Payroll-Service und Software aus einer Hand
✓ 170 Mitarbeiter
✓ Stahlhandel
Herausforderung: Schichtbetrieb
Das Linzer Stahlhandelsunternehmen Mechel war auf der Suche nach einem effizienten Service für die Personalabrechnung sowie nach einem neuen Zeiterfassungssystem. Die Lösung kam vom Payroll-Spezialisten Infoniqa, der die Abrechnung im Outsourcing-Betrieb abwickelt und eine anwenderfreundliche Zeiterfassung bereitstellt. Mechel Service Stahlhandel Austria (vormals voestalpine Stahlhandel) zählt zu den größten Stahlhändlern Österreichs.
An den Standorten Linz, Salzburg, Graz und Teesdorf beschäftigt das Unternehmen rund 170 Mitarbeiter, wovon rund 40 im Schichtbetrieb arbeiten. Aufgrund der langjährigen Zugehörigkeit zum voestalpine Konzern wurde auch die Personalabrechnung von voestalpine personal services durchgeführt. „Alle anderen Agenden der Personalwirtschaft, wie zum Beispiel Personalgewinnung, Einstellung, Dienstverträge und Personalentwicklung, sind bei uns in der Personalabteilung angesiedelt“, berichten Gertrud Kloibhofer-Lehner und Susanne Kan, Projektverantwortliche bei Mechel.
Kosten-Nutzen-Verhältnis sorgfältig geprüft
Im Jahr 2013 entschied man sich aufgrund unterschiedlicher Strategien und Entwicklungen, die Zusammenarbeit zwischen Mechel und voestalpine personal services zu beenden. Für die Übernahme des Abrechnungsprozesses wurden Angebote unterschiedlicher Dienstleister – unter anderem Steuerberater und Personaldienstleister – eingeholt und geprüft. Aus einem finalen Anbieterkreis entschied sich Mechel für Infoniqa:
Die Zusammenarbeit begann mit dem Einrichten des Zeitwirtschaftssystems. Dabei konnte Infoniqa individuelle Anforderungen von Mechel umsetzen und entsprechende Workflows, wie beispielsweise Urlaubsanträge, Frühwarnsysteme oder Genehmigungsverfahren, implementieren. Im Zuge der Umsetzung wurden auch neue Zeiterfassungsterminals installiert und parametriert. Der nächste Schritt war die Einspielung der Personalstammdaten in das Abrechnungssytem von Infoniqa, die durch den Zugriff auf eine gemeinsame Datenbasis zeitgleich in der Zeitmanagement-Software zur Verfügung standen.
„Wir haben diese Prozesse schon länger nicht mehr als zeitgemäß empfunden und hielten nach einer digitalen Unterstützung Ausschau, um alles effizienter zu gestalten“, so Ulrike Großschädl. „Dabei waren wir uns bewusst, dass unsere Prozesse so individuell sind, dass uns mit einer Lösung von der Stange nicht geholfen wäre.“ Über eine Empfehlung wurde die Med Uni Graz bei Infoniqa fündig. Der Lösungsanbieter für HR Software hatte bereits ein anderes Uniklinikum mit einem passgenauen System unterstützt und dort voll überzeugt.
In einem mehrmonatigen Projekt entwickelten die Infoniqa-Experten ein Tool, das exakt auf die Prozesse der Med Uni Graz zugeschnitten wurde. Dazu kam ein großes Projektteam zusammen, in das neben den Projektverantwortlichen von Infoniqa auch Vertreter aus allen Abteilungen der Med Uni Graz entsandt wurden. In gemeinsamen Workshops erarbeitete man die Anforderungen an das neue Bewerbermanagement-Tool. Die Zusammenarbeit erfolgte hochagil: Infoniqa entwickelte das System sukzessive und präsentierte in regelmäßigen Abständigen Ergebnisse. Die Projektverantwortlichen der Med Uni Graz testeten, äußerten Anregungen, Wünsche und Verbesserungsideen. Diese wurden in der nächsten Etappe umgesetzt. Und so näherte man sich Stück für Stück dem Resultat an.
Mehr Effizienz, weniger Papier
Neben der kompletten Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung durch Infoniqa hat sich das integrierte Zeitmanagementsystem als anwenderfreundlich erwiesen. „Neben den klassischen Anwendungen wie die Erfassung der verschiedenen Zeitarten nutzen wir auch für uns neue Funktionen wie zum Beispiel das Bildschirmstempeln und den papierlosen Genehmigungslauf als Workflow. Die neue Lösung hat vieles vereinfacht.
Gab es bisher nur Abrechnungen auf Papier, werden heute rund 90 Prozent der Lohnzettel per verschlüsselter E-Mail an die Arbeitnehmer geschickt. Das hilft, Ressourcen einzusparen und den Prozess zu beschleunigen. Außerdem ermöglicht uns Infoniqa durch den monatlich bereitgestellten Datenträger automatische Kostenstellenbuchungen. Dies spart zudem Ressourcen in der Finanzabteilung“, berichtet Kloibhofer-Lehner.
Konkrete Erfolge:
- 90% weniger Papier für Lohnzettel
- Entlastete Finanzabteilung
- Steigerung der Bedienungsfreundlichkeit
Umfassendes Know-how erleichtert die Arbeit
Mit dem neuen Personalverrechner ist Mechel überaus zufrieden, denn der Service funktioniert zuverlässig und zeitnah. Das neue Abrechnungssystem bietet die Möglichkeit, sehr schnell unterschiedliche Personalkostenarten auszuwerten und in die Berichte für das Mutterunternehmen zu integrieren.
„Wir setzen noch große Erwartungen in die optimale Nutzung des Berichtemanagers, der eine Vielzahl individueller Lösungen bei der Gestaltung und Implementierung von Berichten bieten soll. Die Zusammenarbeit mit Infoniqa ist effizient, schnelle Reaktion und umfassendes Know-how erleichtern uns die Arbeit“, freuen sich die Personalistinnen von Mechel. Erweiterungen der Zusammenarbeit sind daher geplant. So wird Infoniqa künftig zwei weitere Tochterfirmen von Mechel betreuen.
