Employee Self Service: Wehret den Bürokratiemonstern!

In vielen Unternehmen geschieht die Verwaltung von Stammdaten, Formularen und Anträgen noch auf Papier oder in sperrigen Excellisten. Letzte haben meist keine Anbindung an die Datenablage anderer Abteilungen. Also liegen Informationen über Abteilungen hinweg nicht einheitlich vor, sondern müssen von HR mühsam per Copy&Paste übertragen werden. Oder schlimmer noch: HR erhält einen Ausdruck und tippt ihn per Hand ab.

Auf diese Weise geschehen nicht nur viele Übertragungsfehler. Es geht auch viel Zeit ins Land, die eigentlich viel besser in andere Aufgaben investiert wäre. Ganz unabhängig davon, wie selten konzentriertes Arbeiten in einer HR-Abteilung möglich ist, weil alle naslang ein/e Kolleg/in hereinschneit und ganz dringend noch diese eine klitzekleine Info benötigt, geht auch ganz schnell, versprochen! Aber bis man als unterbrochener HR-Stratege wieder voll „in den Flow“ einsteigen kann, dauert es natürlich – und schon klingelt wieder das Telefon …

Die Antwort ist einfach: Ein solches Vorurteil, das gerne mit Employee Self Service in Verbindung gebracht wird, stimmt so nicht. Ein einfaches Beispiel aus dem Bereich des Abwesenheitsmanagements verdeutlicht, dass Mitarbeiter durch ESS im Gegenteil sogar entlastet werden.

Heute sieht das Einreichen eines Urlaubsantrags so aus:

• Die Arbeit unterbrechen
• Formular aus dem Intranet (oder aus einem beliebigen Ordner auf dem lokalen Desktop, aber das darf bitte der/die IT-Verantwortliche nicht wissen) fischen
• ausdrucken
• händisch ausfüllen
• sich verschreiben – alternativ: das Blatt vollklecksen, weil im Umkreis einfach keine nicht-klecksenden Kugelschreiber zu finden scheinen
• nochmal ausdrucken und ausfüllen
• mehrfach kopieren
• Kopien ins Büro des Vorgesetzten und von HR bringen
• Jeweils vorsichtig anklopfen, Kopf einziehen, hoffen dass es keine Diskussionen gibt – und auf dem Weg zwischen Vorgesetzten und HR noch diversen Kollegen über den Weg laufen, die freudestrahlend vom neuen Nachbarshund erzählen

Ein solches Vorgehen erübrigt sich mit ESS. Puh! Der Urlaubsantrag kann direkt im System ausgefüllt und an die zuständigen Entscheidungsträger mit einem Mausklick versandt werden. Liegt die Genehmigung vor, wird der Mitarbeiter automatisch vom System informiert. Fertig. So sind Prozesse, die früher viele einzelne Schritte und „Botengänge“ in Anspruch nahmen, mit ESS binnen weniger Klicks erledigt.

Man unterschätzt leicht, was es bedeutet, solche Aufgaben nicht mehr selbst erledigen zu müssen. Und die meisten Mitarbeiter sind froh, wenn sie nicht mehr mit ihrem verknickten Urlaubsantrag über die Gänge huschen müssen oder ihr HR-Ansprechpartner völlig genervt vom Laptop aufschaut, weil sie ihre neue Adresse durchgeben wollen.

An dieser Stelle daher ein kurzer Blick in ein Praxisbeispiel, wie und warum sich der Gewürzhersteller Kotányi dazu entschieden hat, Unterbrechungen dieser Art via ESS Einhalt zu gebieten.

Im Jahr 2009 startete Kotányi mit dem Betrieb unseres Personalmanagement-Moduls, mit dem die Führungskräfte und Mitarbeiter auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen können – berechtigungsgesteuert, versteht sich. Mit den Self-Services stehen aktuelle Personal-, Lohn- und Gehaltsdaten sowie diverse Auswertungen nun jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung.

Nach den guten Erfahrungen in der Firmenzentrale rollte Kotányi das ESS-System auch in den internationalen Niederlassungen aus. „Zuvor mussten wir Excellisten an die Länder schicken, um zum Beispiel Ein- und Austritte von Mitarbeitern zu aktualisieren. Das war umständlich und zeitraubend, oft kamen unvollständige Informationen an“, erinnert sich Personalleiter Mag. Thomas Schlechta. Nun managen die Länder ihre personalbezogenen Informationen selbst.

Damit sind auch tagesaktuelle Auswertungen, etwa zu Löhnen und Gehältern, möglich. „Das System benachrichtigt zum Beispiel alle Verantwortlichen automatisch bei Neueintritten oder Abgängen. Das erleichtert die länderübergreifende Personalarbeit wesentlich, schafft Transparenz, spart Zeit und hilft, Fehler zu vermeiden.“

Aber natürlich kann Employee Self Service nur funktionieren, wenn alle Beteiligten ihre Verantwortung ernst nehmen, Informationen auf dem neuesten Stand zu halten und zu teilen. Wobei hier ein automatisches Erinnerungssystem dabei unterstützt, dass wichtige Eintragungen nicht in Vergessenheit geraten.

Die Praxis zeigt, dass Angestellte die Vorzüge des Employee Self Service schnell schätzen lernen. Immerhin sind viele Unternehmensprozesse über ESS nicht nur leichter und schneller steuerbar, sondern werden für alle Beteiligten auch transparenter.

So können Mitarbeiter jederzeit sehen, wie der Status Quo einer Antragstellung ist, welche Schritte noch auszuführen sind und wann mit einer Entscheidung zu rechnen ist. Diese Einblicke in vormals undurchsichtige Prozessabläufe stärken außerdem die Bindung an das Unternehmen. Lauter überzeugende Argumente ;-) Aber wie sieht es nun in der genauen Umsetzung aus, wenn sich ein Unternehmen für den Einsatz eines ESS-Systems entschieden hat?

Nehmen wir nun also an, das Management ist sich einig, dass ein Self Service die Personalabteilung entlasten und den Mitarbeitern ein wenig mehr Selbstbestimmung verleihen soll. Was sollte man unbedingt im Blick behalten?

Eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines ESS sind einfache, funktionierende und intuitiv bedienbare Anwendungen. Alles andere erzeugt statt der erhofften Erleichterung nur Frust – und das auf allen Ebenen. Wichtig ist auch, dass die eingesetzten Datensysteme innerhalb des Unternehmens ihre Daten automatisch austauschen und miteinander abgleichen.

Sonst stehen die Mitarbeiter möglicherweise in der Pflicht, Informationen an mehreren Stellen aktualisieren zu müssen. Das wird ihnen nur schwer als Mehrwert zu vermitteln sein, während es gleichzeitig eine unübersichtliche Fehlerquelle darstellt. Das wollen wir natürlich vermeiden! Daher: Lieber von Anfang an darauf achten, dass die Systeme miteinander kommunizieren und – ganz wichtig – auf einen einzelnen Datenpool zurückgreifen.

Aber nicht nur darauf sollten Arbeitgeber achten. Auch die Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes dürfen auf keinen Fall auf die leichte Schulter genommen werden.

Übrigens sind HR Software-Anbieter dabei in der Nachweispflicht, dass Daten innerhalb seines Systems sicher vor Cyberattacken sind und andererseits die Datenvorhaltung den aktuellen Vorgaben des Datenschutzes entspricht. Ist das der Fall, kann in punkto ESS eigentlich nichts mehr schiefgehen!