Kündigung des Arbeitsvertrags: Das gehört in das Kündigungsschreiben
Ein Kündigungsschreiben muss nicht zwingend lang sein, es sollten jedoch einige Punkte enthalten sein, damit die Kündigung wirksam wird und rechtlich einwandfrei ist. Diese Vorgaben gelten für Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite.
- Adressat und Absender
Hier muss exakt dokumentiert werden, wer wem kündigt. Am besten auch auf eine passende Schriftform und die richtige Anrede achten. - Datum des Schreibens für den Zeitpunkt der Kündigung
Das Datum ist ausschlaggebend für die Wahrung der Kündigungsfrist. Üblicherweise wird zum Monatsende gekündigt, das heißt bei einer vierwöchigen Kündigungsfrist sollte dies spätestens vier Wochen vor dem Ende des Monats erfolgen. Es ist auch möglich, mehrere Monate vorher zu kündigen, somit haben beide Parteien mehr Zeit, die Stelle neu zu besetzen oder eine neue Stelle zu suchen. Das Datum des Kündigungsschreibens oben rechts muss daher zum Datum des Endes der Beschäftigung passen. - Zustellung der Kündigung durch den Arbeitgeber
Zur Sicherheit empfiehlt es sich für Arbeitgeber hier den Beendigungszeitpunkt immer auch zusätzlich zum nächstmöglichen Zeitpunkt auszusprechen. Außerdem sollte die Kündigung nicht auf den letzten Drücker zugestellt werden, damit der Arbeitnehmer noch Zeit hat, das Schreiben zur Kenntnis zu nehmen. Damit der Arbeitnehmer später nicht bestreiten kann, dass das Kündigungsschreiben fristgerecht zugestellt wurde, empfiehlt es sich, sich den Erhalt schriftlich bestätigen zu lassen. Dafür kann eine Kopie des Original-Kündigungsschreibens verwendet werden, auf dem der Arbeitnehmer unterschreibt. - Betreff, der Kündigung als Begriff enthält
Der Betreff darf keinen Zweifel über den Inhalt des Dokuments zulassen. Auch Daten wie die Personalnummer oder das Datum des Arbeitsvertrages dürfen nicht fehlen. - Zusicherung eines Arbeitszeugnisses
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Optional kann ein kurzer Satz angefügt werden, der ein solches zusichert - so zum Beispiel: “Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis erhalten Sie innerhalb von 14 Tagen nach Ihrem Austritt aus unserem Unternehmen.” - Grüße / Höflichkeitsfloskel am Ende
Eine Danksagung oder Ähnliches ist keine Pflicht, macht jedoch einen positiven Eindruck. Ein Beispiel wäre: “Für Ihren Einsatz in der Vergangenheit möchten wir uns herzlich bedanken und bedauern den nun nötigen Schritt sehr. Wir wünschen Ihnen daher für die Zukunft weiterhin alles Gute.” So wird auch bei der Kündigung Größe gezeigt. - Unterschrift des Verfassers
Jedes Kündigungsschreiben muss zwingend handschriftlich unterschrieben werden, da es sonst keine Gültigkeit hat. Bei Kündigungsschreiben des Arbeitgebers sollte der Arbeitgeber oder ein Vertretungsberechtigter unterschreiben.
Erklärungen zu einer Freistellung des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber gehören nicht in das Kündigungsschreiben. Entsprechende Mitteilungen sollten immer in einem separaten Schreiben überbracht werden.
Die verschiedenen Arten von Kündigungsschreiben in Deutschland
In Deutschland unterscheidet man zwei Kündigungsformen: Die Eigenkündigung durch den Arbeitnehmer und die Fremdkündigung durch den Arbeitgeber. Weiterhin gibt es die ordentliche Kündigung und die außerordentliche Kündigung, die auch fristlose Kündigung genannt wird. Bei der außerordentlichen Kündigung wird auf eine Kündigungsfrist verzichtet, daher kann diese nur aus bestimmten Gründen, wie zum Beispiel Diebstahl, Arbeitszeitenbetrug oder ähnlich gravierende Vorkommnisse erfolgen. Diese Gründe werden in drei Kategorien eingeteilt:
Personenbedingte Kündigung
Bei dieser Kündigungsart kann der Arbeitnehmer zumeist die Aufgaben aus seinem Arbeitsvertrag nicht mehr wahrnehmen, da ihn physische, psychische oder qualifikationsbezogene Faktoren daran hindern.
Verhaltensbedingte Kündigung
Eine verhaltensbedingte Kündigung kann ausgesprochen werden, wenn der Arbeitnehmer gegen unternehmensinterne Regeln verstoßen hat, Beleidigungen ausgesprochen hat oder anderes dauerhaftes Fehlverhalten gezeigt hat. Dazu zählen auch Zuspätkommen oder Nichterscheinen. Vor einer verhaltensbedingten Kündigung müssen in der Regel offizielle Ermahnungen oder Abmahnungen ausgesprochen werden.
Betriebsbedingte Kündigung
Zwingen kritische Umstände ein Unternehmen zu betriebsbedingten Kündigungen, muss der Arbeitgeber genau begründen, warum die einzelnen Entlassungen notwendig sind. Häufig sind Umstände wie eine Insolvenz, Umstrukturierungen oder Schließungen ganzer Standorte solche Gründe.