Digitalisierung im KMU: Kreditoren verwalten

Die Verwaltung und Bearbeitung von Lieferantenforderungen bindet im Unternehmen unter Umständen viel zeitliche Ressourcen. Wiederkehrende Aufgaben für die Rechnungsbegleichung, Genehmigungsprozesse oder manuelle Abgleiche in der Buchhaltung verursachen erheblichen Aufwand für die Mitarbeitenden. Hier setzt die Digitalisierung an: Sie steigert die Effizienz deutlich und schont das Budget, indem Prozesse digital verarbeitet und automatisiert werden. Wenn Sie in Ihrem KMU grundlegende Aufgaben wie Kreditorenabwicklung, Überweisungen, Kontoauszüge, etc. über eine Business-Software bzw. eine Buchhaltungssoftware bearbeiten, schöpfen Sie ein grosses Potenzial aus.

Welche Vorteile die digitale Bearbeitung von Rechnungen schafft, zeigt das Beispiel des Schweizerischen Tropen- und Public-Health-Instituts – kurz Swiss TPH. Das in Basel ansässige Institut erhält pro Jahr rund 19’000 Rechnungen – viele davon treffen in Papierform ein und müssen manuell verarbeitet werden. Weil diese Arbeit sehr zeitraubend ist, hat sich Swiss TPH dazu entschieden, diesen Prozess hochgradig zu automatisieren. Dazu verwendet das Institut das Dokumenten-Management-System (DMS) DocuWare zusammen mit Infoniqa ONE 200.

Um die Rechnungen elektronisch verarbeiten zu können, müssen die Papierrechnungen gescannt und digital gespeichert werden. Seit Ende Juni 2020 können in der Schweiz zwar die neuen QR-Rechnungen verwendet werden. Meist sind aber noch die herkömmlichen Rechnungen mit Referenznummer in Umlauf. Bei dieser muss die Software die entsprechenden Informationen selbstständig erkennen.

DocuWare kann vollständig integriert in Infoniqa ONE 200 genutzt werden. Dabei erkennt das DMS die Inhalte der physischen Dokumente. Die Software wird per Klick auf einen Button in der Kreditorenbuchhaltungs-Maske von Infoniqa ONE 200 gestartet. Der angeschlossene Belegleser scannt die Referenznummer, sodass die Software alle relevanten Daten wie Adresse des Rechnungsstellers, Rechnungsnummer und Rechnungsdatum erfassen und sie in Infoniqa ONE 200 speichern kann. Der Beleg wird digital archiviert und mit der zugehörigen Buchung verknüpft.

Zur Kontrolle – oder wenn eine Weiterverarbeitung ansteht – können Buchungen und Belege jederzeit wieder aufgerufen werden – beispielsweise aus der Kreditorensuchmaske, dem Reporting, der Kontoauszugsmaske oder aus der Offene-Posten-Übersicht. Bei Swiss TPH gehen die erfassten Rechnungen anhand eines individuell konfigurierten Workflows in die Visierung. Ergänzend erleichtert eine Volltextsuche das schnelle und sichere Auffinden bestimmter Buchungen oder Belege.

Für Swiss TPH zeigt sich der Mehrwert der digitalen Kreditorenbearbeitung in vierfacher Hinsicht:

1. Die Mitarbeitenden wickeln die gesamten Prozesse nun deutlich schneller ab;
2. die Transparenz ist dank der elektronischen Archivierung, der Volltextsuche und dem Freigabeprozess wesentlich höher,
3. die Dokumentensicherheit wurde gesteigert und
4. der Papier- und Platzbedarf konnte gesenkt werden.

Nicht in jedem Unternehmen braucht es ein DMS mit digitalen Freigabe-Workflows. Dank neuen QR-Rechnungen kombiniert mit einer Infoniqa Business Software digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Debitoren- und Kreditorenprozesse.

Damit Sie QR-Rechnungen digital verarbeiten können, muss Ihre Software die QR-Funktionalität bieten und für den harmonisierten Zahlungsverkehr nach ISO 20022 bereit sein. Anstatt ein Lesegerät oder einen Scanner anzuschaffen, können Sie die neue Infoniqa Center App verwenden, die mit Android-Smartphones und iPhones kompatibel ist. Mit der kostenlosen App lassen sich QR-Rechnungen schnell und unkompliziert scannen. Direkt nach dem Einlesen werden alle Zahlungsinformationen an Ihre Software, z. B. Infoniqa ONE Start, Infoniqa ONE 50 oder Infoniqa ONE 200 übermittelt. Der Datenverkehr zwischen App und Infoniqa  Software erfolgt verschlüsselt via Cloud. Die Daten werden in einem Schweizer Rechenzentrum nach höchsten Sicherheitsstandards gespeichert.