Welche Aufgaben hat die Personalabrechnung?
Personalabrechnung wird als Bezeichnung sehr unterschiedlich genutzt. Das kann leicht zu Missverständnissen über die Aufgabenbandbreite und das Verantwortungsgebiet dieser Abteilung führen. Was ist also unter Personalabrechnung zu verstehen?
Laut der allgemeinen Begriffsbestimmung umfasst sie die Ermittlung und Überweisung des Entgeltes, der Steuerbeträge und der Versicherungsbeiträge eines Mitarbeiters innerhalb einer Personalabrechnungsperiode. Die Personalabrechnungsperiode beträgt in der Regel einen Monat.
Die Aufgaben der Personalabrechnung sind:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellen
- Überweisen der Löhne und Gehälter
- Schnittstelle zur Hauptbuchhaltung und Übergabe der gezahlten Löhne und Gehälter
- Stammdaten der Mitarbeiter erstellen und pflegen, z. B. bei Eintritt oder Austritt
- Meldungen an das Finanzamt und Sozialversicherungsträger durchführen
- Mutterschaftsgeld und Lohnfortzahlungen beantragen
Personalabrechnung wird auch als Entgeltabrechnung, Lohnabrechnung, Lohnbuchhaltung, Gehaltsabrechnung, Monatsabrechnung oder Neudeutsch: Payroll bezeichnet. In diesem Prozess entsteht ein Dokument, das Angaben über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthält. Dazu zählen neben dem vereinbarten Gehalt zum Beispiel die Art und Höhe von Zuschlägen, Zulagen oder sonstige Vergütungen. Aufgeführt sind auch die Art und die Höhe aller abgeführten Abzüge, Abschlagszahlungen oder gewährte Vorschüsse.
Welche Bereiche fallen nicht in die Personalabrechnung?
Es gibt aber auch Bereiche, die streng genommen nicht in das Feld der Personalabrechnung fallen, aber insbesondere in kleinen und mittelständischen Unternehmen von den Personalabrechnern oftmals mit erledigt werden. Das betrifft zum Beispiel die Abrechnungsbelange, die der hauseigene Fuhrpark mit sich bringt.
Und dann gibt es noch so manchen Themenbereich, der mit der Personalabrechnung zwar direkt zusammenhängt, aber streng genommen ebenfalls nicht in ihr Hoheitsgebiet gehört.
Meist werden aber auch diese Aspekte von Personalabrechnern gemanagt:
- Zeitwirtschaft
- Saisonarbeit
- Berechnung und Vergabe von Boni nach Erreichen der gesetzten Ziele
- Berechnung und Vergabe von Boni, die über Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter-Programme ausgeschüttet werden
- Das Abrechnen von Weiterbildungen
- u. v. m.
So erfüllt die Personalabrechnung in vielen Unternehmen inzwischen eine Schnittstellenfunktion und bearbeitet häufig alle Vorgänge, die im weitesten Sinne etwas mit den Themen Lohn und Gehalt zu tun haben.