Grundlagen der Buchhaltung: Die Mehrwertsteuer-Verprobung

Um die MwSt.-Abrechnung auf Fehler zu überprüfen, wird die sogenannte Verprobung durchgeführt. Eine entsprechende manuelle Fehlersuche in der Mehrwertsteuerabrechnung wäre kaum durchführbar, beziehungsweise äusserst zeitaufwändig. In der Buchhaltungssoftware lässt sich die Verprobung einfach und schnell erledigen. Damit lassen sich die Einträge kontrollieren, bevor man die effektive MwSt.-Abrechnung erstellt. Alternativ dazu macht der Treuhänder oder die Treuhänderin die Verprobung und erstellt auch gleich die notwendigen Steuerunterlagen. Generell lassen sich mit der MwSt.-Verprobung automatisiert allfällige Fehlbuchungen schnell und zuverlässig aufdecken.

So erkennt der Prüfer oder die Prüferin etwa,

• ob die einzelnen Beträge und Rechnungen auf das richtige Konto verbucht wurden,
• ob die richtigen Codes verwendet wurden,
• wie sich der Gesamtsteuerbetrag zusammensetzt,
• ob die richtigen Steuersätze verwendet wurden,
• ob das Formular korrekt ausgefüllt wurde.

Die MwSt.-Verprobung dient auch zur Klärung, ob der berechnete Umsatz mit den effektiven Zahlen übereinstimmt. So weist die Auswertung die Differenz zwischen dem errechneten und dem tatsächlich gebuchten Steuerbetrag aus. Auf diese Weise lassen sich falsche Steuerbuchungen leicht auffinden.

Die Verprobung ist nicht zu verwechseln mit der Plausibilisierungsprüfung, die während der MwSt.-Abrechnung durchgeführt wird. Die Verprobung liefert eine vollständige Kontrolle, während die Plausibilisierungsprüfung nur einzelne Informationen überprüft. Zudem werden in der Verprobung Details ersichtlich, die in der fertigen MwSt.-Abrechnung nicht vorkommen. So wird in der MwSt.-Abrechnung nur der Gesamtbetrag ausgewiesen, während die Verprobung die genaue Zusammensetzung der Beträge samt ihren Steuersätzen abbildet.

«Mit der einfachen Kontrolle, auf welches Konto welche Buchungen vorgenommen wurden, merkt man schnell, wenn in der Mehrwertsteuerabrechnung etwas faul ist», sagt Stefan Ehrler, Solution Designer Infoniqa ONE 50 bei Infoniqa. Auch, ob für unterschiedliche Waren die richtigen Steuersätze – also 2,5 Prozent oder 7,7 Prozent – verwendet worden sind, kann mit der Verprobung kontrolliert werden.

Die Verprobung zeigt jedoch nicht nur, ob das MwSt.-Formular korrekt ausgefüllt ist. Sie dient auch zur Protokollierung der erstellten Mehrwertsteuerabrechnung und gilt für Steuerbehörden als Nachweis, dass die Beträge in der Abrechnung fehlerfrei abgebucht wurden.

In Infoniqa ONE 50 Rechnungswesen genügt es, die Funktion aufzurufen, um das aktuelle Formular am Bildschirm auf Fehler zu überprüfen. Dort werden sämtliche Steuerschlüssel aufgelistet inklusive der Information, welche Summen mit diesem Schlüssel auf welche Konten gebucht wurden. Nach der Verprobung zeigt das Mehrwertsteuerjournal alle relevanten Informationen detailliert an: Zu jeder Buchung werden Nettobetrag, Steuerbetrag, berechneter Steuerbetrag, Differenz, verwendeter Steuerschlüssel sowie, falls es sich um eine Debitoren- oder Kreditoren-Buchung handelt, auch Personenkonto- und Offene-Posten-Nummer angezeigt. Um nicht nur das Total der Umsatzsteuer und der Vorsteuer zu kontrollieren, sondern noch mehr Details einzublenden, lässt sich in Infoniqa ONE 50 die standardmässig aktivierte Option «Details unterdrücken» deaktivieren. So können die MwSt.-Berechnungen bis auf die Ebene der einzelnen Buchungen kontrolliert werden. Hilfe zur Nutzung dieser Funktion finden Kundinnen und Kunden in der Online Help.