HCM-Software entlastet das HR
Eine Personalsoftware bringt nicht nur in Grossunternehmen mehr Effizienz und eine Übersicht über sämtliche Mitarbeitenden – auch im KMU bietet eine HCM-Lösung diverse Vorteile: Sie bündelt Personaldaten, ermöglicht Self Services für Mitarbeitende und Vorgesetzte, liefert wertvolle Auswertungen und erleichtert Bewerbungsprozesse und das Weiterbildungsmanagement.
Mit einer Software-Lösung fürs Human Capital Management (HCM) lassen sich alle Aufgaben erledigen, die im Personalmanagement anfallen. Grundsätzlich unterstützt eine HCM-Lösung bereits beim Recruiting und beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden, ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Personaldaten und gibt wichtige Insights und Analysen zur Personalstruktur. Übersichten über aktuelle Kompetenzen und Qualifikationen von Mitarbeitenden stehen ebenso bereit wie auch Informationen über die aktuelle Personalentwicklung.
HCM-Software digitalisiert und automatisiert Personalprozesse
Viele KMU digitalisieren ihre Geschäftsprozesse. Auch im Personalwesen steigt die Nachfrage nach digitalen Lösungen, welche die Prozesse optimieren, effizienter machen oder nach Möglichkeit automatisieren. Vom Recruiting-Prozess über das Personal- und Kompetenzmanagement bis zu digitalen Weiterbildungsmöglichkeiten bietet eine HCM-Software in allen HR-Bereichen effektive Unterstützung für KMU.
In grösseren Unternehmen spielt zudem die Datenanalyse eine zunehmend wichtige Rolle: Da in der Personalverwaltung sehr viele Informationen generiert werden, besteht grosses Potenzial, bessere Erkenntnisse aus den gesammelten Daten zu ziehen. In der HCM-Lösung lassen sich für alle Personalbereiche wertvolle Daten verwalten: Beginnend beim Anlegen und der Pflege von Personaldaten, dem Bearbeiten von Ferien- und Krankmeldungen oder betreffend Informationen über Qualifikationen und Weiterbildungen von Mitarbeitenden. Aber auch im Bewerbungsmanagement, bei Mitarbeitergesprächen oder in der Nachfolgeplanung entstehen wertvolle Informationen, die mit einer HCM-Lösung gesammelt und ausgewertet werden. Zudem bringt die zentrale Informationsübersicht schnelle Erkenntnisse und lässt eingehende Analysen über sämtliche Personalfragen zu.
Infoniqa ONE HCM – die ideale Personalsoftware in Verbindung mit Infoniqa ONE 200
Infoniqa ONE HCM ist eine cloudbasierte HR-Software, die sämtliche HCM-Bereiche abdeckt und nahtlos mit Infoniqa ONE 200 arbeitet. Gerade in mittelgrossen KMU bringt die HCM-Integration ins ERP eine beträchtliche Entlastung fürs HR. Die HCM-Lösung vereinfacht administrative Vorgänge, sodass sich die HR-Fachkräfte mehr um die Mitarbeitenden kümmern können. Mit Infoniqa ONE 200 und Infoniqa ONE HCM lässt sich der gesamte Mitarbeitenden-Lifecycle gestalten und managen.
Anders als viele andere Lösungen auf dem Markt ist Infoniqa ONE HCM modular aufgebaut und kann in einem erweiterbaren Baukastensystem je nach Anforderungen im Unternehmen flexibel genutzt werden. Die Softwarelösung vereinfacht die Personalverwaltung auf allen Bereichen: Sie bietet eine umfassende, zentrale Datenablage und automatisierte Workflows.
Dank der verschiedenen Analysemöglichkeiten lassen sich bessere Erkenntnisse aus den gesammelten Daten ziehen. Als Cloud-Lösung lässt sich Infoniqa ONE HCM problemlos in bestehende IT-Landschaften integrieren. «Neben diesen diversen HCM-Funktionen sind für viele Unternehmen besonders auch die Self-Service-Möglichkeiten wichtig, welche dieses System bietet», sagt Edwin Bütikofer, Senior Product Manager bei Infoniqa Schweiz. Mittels Employee Self Services (ESS) und Management Self Services (MSS) können Mitarbeitende und Führungskräfte Informationen selbst verwalten oder abrufen. Sie sorgen damit für eine starke Entlastung im HR: Mitarbeitende helfen bei der Personalarbeit mit, indem sie einen Teil ihrer Fragen mittels der Informationsplattform des HCM selbst beantworten. Zudem können sie in der HCM-Software beispielsweise selbstständig Adressdaten ändern, Lohnabrechnungen abholen oder ihre Teilnahme an einem Workshop melden. Das Management wiederum kann Mutationen und Abfragen selbst vornehmen.
Am Beispiel von Infoniqa ONE HCM werden hier die wichtigsten Funktionen einer modernen HCM-Lösung erläutert. Im Wesentlichen besteht die Lösung aus folgenden Modulen:
- Bewerbungsmanagement
- Personalmanagement
- Kompetenzmanagement
- Seminarmanagement
- E-Learning
1. Bewerbungsmanagement
Die Recruiting-Lösung von Infoniqa ONE HCM unterstützt die HR-Abteilung mit verschiedenen Automatisierungsmöglichkeiten. Dazu gehören etwa das CV-Parsing (also das maschinelle Auslesen von Lebensläufen), Multiposting in allen gängigen Jobbörsen sowie ein automatisierter Schriftverkehr. Damit sind deutlich verkürzte Freigabeprozesse möglich und es bieten sich neue Möglichkeiten, um die Kompetenzen von Bewerbenden besser miteinander vergleichen zu können. Auch der Abgleich mit der ausgeschriebenen Position wir dadurch effizienter, zudem erhält das HR jederzeit die Übersicht über den aktuellen Status aller Bewerbungen.
Im Bewerbungsmanagement bietet Infoniqa ONE HCM hilfreiche Funktionen wie automatisierte Antworten oder die Terminverwaltung sowie wie direkte Jobportal-Verknüpfungen oder Self-Service-Funktionen für Führungskräfte. Da das Recruiting wohl bereits heute der am stärksten digitalisierte HR-Bereich ist, unterstützt die Softwarelösung Unternehmen unterschiedlichster Branchen sehr effektiv bei der Personalgewinnung. Infoniqa ONE HCM bedient die in den letzten Jahren stark gestiegenen Anforderungen an das Recruiting. Denn die «Candidate Experience» ist ausschlaggebend dafür, ob sich ein Unternehmen die Nachwuchskräfte mit hohen Talentpotenzial sichern kann – und diese nicht verpasst, weil die Recruiting-Prozesse zu langsam sind oder den Bewerbenden zu wenig professionell erscheinen.
Das Self-Service-Portal sowie, die Mobile-Recruiting-Möglichkeiten sowie die Integration von Social Media (wie etwa XING oder LinkedIn) erleichtern vor allem die Interaktionen mit jüngeren Bewerberinnen und Bewerbern.
2. Personalmanagement
Beim Stellenantritt kommt das umfangreiche Personalmanagement von Infoniqa ONE HCM zum Zug. Mit der Eröffnung eines neuen Mitarbeitereintrages in den Personalstammdaten in Infoniqa ONE 200 kann auch eine Verbindung zu Infoniqa ONE HCM gemacht werden, um deren Personalfunktionen und Interaktionsmöglichkeiten zu nutzen. Dabei dient die Datenablage als zentrales Archiv und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Personaldaten. Auch hier bringen Self Services Entlastung: Dank umfassendem Zugriffsberechtigungssystem können Vorgesetzte, HR-Verantwortliche oder Mitarbeitende jederzeit und überall auf die für sie relevanten Informationen und Dokumente zugreifen. Mitarbeitende können Informationen teilweise selbst verändern. Das spart im HR enorm Zeit, da die Personalverantwortlichen diese Änderungen nicht selbst vornehmen und weniger Anrufe und E-Mails beantworten müssen.
In diesem Modul können auch sämtliche Informationen zu Ausbildungen, Kompetenzen, Stellenprofilen oder Vereinbarungen gespeichert und eingesehen werden. Zudem lassen sich Mitarbeitergespräche dokumentieren. Gesprächsdetails, vereinbarte Ziele und die Bewertungen sind mit wenigen Klicks abrufbereit. Über die Self-Service-Tools myProfile und Änderungsservice können Mitarbeitende selbständig persönliche Daten aktualisieren, ihre Lohnabrechnung einsehen oder herunterladen. Gerade in Kombination mit Infoniqa ONE 200 erleichtert dies den sicheren Versand von Lohnabrechnung und Lohnausweis, da das Unternehmen diese nicht mehr klassisch per Briefpost versenden muss.
3. Kompetenzmanagement
Die Personalentwicklung und das Managen von Kompetenzen im Unternehmen werden gerade in Zeiten von Fachkräftemangel zu besonders wichtigen Aufgaben im HCM. Dies, weil Fachkräfte durch attraktive Perspektiven an das Unternehmen gebunden werden und somit die Fluktuation sinkt. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt, wenn man sich mit ihnen und ihrem Werdegang beschäftigt, sich für ihren Fähigkeiten und Interessen interessiert und ihnen ermöglicht, im Unternehmen Karriere zu machen und sich persönlich weiterzuentwickeln. Zudem sorgt die Digitalisierung dafür, dass sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens stetig weiterentwickeln müssen. Professionelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sorgen dafür, dass Talente gehalten werden können.
Infoniqa ONE HCM unterstützt Unternehmen auch im Kompetenzmanagement. Dank Analysemöglichkeiten lassen sich sowohl unentdeckt schlummernde Talente im Unternehmen finden als auch die im Betrieb vorhandenen Skills überblicken. Interne Mitarbeitende mit den gesuchten Qualifikationen lassen sich dank dem Modul Kompetenzmanagement ohne grossen Aufwand finden. So können Mitarbeitende gezielter eingesetzt und Potenziale identifiziert werden. Dies hat zur Folge, dass weniger rekrutiert und weniger Geld für Recruiting-Prozesse ausgegeben werden muss. Zudem muss weniger Know-how aufgebaut werden, wenn Kandidatinnen und Kandidaten aus den eigenen Reihen eine Stelle neu besetzen.
4. Seminarmanagement
Die Verwaltung von Kursen, Workshops, Seminaren und anderen Weiterbildungsmöglichkeiten kann in einem Unternehmen zur komplexen Aufgabe werden. Mit dem Modul zur Seminarverwaltung lassen sich einerseits Budgets, Kurse und Genehmigungen für Schulungen verwalten, andererseits erleichtert es die Organisation von Präsenz- und Online-Veranstaltungen. Zudem kann sie mit Informationen aus anderen HR-Bereichen etwa aus Infoniqa ONE 200 verknüpft werden, um so eine mehrfache Datenpflege zu verhindern.
Das Modul Seminarmanagement in Infoniqa ONE HCM bietet Self-Service-Möglichkeiten für eine vereinfachte Organisation. So findet die Kommunikation betreffend Schulungen und Kursen innerhalb der browserbasierten Software statt, sodass ein E-Mail-Verkehr nicht notwendig ist. Zudem ist dank der Cloud jederzeit ein orts- und zeitunabhängiger, sicherer Zugriff auf alle Funktionen und Daten möglich. Die Personalentwicklung behält mit Infoniqa ONE HCM die Übersicht über alle Kurse, Termine, Zertifikate, Feedback aller Mitarbeitenden und wird beispielsweise an verpflichtende Trainings für Mitarbeitende erinnert.
5. E-Learning
Mit der HCM-Lösung lassen sich nicht nur Weiterbildungen und Kurse managen, sondern dank des E-Learning-Moduls auch online durchführen. Insbesondere Wissensvermittlung, Wissensüberprüfung oder Onboarding-Videos können Mitarbeitende mit dem Learning Management System (LMS) von Infoniqa unkompliziert absolvieren und anschauen. Da sich diese Formate mit eigenen Inhalten schnell und einfach erstellen lassen, sind punktgenaue Schulungen im Unternehmen auch mit geringem Aufwand möglich. Statt wenig zielführender Standard-Weiterbildungen können Unternehmen ihre eigenen Kurse erstellen und so perfekt angepasste Online-Trainings anbieten. Diese Kurse lassen sich für unterschiedlichste Anwendungsfälle und Inhalte generieren, insbesondere fürs Onboarding, für wiederkehrende Schulungsmassnahmen, zur Prüfungsvorbereitung von Sicherheitszertifikaten oder für das Einarbeiten in Software-Systeme etc. Eigene, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten eignen sich zudem auch für das Überbrücken von Zeiträumen, in denen eine Position unbesetzt ist und das Wissen des Vorgängers nicht verloren gehen soll. Wird dieses Wissen mittels E-Learning-Tool rechtzeitig konserviert, können nachfolgende Mitarbeitende selbstständig darauf zugreifen.
Dabei bleibt die Schulungssoftware von Infoniqa ONE HCM vielseitig und flexibel. Dank unterschiedlichen didaktischen Formaten wie z.B. Blended Learning lassen sich abwechslungsreiche und an verschiedene Bedürfnisse angepasste Kurse oder Videos erstellen. Mit der Software wird das Wissen nicht nur vermittelt, sondern kann mit Übungen und Tests gleich auch überprüft werden. Zudem helfen ausgeklügelte Befragungsoptionen zu den Weiterbildungsangeboten, um die Schulungsmassnahmen zu analysieren. So findet das HR heraus, wie weit man mit den Fortbildungsmassnahmen gekommen ist und was bereits abgeschlossen wurde. So bleibt das Kompetenzmanagement jederzeit aktuell und das Unternehmen kann prüfen, wie erfolgreich bestimmte E-Learning-Massnahmen sind bzw. wie sie von den Mitarbeitenden angenommen werden. Diese Informationen helfen, die interne Weiterbildung stetig zu verbessern und den Wissenstransfer im Unternehmen zu optimieren.