Erinnerungsfunktion: Was ist das genau?
Du als Human Resources Manager hast so viel Besseres zu tun als Arbeitnehmer, Teams, Fachvorgesetzte oder den Geschäftsführer immer wieder an irgendwelche Personalaufgaben zu erinnern. In Zeiten, in denen sich durch die Corona-Pandemie Arbeitsweisen und -prozesse im Eiltempo verändern, musst Du in erster Line strategisch agieren und Lösungen finden – und brauchst jede verfügbare Minute, um sich um die Weiterentwicklung deiner Organisation zu kümmern, statt Kollegen hinterherzulaufen und dabei selbst zu riskieren, dass ein eigener Termin durchrutscht.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen HR Software gehört diese Rennerei der Vergangenheit an. Denn die Tools, mit denen sich verschiedenste Bereiche des Personalmanagements steuern lassen, verfügen über eine bestimmte Funktion, die vieles leichter macht: eine Erinnerungsfunktion.
Das Prinzip dürfte zum Beispiel aus digitalen Kalendern bekannt sein. Du lädst eine oder mehrere Personen zu einem Termin ein und kannst ganz genau festlegen, wie oft und in welchen Abständen Du an das Meeting erinnert werden möchtest. Zum gewünschten Termin erscheint dann eine Push-Benachrichtigung mit der Erinnerung auf Ihrem Handy oder Desktop oder Du erhältst eine E-Mail. Träger einer Smartwatch können sich auch über diese informieren lassen.
In welchen HR-Bereichen werden Erinnerungsfunktionen besonders gerne eingesetzt?
Eine derartige Erinnerung ist in vielen Bereichen des Geschäftslebens Gold wert. Inzwischen haben Erinnerungsfunktionen auch einen festen Platz in gut durchdachten HR Management Softwares. Für HR Manager ist das ein Segen: Sie müssen nicht mehr ein zusätzliches Auge darauf haben, ob andere ihre Aufgaben erfüllen, und können sich viel stärker auf die eigenen konzentrieren.
Besonders im Bewerbermanagement werden automatisierte Erinnerungen gerne eingesetzt. Sie machen alle Beteiligten zum Beispiel rechtzeitig auf anstehende Videointerviews mit Kandidaten aufmerksam. Und nach dem Jobinterview erinnern sie das Recruiting-Team daran, innerhalb einer bestimmten Frist eine Bewertung des Kandidaten abzugeben. So bleiben Prozesse stets im Fluss und der Kandidat erhält relativ zügig eine Rückmeldung.
Aber auch langfristige Termine lassen sich so frühzeitig steuern – beispielsweise ist eine rechtzeitige Nachfolgeplanung einfacher, wenn man Monate im Voraus an den Renteneintritt eines Mitarbeiters erinnert wird oder durch die Erinnerung an ein Firmenzugehörigkeitsjubiläum lässt sich eine Aufmerksamkeit für die betroffenen Personen organisieren.
Was sind die Auswirkungen rund um die Belegschaft, Management und Personalarbeit?
Auch in anderen Bereichen des Personalmanagements unterstützen erinnernde Automatismen dabei, dass Termine eingehalten und verschiedenste To Dos zuverlässig erledigt werden. Zum Beispiel können Arbeitnehmer erinnert werden, rechtzeitig ihren Resturlaub einzutragen, bevor dieser verfällt. Linienvorgesetzte erhalten derweil eine Erinnerung, anstehende Mitarbeitergespräche vorzubereiten. Es gibt zig Bereiche, in denen die digitalen Gedächtnisstützen zum Einsatz kommen können, um die Personalarbeit in den nicht im HR angesiedelten Fachbereichen zu strukturieren und auf eine Linie zu bringen.
Für die Belegschaft bedeutet das vor allen Dingen eines: bessere HR-Services. Innerhalb des Personalmanagements bleibt nichts mehr liegen, alle Verantwortlichen erfüllen ihre Aufgaben rechtzeitig und Mitarbeiter profitieren von nahtlosen Abläufen. Das trägt immens zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei, weil Arbeitnehmer das Gefühl haben: Der Arbeitgeber hat alles im Griff und kümmert sich um alle Personalangelegenheiten schnell und effizient.
Mit Erinnerungsfunktionen auslaufenden Zertifikaten vorbeugen
Wussten Sie, dass Erinnerungsfunktionen sogar dazu beitragen können, Gesetzesverstößen vorzubeugen? Innerhalb der Personalentwicklung etwa. Für einige Berufsgruppen setzt die Ausübung ihres Berufs voraus, bestimmte Qualifikationen, die zur Berufsausübung berechtigen, regelmäßig zu erneuern. Das kann in turbulenten Zeiten schon mal in Vergessenheit geraten. Ist der Arbeitnehmer im Falle einer Überprüfung allerdings nicht in der Lage, einen aktuellen Qualifizierungsnachweis vorzulegen, kann das Konsequenzen nach sich ziehen.
Eine höchst unangenehme Angelegenheit für alle Beteiligten – und unnötig obendrein. Eine solche Situation lässt sich mit einer Personal-Software, die über eine Erinnerungsfunktion verfügt, vermeiden. Erinnerungen in HR-Software-Programmen machen sowohl den zuständigen Personalmanager als auch den Mitarbeiter selbst rechtzeitig auf die Erneuerung der auslaufenden Qualifikation aufmerksam. Problem gelöst. Auch im Bewerbermanagement oder in der Payroll kann eine Personal-Software helfen, juristischen Fallstricken zu entgehen. Zum Beispiel, indem sie automatisch an das Einhalten bestehender Abgabe- oder Löschfristen erinnert.
Wie setze ich Erinnerungsfunktionen maximal gewinnbringend ein?
Automatische Erinnerungen innerhalb einer HR Software vereinen also viele Vorteile auf sich. Fassen wir noch einmal zusammen:
- Entlastung für HR
- Optimierung der HR Services für Mitarbeiter
- Einhalten juristischer Vorgaben
- Einhaltung von Terminen
- Zuverlässige Erledigung von Aufgaben
- Frühzeitige Steuerung der Nachfolgeplanung
Fazit: Mit der richtigen HR-Software bist Du im Personalmanagement perfekt organisiert und viele Routineschritte fallen automatisch weg. So spart man spürbar Zeit, der Tag wird stressfreier und Personalprofis können sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die einzelnen Menschen.