Digitalisierungsstrategie – der Wegweiser durch die Transformation

1. Bereiten Sie umsichtig vor und bestimmen Sie Verantwortlichkeiten
   In einer Zeit ständiger Beschleunigung von Geschäftsprozessen und kleinerer Zeitfenster werden agile Arbeitsmodelle und vielleicht auch neue Führungsmodelle notwendig. Digitalisierung ist Chefsache, deshalb ist ein Commitment der Unternehmensleitung absolut wichtig. Für die operativen Aufgaben kann beispielsweise ein CDO (Chief Digital Officer) ernannt werden, der für die Digitalisierungsstrategie verantwortlich ist. Er plant die weiteren Schritte und entwickelt eine Roadmap.

2. Suchen Sie Digitalisierungspotenzial und machen Sie kleine Schritte
   Mit dem grössten und komplexesten Projekt anzufangen, um damit möglichst viele Vorteile zu erlangen, ist meist keine gute Idee. Vielmehr hilft eine Standortbestimmung, um herauszufinden, welche Digitalisierungsfelder es gibt, welcher Unternehmensbereich oder welche Prozesse sich eignen würden, um die Umstellung von analog auf digital zu testen und dabei Erfahrungen zu sammeln. Vorerst geht es nicht darum, disruptive Geschäftsmodelle zu entwickeln.
   Um herauszufinden, wo im Unternehmen Digitalisierungspotenzial steckt, werden die bestehende Infrastruktur und die Prozesse analysiert. Digitalisierung soll dort stattfinden, wo sie am meisten Mehrwert bietet. Wo könnten flexiblere und effizientere digitale Abläufe einen bestehenden Prozess ersetzen? Wie könnte das Geschäftsmodell angepasst werden?

3. Fördern Sie Innovation
   Nach der Suche nach Digitalisierungspotenzial in bestehenden Strukturen, Produkten und Arbeitsweisen sollten Sie auch neue Geschäftsideen finden und überprüfen. Kenntnisse über Trends und aktuelle Marktverhältnisse werden wichtiger. Die digitale Geschäftswelt verändert sich schnell.
   Die Vergangenheit hat gezeigt, dass agile, innovative Unternehmen auch aus fremden Branchen immer wieder in traditionelle Geschäftsfelder vordringen und disruptiv ihren Technologievorteil ausspielen.
   Gezielte Marktforschung und die Analyse von Kundenbedürfnissen können auf neue Produkte, Dienstleistungen oder Vertriebskanäle hinweisen. Um Innovation weiter voranzutreiben, helfen auch Kreativitätstechniken, Innovationsworkshops oder der Design-Thinking-Ansatz.

4. Klein anfangen – um später auszubauen
   Digitalisieren Sie dort, wo Sie im Kontext Ihrer Strategie Quick-Wins generieren können. Dies kann beispielsweise ein neues Produkt sein, das sich digital besser vermarkten lässt und neue Kunden generiert. Oder Sie führen digitale Tools in dem Geschäftsbereich ein, in dem der grösste Effizienzgewinn erzielt werden kann. Ideal sind Grundlagenprojekte, die an anderer Stelle im Unternehmen ebenfalls angewandt werden können. Finden Sie kleine Projekte, die sich mit relativ wenig Aufwand digital umsetzen lassen. Denn viele kleine Schritte innerhalb Ihrer Digitalisierungsstrategie führen irgendwann zur Transformation des Unternehmens.

5. Denken Sie an Ihre Kunden
   Kundenbedürfnisse dürfen bei der Entwicklung von digitalen Produkten und Dienstleistungen nicht vernachlässigt werden. Der Kundenfokus sollte ein wesentlicher Bestandteil in der Entwicklung Ihrer Digitalisierungsstrategie sein. Kunden sind sprunghaft, oft ist eine Alternative nur ein Klick entfernt. Deshalb heisst das Gebot der Stunde: Customer Experience. Nur wer seine Kunden und deren Bedürfnisse kennt, kann ein angenehmes Kundenerlebnis bieten. Finden Sie heraus, welche Wünsche, Bedürfnisse und Werte Ihre Kunden haben. In den bereits digitalisierten Geschäftsfeldern können diese Erkenntnisse durch eingehende Analysen der Daten gemacht werden, die in der Interaktion mit den Kunden anfallen. Je digitaler das Unternehmen arbeitet, desto mehr gewinnbringende Erkenntnisse können gewonnen werden.

6. Nutzen Sie neue Technologien
   Der Einsatz moderner Technologien allein macht noch keine Digitalisierung aus. Vielmehr ist sie Mittel zum Zweck, um Prozesse effizienter zu machen, Automatisierungen aufzubauen, neue Erkenntnisse zu gewinnen und Mitarbeitende bei ihrer täglichen Arbeit optimal zu unterstützen. Nutzen Sie die vielfältigen technischen Möglichkeiten, um Wettbewerbsvorteile zu erreichen. Cloud-Anwendungen (SaaS) ermöglichen es, modernste Systeme zu nutzen, ohne die eigene IT-Infrastruktur zu verändern oder gar ganze Geschäftsprozesse als Service zu beziehen (BPaaS). Überprüfen Sie den Einsatz neuer Technologien wie KI, IoT, Predictive Analytics oder Virtual Reality, die es ermöglichen, ganz neue Geschäftsfelder zu nutzen oder moderne Arbeitsmethoden anzuwenden. Dabei hilft die Expertise externer Spezialisten mit dem notwendigen Know-how.

7. Unterschätzen Sie den Kulturwandel nicht
   Es wäre ein Fehler, die Digitalisierung als reines IT-Thema zu betrachten. Digitalisierung beeinflusst die gesamte Organisation, so auch die Mitarbeitenden und die Unternehmenskultur. Mitarbeitende müssen sich neue Kompetenzen aneignen, sie müssen neue Aufgaben übernehmen oder werden mit neuen organisatorischen Strukturen konfrontiert. Skepsis, Ablehnung oder Widerstand gegenüber der digitalen Transformation können entstehen. Involvieren Sie die Mitarbeitenden deshalb von Anfang an in den Prozess und ermöglichen Sie es ihnen, diese aktiv mitzugestalten.
   Ein umsichtiges Change Management ist umso wichtiger, je grösser die Veränderungen im Unternehmen oder in der Abteilung sind. Transparente Kommunikation sind dabei das A und O. Planen Sie den Aufbau neuer Kompetenzen und schaffen Sie Klarheit über (neue) Verantwortlichkeiten.

8. Hinterfragen Sie die Strategie regelmässig
   In der schnelllebigen, digitalisierten Geschäftswelt ändern sich die Bedingungen und die Konkurrenz sehr kurzfristig. Prüfen Sie kontinuierlich den Digitalisierungsfortschritt, analysieren Sie die neu generierten Daten, wägen Sie ab, ob die eingesetzten Tools und Technologien noch geeignet sind und beobachten Sie den Markt und die Konkurrenz. Regelmässiges Feedback der Mitarbeitenden und periodische Bewertungen und Analysen ermöglichen es, Ihre Strategie bei Bedarf anzupassen. Institutionalisieren Sie diese Feedback- und Kontrollmechanismen. Denn nur eine flexible Digitalisierungsstrategie ist dem dynamischen Geschäftsumfeld gewachsen.

Die grosse Linie für die anstehende Digitalisierung stimmt: Die Verantwortlichkeiten sind klar, die Geschäftsfelder benannt, die Prozesse definiert. Trotzdem scheint ein Mehrwert mit beispielsweise effizienteren Abläufen auf sich warten zu lassen? Das kann daran liegen, dass Sie wichtige Quellen noch nicht angezapft haben.

Verborgene Datenschätze

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir unter anderem von der Suche nach dem Digitalisierungspotenzial gesprochen. Sind Sie da fündig geworden? Wissen Sie zum Beispiel mit Sicherheit, über welche Daten Ihre Firma überhaupt verfügt? Wenn Sie jetzt «Ja» sagen und dabei an die neue CRM-Software denken, vergessen Sie die Kreativität Ihrer Mitarbeitenden – und dies gleich in mehrfacher Hinsicht. Einige Beispiele, wo verborgene Datenschätze liegen können:

• Excel-Tabellen: Excel ist weit verbreitet und in vielen Fällen ein nützliches Tool, das die Arbeit in Ihrem Unternehmen unter Umständen seit Jahrzehnten unterstützt. Hier liegt die erste Quelle verborgen: Viele Angestellte legten mehr oder weniger heimlich für sich selbst und ihr Team Excel-Tabellen an, um Arbeitsabläufe zu optimieren, sei es im Büro, der Werkstatt oder im Lager. Wer jetzt die Nase rümpft, liegt komplett falsch: Diese Daten sind unter Umständen Gold wert. Klären Sie im Vorfeld einer Digitalisierungsrunde ab, wer allenfalls auf einem solchen Datenschatz sitzt und wie sich dieser sinnvoll in eine bestehende Software-Landschaft einfügen liesse. Gehen Sie dabei behutsam vor. Niemand lässt sich gern die Arbeit von Jahren einfach wegnehmen, ohne dafür einen zumindest gleichwertigen Ersatz zu bekommen. Diese Datenrecherche soll von den Mitarbeitenden nicht als Bedrohung wahrgenommen werden, sondern als Anerkennung für vorausschauendes und innovatives Handeln.
• Maschinendaten: Es lohnt sich, bei der Suche nach wertvollen Daten auch einen Blick in die Werkstatt bzw. in die Fertigungshallen zu werfen. Viele Maschinen – durchaus auch älteren Kalibers – arbeiten mit Software (der Oberbegriff heisst Operation Technology, OT, im Gegensatz zu Information Technology, IT). Gibt es hier Daten, die in einem Digitalisierungskontext nützlich sein können? Die bisher gebräuchliche Trennung von IT und OT sollten Sie im Rahmen Ihrer Digitalisierungsstrategie übrigens ganz grundsätzlich überdenken. Gerade in Zeiten von IoT und der Bedrohung von Infrastrukturen durch Cyber-Angriffe sollten die Fachleute aus beiden Bereichen eng zusammenarbeiten. Auf mögliche Kulturunterschiede zwischen den Beteiligten gehen wir hier nicht näher ein.
• Webseiten und Webshops: Falls Sie eine Webseite oder einen Webshop haben, sitzen Sie auf einer weiteren Quelle potenzieller Datenschätze. Hier sollten Sie sich überlegen, welche Informationen für Sie wichtig sind, denn die Datenfülle, die ein Webshop potenziell abwirft, kann auch zu gross und zu unübersichtlich sein. Die Konzentration aufs Wesentliche ist ein wichtiger Schritt zu wertvollen Erkenntnissen.

Interne Talente

Wurden Sie bei der Datensuche fündig, ist der nächste Schritt zwingend: Die Strukturierung und vor allem die Auswertung der Daten. Gerade privat geführte Excel-Tabellen oder auch Daten aus der Produktion folgen in ihrer Struktur oft sehr eigenen Ansätzen. Die Praktikabilität einer Lösung steht im Vordergrund und nicht die Einbindung in eine übergeordnete Datenstruktur. Das heisst, die Daten müssen interpretiert und angepasst werden, um sie im Rahmen der Digitalisierungsstrategie nutzbar zu machen. Seien Sie sich nicht zu fein, hier auf externe Hilfe zu setzen. Wird diese Arbeit seriös gemacht, ersparen Sie sich im Nachhinein unter Umständen viel Arbeit und noch mehr Kosten.

Liegen die Daten sauber vor, müssen sie regelmässig und professionell analysiert werden. Nur: Wer macht das eigentlich? Sie brauchen Fachleute, die wissen, was zu tun ist. Der Data-Analyst ist fähig, die Daten so aufzubereiten, dass sie einen echten Mehrwert bringen. Solche Leute sind schwer zu kriegen, der Markt ist ausgetrocknet. Doch vielleicht haben Sie Mitarbeitende, in denen die benötigten Skills und Interessen bereits schlummern? Jene Mitarbeiterin mit der genialen Excel-Tabelle, dank der die ganze Abteilung seit Jahren rundläuft: Vielleicht ist sie die geborene Data-Analystin mit dem Blick fürs Wesentliche? Ein internes Talent zu finden und weiterzubilden ist eine Gelegenheit, die man nicht verpassen sollte.