Rechnung schreiben: Was Sie dabei beachten müssen
Wenn Sie Rechnungen schreiben, müssen Sie gewisse formelle und inhaltliche Anforderungen beachten, damit die Rechnung von der Steuerbehörde anerkannt wird. Wir zeigen Ihnen, welche Vorgaben für die Rechnungsstellung in der Schweiz gelten.
So schreiben Sie eine korrekte Rechnung
Ob physisch oder per E-Mail: Wenn Unternehmen Rechnungen ausstellen, müssen diese gesetzliche Vorgaben und Kriterien erfüllen, um von der Steuerbehörde anerkannt zu werden. Fehlen gewisse Angaben oder werden die Vorgaben nicht erfüllt, kann es tatsächlich sein, dass der Vorsteuerabzug nicht geltend gemacht werden kann. Folgende Angaben dürfen daher in keiner Rechnung fehlen:
- Name, Adresse, und Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) des Leistungserbringers. Im UID-Register können Sie nach Ihrer UID und Handelsregisterdaten suchen.
- Name und Adresse des Leistungsempfängers, ausser es handelt sich um einen Kassenzettel für einen Betrag von bis zu 400 Franken
- Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- Betrag für die Leistung
- Anwendbarer Steuersatz und der vom Entgelt geschuldete Steuerbetrag. Wenn das Entgelt die Steuer einschliesst, genügt der Hinweis auf den anwendbaren Steuersatz (z. B. inklusive 7,7 % MwSt.).
Eigene Vorlage erstellen oder ganz einfach mit Business-Software?
Wenn Sie Rechnungen per E-Mail verschicken, dann ausschliesslich im PDF-Format, um nachträglichen Abänderungen vorzubeugen. Das geht mit einer Business-Software, in der Sie Rechnungen direkt als E-Mail versenden können, am einfachsten. Mit Softwareunterstützung behalten Sie auch jederzeit den Überblick über den jeweiligen Rechnungsstatus und sehen auf einen Blick, wo bald eine Mahnung ansteht.
Aber auch aus Word mit einem kostenlosen PDF-Generator ist dies keine Hexerei: Erstellen Sie sich in Word eine Vorlage, die alle oben genannten Angaben enthält. Wenn Sie das Dokument zusätzlich noch mit Ihrem Firmenlogo und den passenden Farben Ihres Unternehmens gestalten, wird die Rechnung zusätzlich zu einem wirkungsvollen Marketingtool. Wählen Sie anschliessend «Speichern unter» und das Format «PDF». Eine digitale Signatur ist bei PDF-Rechnungen übrigens nicht mehr notwendig, solange ordnungsgemäss Buch geführt wird. Das wiederum heisst:
- Geschäftsvorfälle und Sachverhalte müssen vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch erfasst werden
- Keine Buchung ohne Beleg
- Die Buchführung ist klar, zweckmässig hinsichtlich Art und Grösse des Unternehmens, und nachprüfbar.