Spesen verwalten: einheitlich, effizient und steuerkonform

Ob das Mittagessen mit Kunden, die Fahrt mit dem eigenen Auto, das Benutzen des Handys oder die Übernachtung im Hotel: Geschäftliche Auslagen, die für Arbeitnehmende bei der Verrichtung ihrer Arbeit entstehen, müssen grundsätzlich vom Arbeitgeber vergütet werden. Im Obligationenrecht (Art. 327a Abs. 1 OR) wird die Handhabung der Spesen reglementiert und in mehreren Absätzen mit weiterführenden Angaben und Ausnahmen beschrieben. Im Grundsatz heisst es im OR: «Ist nichts anderes verabredet oder üblich, so hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit den Geräten und dem Material auszurüsten, die dieser zur Arbeit benötigt.» Daneben können diverse weitere Unkosten als Spesen vergütet werden, oder die notwendigen Mittel werden vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Häufig werden Spesen für folgende Verwendungen verrichtet:

• Reisekosten für beruflich bedingte Reisen mit Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln, Flugzeug.
• Verpflegungskosten während der Arbeit im Aussendienst
• Hotel- bzw. Übernachtungskosten, sofern eine Übernachtung während einer Geschäftsreise zwingend ist.
• Parkgebühren
• Benutzung von Mobiltelefonen, Computer u. a., sofern diese zwingend nötig sind und nicht zur Verfügung gestellt werden.
• Spezielle Berufskleidung, sofern diese gesetzlich oder betrieblich vorgeschrieben sind und nicht zur Verfügung stehen.

Grundsätzlich wird unterschieden zwischen effektiven Spesen und Pauschalspesen: Effektive Spesen werden anhand von Belegen einzeln abgerechnet, während bei Pauschalspesen häufig anfallende Unkosten mit einem Fixbetrag vergütet werden. Zu empfehlen ist ein Spesenreglement, das festlegt, wie die Spesen abgerechnet werden. Mehr dazu weiter unten.

Weil Geräte oder Arbeitskleider sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden oder weil Aufwände sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter haben können, kommt es bei den Spesen immer wieder zu Abgrenzungsschwierigkeiten. Hier hilft ein vom Unternehmen ausformuliertes Spesenreglement. Um die Spesen einheitlich, aber auch steuerkonform und mit möglichst geringem Aufwand verwalten zu können, sollte die genaue Anwendung der Spesenvergütungen in einem allgemeinen Spesenreglement definiert werden. Dort wird festgehalten, welche Unkosten vergütet werden und wie diese zu handhaben sind, welche Spesen effektiv abgerechnet werden und bei welchen Gelegenheiten Pauschalen in welcher Höhe vergütet werden.

Eine häufige Spesenart sind die Unkosten für Reisen mit öffentlichen oder privaten Verkehrsmitteln. Unter Umständen nutzen Mitarbeitende für Bahnreisen ihr privates Halbtax oder GA – was bei der Vergütung berücksichtigt werden sollte. Bei Flugreisen wiederum sollte definiert werden, ob allfällig gesammelte Bonuspunkte bzw. Bonusmeilen dem Mitarbeitenden oder dem Arbeitgeber gehören. Bei der Benutzung des eigenen Autos für geschäftliche Fahrten werden üblicherweise Treibstoff, Unterhaltskosten, Betriebskosten und die Amortisation mit einem Kilometerpreis vergütet. Die hochgerechneten Kosten können in Abhängigkeit von Fahrzeug und Kanton pro Kilometer aufgrund von jährlich aktualisierten Berechnungstabellen festgesetzt werden.

Das Spesenreglement sollte von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigt werden, um eventuelle Komplikationen zu vermeiden. Denn die zuständige Steuerbehörde kann die Spesenbelege einfordern. Weil die Spesen in der Regel nicht zum steuerbaren Einkommen zählen, also für Mitarbeitende steuerfrei sind, müssen sie im Lohnausweis vom Lohn abgegrenzt werden. Andernfalls könnten in den Spesen versteckte Lohnzahlungen getätigt werden. Der Arbeitgeber muss die Spesen im Lohnausweis aufführen, bezahlt darauf aber keine Sozialversicherungsabgaben.

Viele der kantonalen Steuerverwaltungen stellen auf Ihrer Webseite Muster für Spesenreglemente zur Verfügung. Auch von der Schweizerischen Steuerkonferenz gibt es ein Muster-Spesenreglement für Unternehmen und Non-Profit-Organisationen.

In der Verarbeitung der Spesen gibt es in vielen Unternehmen ein hohes Potenzial, Prozesse zu vereinfachen und effizienter zu gestalten. Viele Betriebe nutzen Excel-Formulare, in denen die Spesen manuell eingetragen, berechnet und einem Konto zugewiesen werden. Vielerorts werden aber auch noch Papierformulare verwendet, die manuell ausgefüllt werden, mit physischen Belegen ergänzt und danach die Kontrolle durch Vorgesetzte und die Verarbeitung in der Buchhaltung durchlaufen.

Ein rein digitales Spesenmanagement ist in den meisten Fällen effizienter und weniger fehleranfällig. Das Erfassen, Validieren, Visieren und Freigeben können flexibel online und von unterwegs vorgenommen werden. Sind die relevanten Daten einmal im System gespeichert, können sie zur weiteren Verarbeitung mit Informationen aus dem Spesenreglement abgeglichen oder von der Lohnbuchhaltung verwendet werden.

Eine einfache Möglichkeit, Spesen zu erfassen, bietet die im Frühjahr 2022 verfügbare neue Version der Infoniqa Center App. «Die App war bisher ausschliesslich für die Erfassung von QR-Rechnungen ausgerichtet. Nun erhält sie eine neue Funktion zur Spesenerfassung. Quittungen oder Rechnungen lassen sich damit einfach und schnell per Smartphone-Kamera erfassen, für die Weiterverarbeitung speichern und der Buchhaltung zuführen», sagt Edwin Bütikofer, Senior Product Manager bei Infoniqa. Erstellte Speseneinträge können direkt in der App mit weiteren Informationen wie Spesenkategorie, Betrag, etc. versehen werden – oder auch im Browser am Computer. Denn gleichzeitig lanciert Infoniqa auch eine Web-Applikation für die umfassende und komfortable Verwaltung der Spesen und Stammdaten. Damit können die Spesen nicht nur erfasst werden. Vorgesetzten können diese bequem über den Browser kontrollieren, validieren und visieren.

Egal, auf welchem Weg die Spesen verwaltet werden: Die Speseninformationen werden direkt im Backend in eine Datenbank gespeichert und gelangen via Webservice in die Kreditorenbuchhaltung des Unternehmens. In Infoniqa ONE 200 gibt es dazu die neue Funktion «Spesen». Zu einem späteren Zeitpunkt wird diese Spesenfunktion auch in Infoniqa ONE 50 integriert. «Die Auszahlungen werden über die Kreditoren abgewickelt. Dazu können die Personal-Stammdaten der einzelnen Mitarbeitenden direkt aus der Lohnbuchhaltung als Kreditor übernommen werden», so Edwin Bütikofer. Dank Smartphone-App und Web-Applikation sowie der Anbindung an die Cloud und an das Buchhaltungssystem gelingt die digitale Erfassung und die Verarbeitung der Spesen Hand in Hand und deutlich effizienter als auf dem Papierweg.