produktion in die ganze Schweiz und ins Ausland. Die Walker Gruppe hat inzwischen 120 Mitarbeitende, bezieht für den Grosshandel Waren von 150 Lieferanten, betreibt Lager mit einem Bestand von bis zu 3000 Produkten und liefert diese punktgenau zu den Kunden. Kein Wunder, nahm der Aufwand für Logistik, Vertrieb und fürs Backoffice in den vergangenen Jahren sehr stark zu.
«Insbesondere die Lieferungen an entlegene Orte, etwa an Berghotels, die nur mit der Seilbahn erreichbar sind, erfordern eine minutiös geplante Logistik», erklärt Roland Steiner, CFO der Walker Gruppe. Auch die Organisation des wachsenden Betriebs wurde komplexer – vor allem, wenn es darum ging, Transparenz für mehrere Unternehmen und Geschäftsfelder zu schaffen. «Die Administration war mit hohem manuellem Aufwand und mit viel Papierdokumenten verbunden, die stets die Hand wechselten, liegenblieben oder per interner Post verschickt werden mussten.» Zuletzt mussten im System sechs verschiedene Mandanten geführt werden, was sehr umständlich wurde.
Die bisherige Lösung Infoniqa ONE 50 hatte sich zwar laut Roland Steiner stets bewährt, sie stiess jedoch an ihre Grenzen. «Dies, und der Umstand, dass keine direkte Anbindung an das ERP-System möglich war und der Aussendienst keinen Zugriff auf Kundendaten und die Debitorenbuchhaltung hatte, bewog uns dazu, eine neue, umfassendere Softwarelösung zu suchen.»
«Insbesondere die Lieferungen an entlegene Orte, etwa an Berghotels, die nur mit der Seilbahn erreichbar sind, erfordern eine minutiös geplante Logistik. Nun haben wir aus unserem ERP in Echtzeit und überall – auch in der mobilen Nutzung – Zugriff auf die Kundendaten.» - Roland Steiner, CFO
Die Firma entschied sich 2019, auf Infoniqa ONE 200 Finanz und Personal zu wechseln. Dank der offenen Architektur von Infoniqa ONE 200 kann die Walker Gruppe ihre Auftragssoftware OpaccERP direkt mit der Buchhaltung verbinden. Dazu kommt das nahtlos integrierbare Dokumentenverwaltungssystem von Docuware. Im Zusammenspiel bringen die drei Softwarelösungen nach dem Best-of-Breed-Prinzip das Beste aus verschiedenen Welten zusammen. «Die Möglichkeit, diese drei Produkte gemeinsam zu verwenden, bringt uns enorme Vorteile.
Nun haben wir aus unserem ERP in Echtzeit und überall – auch in der mobilen Nutzung – Zugriff auf die Kundendaten», erklärt Roland Steiner. «So muss der Aussendienst nicht mehr telefonisch nachfragen oder E-Mails versenden, um den Status von Lieferungen oder Debitoren abzuklären.» Auch das Handling der Kreditorenbelege wurde effizienter. Wo man früher mit Bestellscheinen, Rechnungen und Belegen hantierte und die Rechnungsvisierungen viel Zeit in Anspruch nahmen, genügen heute digitale Arbeitsschritte ohne Zeitverlust.
Die Prozesse wurden digitalisiert und sind so auch rückverfolgbar. «Dank Docuware konnten wir sämtliche Kreditorendokumente in einem digitalen Workflow-Management integrieren», sagt Roland Steiner. Die Digitalisierung bringe geradezu einen Quantensprung in Sachen Effizienz. Dank der Verwaltung der Debitoren und Kreditoren mit Infoniqa ONE 200 und Docuware habe sein Unternehmen nun jederzeit die Übersicht, in welchem Status sich eine Rechnung befindet oder ob ein Kunde gerade die Kreditlimite überschreitet.
Auch die Übersicht über aktuelle Kennzahlen und vertiefte Echtzeit-Datenanalysen sind nun möglich. So lassen sich beispielsweise die Kosten der Logistik ad hoc analysieren und nach einzelnen Posten wie Lagerung, Löhne, LSV, Treibstoff, etc. auflösen. «Diese Transparenz bringt uns einen enormen Vorteil», sagt Steiner. «Wir arbeiten in einem hart umkämpften Umfeld. Da ist es wichtig, dass wir jederzeit herausfinden können, wie rentabel einzelne Bereiche sind.»
Neue Softwarelösung zu implementieren, war für die Firma sehr aufwendig. Doch es hat sich gelohnt. Auch wenn der Lockdown im Frühling 2020 dafür sorgte, dass das Geschäft zeitweise fast zum Erliegen kam, konnten sich die Mitarbeitenden und Partner in dieser Zeit voll auf die Implementierung und die Umstellung auf das neue System einstellen. «Bald arbeiteten wir damit sehr produktiv – und zwar auch im Homeoffice, was mit der alten Software und Prozessen kaum so gut funktioniert hätte.»
Roland Steiner beurteilt die Zusammenarbeit mit Infoniqa als sehr gut: «Obwohl das System drei ganz unterschiedliche Anwendungen vereint, können wir uns bei Fragen oder Problemen jederzeit an Infoniqa wenden. Das ist für uns sehr komfortabel und effektiv.» Nach einer Basis-Schulung konnten die Mitarbeitenden der Walker Gruppe selbst viel am System anpassen. Auch mit dem Budget ist der CFO zufrieden: Die effektiven Kosten lagen unter dem Kostenvoranschlag, «was bei einem IT-Projekt eher selten ist», fügt er an.
Die Zeitersparnis ist beträchtlich. Roland Steiner macht ein paar Beispiele: «Die Archivierung von Papierbelegen fällt ganz weg, die Rechnungs- und Preiskontrolle ist rund 30 Prozent effizienter, der Aussendienst kann selbständiger arbeiten und nicht zuletzt kann sich der Käsermeister ganz auf den Käse anstatt auf Rechnungen fokussieren.» Zusammen mit weiteren Einsparungen ergeben sich zehn Arbeitsstunden pro Woche, die das Unternehmen gemäss Roland Steiner für andere, wertbringendere Tätigkeiten einsetzen kann. «Zudem entsteht damit ja auch ein Kundennutzen», sagt er.
Roland Steiner rechnet damit, dass die Investition in ein bis zwei Jahren amortisiert sein dürfte. Das Familienunternehmen zeigt seit Jahrzehnten, dass die Firma stets innovativ bleibt und neue Geschäftsfelder, Produkte und Vertriebsformen erfolgreich in ihr Portfolio integrieren kann: Sei es, wenn sie ein neues Walliser Frischfondue entwickelt, wenn sie neue Kooperationen zwischen Landwirtschaft und Tourismus ermöglicht und nicht zuletzt, wenn sie den Digitalisierungsgrad mittels einer neuen Softwarelösung erheblich erhöht und damit effizienter, nachhaltiger und zukunftsgerichtet arbeitet.
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