Arbeitszeitflexibilität: Vorteile, Methoden, Umsetzung

Immer mehr Menschen wollen Arbeit und Leben angemessener miteinander vereinbaren. Dazu fordern sie einen flexibleren Umgang mit dem Faktor „Zeit“. Arbeitszeitflexibilität ist für Arbeitgeber damit zu einem wichtigen Attraktivitätsfaktor geworden.

Arbeitszeitflexibilität: welche Modelle gibt es?

Morgens zur Arbeit gehen, am Nachmittag das Fußballspiel der Tochter ansehen und sich am Abend nochmal ins Unternehmensnetzwerk des Arbeitgebers einloggen, um die liegengebliebenen Themen zu bearbeiten. Immer mehr Menschen wünschen sich, auf diese oder ähnliche Weise flexibler zu arbeiten.

Denn es würde vieles einfacher machen. Leben und Arbeit wären leichter miteinander kombinierbar und die Work-Life-Balance ausgewogener. Laut der Studie “Global Candidate Preferences” der ManPower Group ist eine flexible Arbeitszeitgestaltung für 40 Prozent der befragten Bewerber daher einer der drei wichtigsten Motivationsfaktoren, wenn es um berufliche Entscheidungen geht.

Arbeitszeitflexibilität ist altersunabhängig

Und das gilt völlig unabhängig von Alter und Geschlecht der Mitarbeiter. Jede Generation, egal ob Babyboomer, Generation X oder Millennials, hat aus unterschiedlichen Gründen den Bedarf an mehr Flexibilität. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten ist Frauen (54 Prozent) und Männern (46 Prozent) in Deutschland mittlerweile fast gleichermaßen wichtig.

Arbeitende versprechen sich davon nicht nur mehr Zeit für die Familie oder für private Vorlieben. Sie profitieren auch von erleichterten Bedingungen beim Pendeln. Dann nämlich, wenn sie sich dank flexibler Arbeitsbedingungen zu Zeiten auf den Weg machen können, in denen die Straßen nicht überfüllt sind. Unterm Strich sorgt all das für eine geringere Stressbelastung, mehr Spaß im Privaten und mehr Zufriedenheit mit dem eigenen Leben.

Welche Modelle der Arbeitszeitflexibilität gibt es?

Wer das Thema Arbeitszeitflexibilität allerdings ausschließlich mit Teilzeitarbeit gleichsetzt, irrt. Das mag eine Form sein, Arbeit zu flexibilisieren. Doch es gibt noch viel mehr Modelle. Allgemein fallen alle Arbeitszeitregelungen unter flexible Arbeitszeit, die hinsichtlich der Dauer der Arbeitszeit und des Ortes, an dem sie verrichtet wird, von den Normalbedingungen innerhalb eines Betriebes abweichen.

Diese zum Beispiel:

• Funktionszeit: Bei der Funktionszeit haben Mitarbeiter keine verpflichtenden Anwesenheitszeiten mehr. Sie können sich ihre Arbeitszeit selbst einteilen – solange sie mit den gesetzlichen Vorgaben vereinbar ist.
• Wahlarbeitszeit: Hier erstellt der Arbeitgeber Personalpläne, die genau auf den Arbeitsanfall abgestimmt sind. Mitarbeiter tragen sich in einen Personalbedarfsplan ein – je nach persönlichen Vorlieben und vertraglich vereinbartem Arbeitsvolumen.
• Vertrauensarbeitszeit: In der Vertrauensarbeitszeit muss der Angestellte seine Aufgaben einfach nur termingerecht erledigen.
• Jahresarbeitszeit: Hier legen Arbeitgeber und Mitarbeiter eine "Nettojahresarbeitszeit" fest, die in einem Jahr flexibel erbracht werden kann. Der ausgezahlte Monatslohn bleibt über das Jahr hinweg derselbe.
• Lebensarbeitszeit: Bei diesem Modell werden Überstunden der Mitarbeiter langfristig auf einem Zeitkonto gutgeschrieben. Diese können in großen Blöcken genommen werden - für ein "Sabbatical" oder einen früheren Renteneintritt.
• Job-Sharing: Hierbei handelt es sich um eine Form der Teilzeitarbeit. Das Prinzip: Zwei oder mehr Mitarbeiter teilen sich einen Arbeitsplatz.
• Home-Office: Darunter fällt eine flexible Arbeitszeiteinteilung, wobei die Arbeit von zuhause und nicht vom Büro erbracht wird.

Verschafft Arbeitszeitflexibilität auch Arbeitgebern Vorteile?

Nicht nur für Arbeitnehmer, auch für Arbeitgeber haben flexiblere Zeitmodelle Vorteile.

Weil sie zufriedener sind, fühlen sich Mitarbeiter stärker an das Unternehmen gebunden, was häufig zu einer Senkung der Mitarbeiterfluktuation führt. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels Gold wert.

Aber nicht nur deshalb ist das Thema Arbeitszeitflexibilität eine positive Angelegenheit für Arbeitgeber. Hinzu kommen noch weitere Vorzüge:

• Die Qualität der Arbeitsergebnisse steigt, weil sich Mitarbeiter weniger gestresst fühlen. Aufgaben, die etwa eine hohe Konzentration erfordern, können von Arbeitnehmern in Ruhe zuhause bearbeitet werden.
• Mitarbeiter entscheiden in großen Teilen selbst, wann sie sich ihren Aufgaben widmen. Sie setzen sich dann an den Schreibtisch, wenn sie kreative Einfälle haben und nicht, wenn es die Stechuhr vorgibt. Auch das verbessert Resultate.
• Gruppen, die in der Vergangenheit nicht sonderlich stark in den Arbeitsmarkt integriert waren, weil sie nicht in vollem Umfang zur Verfügung standen, lassen sich mit flexibleren Arbeitszeitangeboten leichter ins Unternehmensgefüge einklinken: Ältere, Männer und Frauen in der Familienphase, Gehandicapte. So lassen sich Lücken in der Personaldecke leichter schließen.

Warum der Administrationsaufwand bei Arbeitszeitflexibilität häufig überschätzt wird

Es gibt also eine Unmenge an Vorteilen, die mit einer gesteigerten Arbeitszeitflexibilität einhergehen. Wer allerdings weniger begeistert sein dürfte, sobald das Wort fällt: das Personalmanagement. Denn wo es eine Vielzahl an Arbeitszeitmodellen und -orten gibt, steigt auch der administrative Aufwand.

Die geleisteten Zeiten müssen schließlich erfasst und korrekt vergütet werden. Gleichzeitig muss immer eine passgenaue Personalabdeckung gewährleistet sein. Doch wenn jeder Mitarbeiter nach einem anderen Prinzip agiert, wird es schnell unübersichtlich.

Wie HR Software dem Personalmanagement unter die Arme greift

Das stimmt nur bedingt. Es gibt nämlich digitale Lösungen, die HR schnell aufatmen lassen dürften. Mit einer passenden HR Software revolutionieren Personalmanager die Arbeitszeiten im Unternehmen, ohne dass es sich wie eine Revolution anfühlt.

Ein kurzer Überblick über die Möglichkeiten:

• Mit einem Modul zur Zeiterfassung lässt sich der vollständige Prozess von der Dokumentation der Arbeitszeit bis zur Übergabe der Lohnarten automatisieren.
• Per Employer Self Service pflegen Mitarbeiter und Vorgesetzte ihre Zeitwirtschaftsdaten selbständig in das System ein, bereinigen Fehler und profitieren von optimalen Abläufen.
• Mobile Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeitszeiten per App und rufen darin Anwesenheitsstatus, Urlaubsstand und aktuelle Zeitkonten ab – orts- und tageszeitunabhängig.
• Mit Funktionen zum Workforce Management lässt sich die Personalverfügbarkeit mit dem tatsächlichen Personalbedarf per Knopfdruck abgleichen. So ist immer der richtige Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
• Tageszeitabhängige Schwankungen und auftretende Spitzen können schon in der (idealerweise grafischen) Planung abgefedert, gesetzliche Ruhezeiten eingehalten und die individuelle Planung der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

Dass Unternehmen Wege finden, um ihren Mitarbeitern genauso wie jungen Bewerbern eine attraktive Arbeitszeitgestaltung zu bieten, wird in den kommenden Jahren unumgänglich. Die Frage ist nur: Wie spät beginnt man mit den Vorbereitungen und wie schwer macht man es sich von Anfang an?