So wird aus der Offerte ein Auftrag

Kunden kaufen selten die Katze im Sack. In der Regel möchten sie sich im Vorfeld über Produkte und Dienstleistungen sowie deren Preise informieren. Deshalb holen sie Offerten ein – und entscheiden dann erst, ob sie das Angebot annehmen möchten oder nicht.

Eine Offerte muss zum einen übersichtlich, zum anderen aber vor allem auch vollständig sein. Diese Angaben müssen in einer Offerte aufgeführt sein:

• Name und Adresse des Leistungserbringers
• Name und Adresse des Leistungsempfängers
• Das Datum oder den Zeitraum der Gültigkeit der Offerte. Diesen kann das Unternehmen selbst festlegen
• Sämtliche Preise, Kosten und Mengenangaben im Detail. Daher sollten etwa auch Stückzahlen aufgeführt werden. Zudem sollten die Preise immer inkl. Mehrwertsteuer angegeben werden. Ist nichts vermerkt, kann davon ausgegangen werden, dass die Preisangaben die Mehrwertsteuer enthalten.
• Angaben zu den Zahlungsbedingungen, etwa ob das Produkt oder die Dienstleistung in Teilen bezahlt werden kann oder ob eine Gesamtzahlung erfolgt
• Angaben zu allfälligen Skonti oder Rabatten.
• Ein Verweis auf die AGBs gilt als empfehlenswert

Eine Offerte, insbesondere die darin angegebenen Preise für Produkte oder Dienstleistungen, ist für den Offertsteller grundsätzlich verbindlich. Es ist ratsam, das Gültigkeitsdatum auf der Offerte zu vermerken, denn solange sind Sie als Aussteller der Offerte daran gebunden.

Falls sich der Leistungserbringen nicht verpflichten will, muss er die Offerte klar als «unverbindlich» kennzeichnen. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn es sich nur um einen ungefähren Kostenvoranschlag handelt. Können Sie Kosten nur grob kalkulieren, sollte dies auf der Offerte transparent gemacht werden. Bei exakt berechneten Offerten sind die aufgeführten Preise verbindlich, auch wenn die Offerte die Formulierung ‘Mehrkosten und Preisabweichungen vorbehalten’ enthält.
Darüber hinaus können bereits durch das Erstellen von Offerten Kosten anfallen, wenn dazu etwa Vor- oder Schadensuntersuchungen nötig sind. Falls dem so ist, muss der Leistungsempfänger aber bereits im Vorfeld darüber in Kenntnis gesetzt werden.

Für Unternehmen reicht es nicht aus, dem Kunden die Offerte bloss zu unterbreiten. Es muss auch richtig nachgefasst werden – Sprich, der Kunde muss zum richtigen Zeitpunkt erneut auf die Offerte angesprochen werden. Dazu gehört auch das richtige Fingerspitzengefühl, um den möglichen Kunden nicht zu verärgern.  Im Idealfall vereinbart man mit dem Kunden bereits vorher, wann man sich wieder meldet. Falls dies nicht bei einem persönlichen Kontakt abgesprochen wurde, können Unternehmen auch in einem Begleitschreiben ankündigen, wann sie den Kunden wieder wegen der Offerte kontaktieren. Behalten sie zudem den Überblick über ihre offenen Offerten, können sie abschätzen, welche Aufträge – und somit Geldbeträge – durchs Nachfassen potenziell eingeholt werden können. Mit einer Buchhaltungssoftware, die alle Offerten sauber und übersichtlich darstellt, können Unternehmen ihre Offerten mühelos verwalten.