Anlagenbuchhaltung: Das müssen Sie wissen

Die Anlagenbuchhaltung ist ein zentraler Aspekt der Finanzbuchhaltung. Doch wozu dient sie genau und was gehört alles zur Anlagenbuchhaltung? Wir liefern Antworten auf die 5 wichtigsten Fragen. 

Die Anlagenbuchhaltung ist ein Teilbereich bzw. ein Nebenbuch der Finanzbuchhaltung. Hier werden sämtliche Güter, Vermögensgegenstände und Anlagevermögen (Finanzanlagen, Beteiligungen, Sachanlagen, immaterielle Anlagen) eines Unternehmens erfasst, die der dauernden oder mehrmaligen Nutzung dienen. Sie dokumentiert sowohl die Art und den Wert der Gegenstände, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, als auch die Bewertungen, Veränderungen und Abschreibungen dieser Werte. Die Anlagevermögen sind ein Teil des Betriebsvermögens.

Die Anlagenbuchhaltung gibt detailliert Auskunft über den aktuellen Stand des gebundenen Kapitals und über die Entwicklung dieser Werte. Sie liefert Informationen über Abschreibungen und Restwerte von Gegenständen. Die Anlagenbuchhaltung spielt deshalb für die Bewertung eines Unternehmens eine wichtige Rolle.

Die in der Anlagenbuchhaltung enthaltenen Informationen dienen unterschiedlichen Zwecken. Für Behörden, Revisoren oder Versicherungen kann die Anlagenbuchhaltung als Datenquelle auch zwingend notwendig sein, um die Sachwerte eines Unternehmens detailliert belegen zu können. Der Anlagevermögensstand, oder anders ausgedrückt der monetäre Wert der Sachlagen wird für die folgenden Zwecke festgehalten:

• Kosten- und Leistungsrechnung
• Jahresabschluss und Inventur
• Steuern
• Versicherungen
• Budget- und Investitionsplanung

Was zum Anlage- und was zum Umlaufvermögen gehört, entscheidet der Verwendungszweck. Vereinfacht gesagt sind in der Anlagenbuchhaltungen alle Arten von Vermögensgegenständen erfasst, die sich im Besitz des Unternehmens befinden und bei der Wertschöpfung des Unternehmens gar nicht (z. B. Boden) oder nur langsam verbraucht werden (z. B. Gebäude). Sie fließen indirekt etwa durch Abnützung (Abschreibungen) in die Leistungserstellung des Unternehmens ein. Man unterscheidet dabei materielles und immaterielles Anlagevermögen. Zum materiellen Anlagevermögen gehören etwa Maschinen, Anlagen oder Fahrzeuge, aber auch die IT-Infrastruktur oder Büromobiliar sowie Immobilien. Zum immateriellen Anlagevermögen zählen etwa Lizenzen, Patente, Marken- und Urheberrechte oder Konzessionen. Gleichartige Anlagen werden in Anlagenkategorien zusammengefasst. Die Anlagenbuchhaltung liefert dabei jederzeit den genauen Überblick darüber, welche Sachanlagen sich im Bestand eines Unternehmens befinden und welchen Wert sie aktuell haben.

Für die Gegenstände in der Anlagenbuchhaltung werden je nach Verwendungszweck weitere Informationen benötigt. Dazu gehören:

• Anschaffungsdatum
• Anschaffungskosten oder Herstellungskosten
• Menge
• aktueller Wert
• Abschreibung

In der Anlagenbuchhaltung werden auch Wertberichtigungen, Neubewertungen und Wertänderungen festgehalten. Deshalb müssen für alle Anlagegegenstände, die einem Wertverlust unterliegen, die Abschreibungen erfasst werden. Abschreibungen sind nicht ausgabewirksam, es fließen also keine liquiden Mittel vom Konto ab. Um die Abschreibungen trotzdem nachvollziehbar zu machen, werden Informationen wie die Anschaffungskosten einer Anlage beziehungsweise Herstellungskosten sowie die Nutzungsdauer erfasst und so der aktuelle Wert ermittelt. Dabei gibt es verschiedene Arten von Abschreibung, zum Beispiel: lineare, progressive, degressive, leistungsbezogene Abschreibung. Bei einer linearen Abschreibung wird beispielsweise jedes Jahr der gleiche Betrag eines Gegenstands abgeschrieben, während die Beträge bei Anlagen mit einer degressiven Abschreibung nicht gleich hoch sind. Auch wenn die Wertverminderung etwa bei normalem Betrieb von Fahrzeugen planbar ist, können auch unplanmäßige Abschreibungen anfallen; so etwa bei Schadenereignissen oder Unfällen. Auch eine bereits vollständig abgeschriebene Anlage wird in der Buchhaltung vermerkt.

Die Anlagenbuchhaltung im KMU wird mittels der Buchhaltungssoftware oder des ERP-Systems erstellt. Dabei muss die Softwarelösung in der Lage sein, Abschreibungsraten zu verbuchen und eine Anlagenkartei zu erstellen.