Outsourcing Personalabrechnung: Definition und Begriffserklärung
Der Begriff Outsourcing ist ein Zusammenschluss der Anglizismen outside, resource und using. Das liefert schon den entscheidenden Hinweis, welcher Prozess dahintersteckt. Vereinfacht gesagt handelt es sich beim Outsourcing um die Auslagerung von Geschäftsbereichen.
Dabei gibt es verschiedene Spielarten des Outsourcings: Beim internen Outsourcing werden die betroffenen Bereiche innerhalb des Unternehmens oder der Unternehmensgruppe ausgegliedert. Damit werden die Verantwortlichkeiten in rechtlich selbständige Unternehmen gegeben, wobei der Einfluss des Outsourcing-Gebers auf die ausgegliederten Funktionen über den Outsourcing-Nehmer aber weitgehend erhalten bleibt.
Beim externen Outsourcing werden die betroffenen Funktionen an unternehmensfremde Dienstleister oder Agenturen gegeben. Die Arbeitsprozesse werden also komplett aus dem Unternehmen „herausgelöst“.
Outsourcing begegnet uns überall
Auch wenn es nach einer komplexen Angelegenheit klingt, begegnet uns Outsourcing doch längst überall in unserem Alltag – auch wenn wir das oftmals nicht so wahrnehmen. Das Backen von Brötchen sourcen wir an den Bäcker aus, KFZ-Reparaturen oder auch schlicht den Wechsel von Sommer- auf Winterräder sourcen wir an Werkstätten aus, Putzen sourcen wir an Dienstleister aus und so weiter und so fort. Outsourcing ist also so allgegenwärtig, dass wir es schon gar nicht mehr richtig wahrnehmen. Den Effekt des Outsourcings bekommen wir dafür aber Tag für Tag am eigenen Leib zu spüren: Entlastung.
Diese versprechen sich auch Firmen, wenn sie ganze Geschäftsbereiche outsourcen. Ziel ist meist, interne Prozesse zu vereinfachen und Personalkosten einzusparen. Externe Dienstleister, Lieferanten, Agenturen oder Partner, an die die Aufgaben übertragen werden, können die entstehenden Kosten in der Regel tatsächlich reduzieren. Experten gehen von einer möglichen Kostenreduktion bis zu 50 Prozent aus.
Das rührt zum Beispiel daher, dass Unternehmen in bestimmten Bereichen nur begrenzte technologische Mittel besitzen. Diese müssten sie teuer anschaffen, um bestimmte Arbeitsabläufe in ihrer Organisation abbilden zu können. Oft fehlt auch die nötige Manpower. Im Falle des Outsourcings profitieren die Auftraggeber von der bereits vorhandenen Infrastruktur des externen Dienstleisters und der Expertise seiner Mitarbeiter.
Die Vorteile von Outsourcing
Die Vorteile von Outsourcing
Laut einer aktuellen Studie der IDG Research Services in Zusammenarbeit mit dem Personal- und Projektdienstleister Allgeier Experts gibt es neben der besseren Verfügbarkeit von technischen und menschlichen Ressourcen aber noch weitere Vorteile, die aus Unternehmenssicht für das Outsourcing sprechen.
Die Vorteile von Outsourcing werden dort u.a. angegeben wie folgt:
- höhere Stabilität im Betrieb (19,7 Prozent)
- bessere Servicequalität (19,1 Prozent)
- schnellere Bereitstellung neuer Funktionalitäten (18,8 Prozent)
- Plus an Agilität (18,6 Prozent)
- Zugewinn an personeller Flexibilität bei Auftragsspitzen (17,5 Prozent)
Last but not least: ein Plus an Innovationen.
In den letzten Jahren haben sich externe Dienstleister nämlich zu regelrechten Innovationszentren entwickelt, die Unternehmen beispielsweise als strategischer Partner dahingehend unterstützen, aktuelle Markttrends, wie etwa kreative Methoden zur Qualitätsverbesserung und Steigerung der Kundenzufriedenheit, aufzugreifen und zu übernehmen. So können Wettbewerbsvorteile rascher ausgebaut werden.
Allerdings bringt Outsourcing auch gewisse Risiken mit sich.
Zu den Risiken von Outsourcing zählen:
- Abhängigkeit: Durch Mängel der Dienstleistung, Ausfälle von schlechtgepflegten oder zu wenig abgesicherten IT-Anlagen oder externe Probleme, in die der Dienstleister auch ohne eigenes Verschulden gerät, können dem beauftragenden Unternehmen Schäden entstehen.
- Missverständnisse: Unklar formulierte Service-Levels, Verträge oder Pflichtenhefte führen zu Spannungen zwischen Auftraggeber und Dienstleister. Das gefährdet den Outsourcing-Erfolg.
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Welche HR-Bereiche sind besonders geeignet für Outsourcing?
Umso wichtiger ist es, genau zu prüfen, an welchen Dienstleister man sich als Unternehmen bindet. Am häufigsten wird Outsourcing mit IT-Dienstleistungen in Verbindung gebracht. In diesen Bereich werden Dienstleister von Unternehmen schon lange nicht mehr nur zur Entlastung des IT-Managements oder zur Deckung von Bedarfsspitzen genutzt, sondern stehen als Partner auf Augenhöhe in komplexen Fragen beratend zur Seite. So helfen sie dabei, Fachwissen im Unternehmen aufzubauen, indem sie über ihre Mitarbeiter einen Wissenstransfer nach innen schaffen.
So mancher Betrieb ist wegen der überwiegenden Vorteile des Outsourcings aber auch in anderen Bereichen auf den Geschmack gekommen. Im Finanzwesen, der Logistik oder dem Kundenservice ist Outsourcing Gang und Gäbe. Auch im HR-Bereich ist Outsourcing ein Thema - hier kann Outsourcing eine klare Entlastung bieten. Und die ist mehr als nötig!
Personalmanager stehen massiv unter Druck wegen zahlreicher Herausforderungen wie:
- Fachkräftemangel
- chronisch durchlöcherten Personaldecken
- älter werdender Belegschaft
- sich ständig ändernden Gesetzen
- wachsenden technischen Herausforderungen
- zunehmenden Ansprüchen seitens Kandidaten, Mitarbeitenden und Führungskräften
- intransparenten oder nicht klar definierten Budgets