Lohnabrechnung erstellen: So geht’s

Ein professionelles Gehaltsmanagement zählt zu den wichtigsten Aufgaben eines jeden Arbeitgebers. Dazu gehört auch die korrekte Lohnabrechnung für alle Mitarbeitenden: Spätestens bei der Einstellung der ersten Mitarbeitenden sollten sich Arbeitgeber deshalb mit der Lohnabrechnung auseinandersetzen. Denn Unternehmen sind in der Schweiz gesetzlich dazu verpflichtet, die Zusammensetzung der Löhne ihren Arbeitnehmenden offenzulegen – und zwar bei jeder monatlichen Lohnzahlung. Umso wichtiger ist es, dass die Lohnabrechnung vollständig und nachvollziehbar aufgebaut ist. Doch: Was bedeutet das in der Praxis? Welche Angaben gehören überhaupt in die Lohnabrechnung?

Grundsätzlich geben Lohnabrechnungen Auskunft über den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns. Sie sind so zu gestalten, dass daraus der Brutto- und Nettolohn wie auch die Zuschläge und Abzüge klar und ausreichend detailliert hervorgehen. Eine vollständige Lohnabrechnung enthält gemäss gesetzlichen Grundlagen:

• Zahlungsperiode und Datum der Lohnzahlung
• Personalien des Arbeitgebers und des Arbeitnehmenden
• Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmenden (optional)
• Bruttolohn
• (falls vorhanden) Kinder- und Ausbildungszulagen: Diese Zulagen werden von der Familienausgleichskasse erbracht, allerdings über den Arbeitgeber ausbezahlt.
• Abzüge für Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), Invalidenversicherung (IV) und Erwerbsersatzordnung (EO): AHV, IV und EO machen zusammen 10,55 Prozent des Bruttoeinkommens aus und werden von Arbeitgeber und -nehmer hälftig getragen. In der Lohnabrechnung wird nur der Teil des Arbeitnehmers, also 5,275 Prozent des Bruttoeinkommens, ausgewiesen.
• Abzüge für Arbeitslosenversicherung (ALV): Ebenfalls teilen sich Arbeitgeber und -nehmer die ALV-Abzüge. Diese betragen insgesamt 2,2 Prozent des Jahreseinkommens bis CHF 148’200 und bei einem höheren Einkommen 1 Prozent. In der Lohnabrechnung wird nur der Teil des Arbeitnehmers ausgewiesen.
• Abzüge für Nichtberufsunfallversicherung (NBU): An der Nichtberufsunfallversicherung kann sich der Arbeitgeber beteiligen, er muss es aber nicht. Die Höhe des NBU-Betrags ist abhängig vom Einkommen und der Branche. In der Regel betragen die Prämien knapp 1,1 Prozent des Bruttolohns. Wer weniger als acht Stunden pro Woche für einen Arbeitgeber arbeitet und nicht über diesen für NBU versichert ist, muss die Kosten für die NBU-Versicherung über seine Krankenversicherung selbst tragen. Auch hier wird in der Lohnabrechnung nur der Teil des Arbeitnehmers aufgeführt.
• Abzüge für berufliche Vorsorge (BVG): Die BVG ist obligatorisch für Arbeitnehmende, die bei der AHV versichert sind und im Jahr mehr als CHF 21'510.00 brutto (Stand 2022) verdienen (bzw. mehr als CHF 1792.50 im Monat). Arbeitnehmende und Arbeitgebende teilen sich in der Regel die Beiträge für die BVG – wobei in der Lohnabrechnung wiederum nur der Teil des Arbeitnehmers erfasst wird.
• Abzüge für Quellensteuer (für quellenbesteuerte, ausländische Mitarbeitende): Die Höhe des prozentualen Quellensteuerabzugs ist vom anwendbaren Tarif abhängig und wird ebenfalls vom Bruttolohn abgezogen.

Falls vorhanden, müssen auch folgende Angaben in der Lohnabrechnung ausgewiesen werden:

• Prämien- oder Bonuszahlungen
• Lohn für Arbeitsausfall, Ferien und Feiertage
• Vorschüsse
• Lohnrückbehalt
• Spesen- und Auslagenersatz
• Minder- oder Mehrleistungen mit Begründung