Urlaubsanspruch berechnen: Das müssen Sie wissen

Der Urlaubs-Anspruch der Arbeitnehmer ist gesetzlich geregelt. Doch welchen Anspruch auf Urlaub müssen Ihre Arbeitnehmer laut Vertrag haben? Gibt es gesetzliche Unterschiede zwischen Arbeitern, Angestellten und Auszubildenden? Wie lassen sich unterschiedliche Urlaubs-Ansprüche von Ihnen als Arbeitgeber berechnen? Alles zum Thema Urlaub, Gesetz und Urlaubs-Anspruch erfahren Sie in diesem Artikel.

Der Urlaubsanspruch von Arbeitnehmern kann laut Gesetz definiert werden als das Recht auf eine bezahlte Freistellung von der Arbeit. Diese dient der Erholung und dem Erhalt der Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer. Dies soll u.a.vorbeugen, dass Mitarbeiter sich häufig krank melden oder "krank" machen. Die Dauer des Urlaubsanspruchs ist gesetzlich festgelegt und das Urlaubs-Gesetz von Land zu Land unterschiedlich.

• In Deutschland beträgt der gesetzliche Anspruch auf Urlaub pro Jahr 24 Werktage (ausgehend von 6 Werktagen pro Woche). Realiter erhalten viele Arbeitnehmer in der Regel laut Vertrag allerdings bis zu 30 Urlaubstage innerhalb eines Jahres, was bei einer Fünf-Tage-Woche sechs Wochen bezahltem Urlaub entspricht.
• In der Schweiz haben Arbeitnehmer hingegen Anspruch auf mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub innerhalb eines Jahres.
• In Österreich haben Arbeitnehmer derweil innerhalb eines Jahres Anspruch auf 25 Tage bezahlten Urlaub bei einer Fünf-Tage-Woche und Anspruch auf 30 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, so dass diese also auf insgesamt fünf Kalenderwochen Urlaub während eines Jahres kommen.

In allen Ländern gilt der gesetzliche Urlaubs-Anspruch für Festangestellte genauso wie der Anspruch auf Urlaub für Aushilfen, Saisonkräfte, geringfügig Beschäftigte oder Werkstudenten.

Unternehmen sollten nicht unterschätzen, dass sie mit den Urlaubstagen, die sie ihren Mitarbeitern gewähren, ein erhebliches Motivationstool in den Händen halten. Jeder zusätzliche Urlaubstag, der über den gesetzlichen Mindestanspruch hinausgeht, beflügelt nachweislich die Mitarbeiterbindung. Das kann auch dazu beitragen, dass Mitarbeiter seltener krank sind und sich so seltener krank melden.

Ein Plus an Urlaub und Freizeit ist vielen Fachkräften einiges Wert, wie eine Online-Umfrage des Stellenmarktes meinestadt.de unter 9.252 Fachkräften ergeben hat. Fast ein Viertel der Teilnehmer gab an, dass sie für mehr Freizeit auch mehr Einsatz in der verbleibenden Arbeitszeit zeigen würden. Jeder Fünfte würde sogar auf anderweitige Benefits wie Dienstwagen oder Diensthandy verzichten. Genauso viele würden für mehr Urlaub auch weniger oder kürzere Pausen in Kauf nehmen.

So beliebt Urlaub bei den Arbeitnehmern auch ist, so komplex wird es allerdings, wenn es um die Berechnung des Urlaubs von Mitarbeitern geht. Hier gibt es für Sie als Arbeitgeber so einige gesetzliche Urlaubs-Regeln zu beachten. Nehmen wir zum Beispiel den Urlaubsanspruch von Teilzeitarbeitnehmern laut Gesetz.

Auch, wenn Arbeitnehmer nicht voll arbeiten, haben sie den vollen Urlaubsanspruch. Kommen sie an allen Arbeitstagen zur Arbeit, ist es auch kein Problem, diesen Anspruch auf Urlaub zu berechnen. Für eine Woche Urlaub reicht der Arbeitnehmer bei einer Fünf-Tage-Woche einfach fünf Urlaubstage ein.

Komplexer wird es hingegen, wenn ein Arbeitnehmer nicht an allen Arbeitstagen in der Woche arbeitet. Bei 6 Werktagen pro Woche umfasst der gesetzliche Mindestanspruch 24 Urlaubstage pro Jahr - die meisten Arbeitnehmer haben bei einer Vollzeitbeschäftigung jedoch 5 Arbeitstage in der Woche, wodurch der gesetzliche Mindestanspruch 20 Urlaubstage im Jahr beträgt. Bei Teilzeitkräften fällt der Anspruch entsprechend geringer aus. Dann lässt sich der gesetzliche Anspruch auf Urlaub wie folgt berechnen:

4 Wochen Urlaub (Mindestanspruch) im Jahr x Arbeitstage pro Woche = Urlaubstage pro Kalenderjahr

Aus dieser Berechnung ergibt sich, dass Arbeitnehmer, die einmal pro Woche arbeiten, einen Urlaubs-Anspruch von vier Tagen innerhalb eines Jahres haben. Wer zwei Tage in der Woche arbeitet, dem stehen mindestens acht Urlaubs-Tage im Jahr laut Vertrag zu und wer an drei oder vier Tagen in der Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch auf Urlaub von 12 beziehungsweise 16 Tagen innerhalb eines Jahres.

Kleiner Tipp: Eine manuelle Urlaubsanspruchsberechnung ist mit einer Personalsoftware nicht notwendig. Das Tool ermittelt automatisch den individuellen Urlaubsanspruch jedes Arbeitnehmers – für Voll- und Teilzeitarbeitskräfte.

Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist es das Recht eines jeden Arbeitnehmers, bei einer 5-Tage-Woche einen Mindestanspruch in Höhe von 20 Arbeitstagen zu beanspruchen, die als bezahlter Urlaub verbracht werden können und sollen. Fehlzeiten durch Krankheit zählen hier natürlich nicht hinzu.

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und der damit verbundene Mindesturlaub greift natürlich auch im Falle einer unterjährigen Kündigung. Aber was wird dann aus dem Jahresurlaub?

Für jeden vollen Monat der Beschäftigung besteht 1/12 des betrieblich vereinbarten Urlaubsanspruchs. Wird beispielsweise ein Arbeitsverhältnis seitens des Arbeitnehmers zum 30. April gekündigt und hat dieser einen Arbeitsvertrag mit 30 Tagen Urlaub im Jahr, so stehen ihm oder ihr 4/12 davon zu, also 10 Arbeitstage Urlaub. Mit jedem Monat, den Mitarbeiter im Unternehmen beschäftigt sind, erarbeiten sie sich in diesem Beispiel 2,5 Tage Urlaub.

Wenn sich das Arbeitsverhältnis ändert: Urlaubsanspruch bei unterjährigem Start oder Ende des Vertrags

Eine Besonderheit besteht bei unterjährigem Start vom Arbeitsvertrag oder unterjährigem Ausscheiden aus dem Unternehmen: Plant ein Mitarbeiter unterjährig die Beendigung seines Arbeitsverhältnisses, so greifen Arbeitgeber einfach auf die schon für den Urlaubsanspruch bekannte Berechnung zurück:

(Firmenzugehörigkeit im bestehenden Jahr in Monaten) x (monatlicher Urlaubsanspruch)

Fällt allerdings das Datum in die zweite Jahreshälfte, also verlässt ein Arbeitnehmer nach dem 01.07. den Betrieb und hat von seinem/ihrem Jahresurlaub in diesem Kalenderjahr noch keinen Urlaubstag genommen, so greift der volle Anspruch des Bundesurlaubgesetzes (BUrlG) und statt beispielsweise 7x2,5=17,5 Urlaub stehen die vollen im BUrlG vorgesehenen 20 Tage Urlaub zu. So wird der Mindesturlaub durchgesetzt.  

Diese Regelung gilt für Personen, die nicht in Teilzeit sind, sondern ein Arbeitsverhältnis in Vollzeit, also mit 5 Arbeitstagen pro Woche, wahrnehmen. In Bezug auf Teilzeit muss die Berechnung natürlich entsprechend anteilig ins Verhältnis gesetzt werden.

Auch eine Übertragung des nicht in Anspruch genommenen Jahresurlaubs auf einen anderen Betrieb ist möglich.

Zudem können alle Mitarbeitenden den jeweiligen Urlaubsanspruch anhand des Urlaubskontos jederzeit nachvollziehen und einsehen. Das kann von Vorteil sein, denn Mitarbeitende haben so stärker im Blick, ihren Urlaub auch wirklich aufzubrauchen. Und genau so sieht es das Gesetz eigentlich vor (§ 7 des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG)) . Hier heißt es: „Der Urlaub muss im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden.”

Es kommt allerdings immer wieder vor, dass Angestellte ihren Urlaub innerhalb eines Jahres nicht gänzlich in Anspruch nehmen und sich diesen für das kommende Jahr aufheben. Damit entsteht für den Arbeitgeber ein sogenannter Erfüllungsrückstand.

Das Unternehmen muss also den restlichen Urlaub eines Jahres auf das Folgejahr buchen und in seiner Bilanz eine Rückstellung bilden. Hierzu steht im Bundesurlaubsgesetz: „Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahres gewährt und genommen werden.” Danach verfällt der Anspruch den Urlaub noch einzulösen, wenn keine alternative Vereinbarung getroffen wurde.

Wer Urlaub beantragen will, muss dies schriftlich tun. Der Antrag eines Urlaubs wird von Arbeitgeber zu Arbeitgeber allerdings höchst unterschiedlich gehandhabt.

In manchen Betrieben gibt es eine Liste, in der die Mitarbeiter ihre gewünschten Urlaubstage eintragen können. In anderen Unternehmen schreiben Mitarbeiter einfach eine formlose Mail an die HR-Abteilung mit Daten rund um den Urlaub (z.B. Zeitraum, Vertretung) und in größeren Unternehmen müssen Mitarbeiter laut Vertrag meist schriftliche Anträge ausfüllen.

Laut Gesetz muss der Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vor dem Antritt des Urlaubs eingereicht werden. Meist brauchen Unternehmen die folgenden Angaben zum Verbuchen des Urlaubs:

• Personalnummer
• Position
• Anschrift
• Anzahl der beantragten Urlaubstage
• Zeitraum des Urlaubs
• Name der Vertretung während des Urlaubs
• Name des Vorgesetzten

HR und der Linienvorgesetzte erhalten automatisch eine Benachrichtigung, dass eine Genehmigung eines Urlaubs erforderlich ist. Diese ist mit einem Klick erteilt und der Arbeitnehmer erhält die Rückmeldung: Urlaub genehmigt. Durch eine Kalenderfunktion ist für den Arbeitgeber bzw. die Führungskraft direkt auf einen Blick ersichtlich, wo sich Urlaub überschneidet und wo es zu Arbeits-Engpässen kommen könnte.

Mit der richtigen Zeiterfassung Software kann selbst das komplexe Thema Urlaubsanspruch sekundenschnell gesetzlich richtig gemanagt werden.