Die wichtigsten Fragen zum Payroll Outsourcing

Payroll Outsourcing bezieht sich auf die automatisierte und digitalisierte Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen an externe Dienstleister. Durch dieses bewusste Abgeben von Aufgaben sparen Unternehmen Zeit, Ressourcen und minimieren ihr Risiko. 

Typischerweise umfasst die Lohnabrechnung eine Vielzahl von Aufgaben und Prozessen, darunter die Berechnung von Gehältern und Löhnen, Abzüge für Steuern und Sozialversicherungen, das Einhalten gesetzlicher Bestimmungen, das Ausstellen der Abrechnungen inkl. Versenden der erforderlichen Meldungen und die Überweisung der Gehälter an die Mitarbeitenden. Diese Prozesse haben eine gewisse Komplexität und erfordern genaue Kenntnisse der aktuellen Steuergesetze und Vorschriften. 

Wir stellen sicher, dass diese Prozesse von Experten durchgeführt werden, was dazu beiträgt, Fehler zu vermeiden und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Weiter wird Ihrem internen Personal ermöglicht, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren. Die operativen Details der Lohnabrechnung werden für Sie von externen Fachleuten erledigt. 

Ja, es gibt durchaus Unterschiede beim Payroll Outsourcing im DACH-Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz). Diese Unterschiede beziehen sich jedoch nicht so sehr auf den Outsourcing-Service – sondern haben ihren Ursprung in den länderspezifischen gesetzlichen Anforderungen, bei den steuerlichen Bestimmungen und den kulturellen Eigenheiten. Hier sind einige der Hauptunterschiede: 

Gesetzliche Bestimmungen: 

• Jedes Land im DACH-Raum hat unterschiedliche gesetzliche Bestimmungen im Hinblick auf Lohnsteuern, Sozialversicherungen, Arbeitszeitregelungen und andere arbeitsrechtliche Aspekte. Ein Outsourcing-Anbieter muss daher mit den spezifischen Regelungen jedes Landes vertraut sein. 

Sozialversicherungssysteme: 

• Die Sozialversicherungssysteme variieren zwischen den Ländern. Ein Payroll-Dienstleister muss die Unterschiede kennen, verstehen und sicherstellen, dass alles korrekt abgehandelt wird.  

Sprachliche und kulturelle Aspekte: 

• Die kulturellen Unterschiede in Bezug auf Arbeitsgewohnheiten, Kommunikationsstile und Geschäftspraktiken können Auswirkungen auf die Umsetzung von Payroll Outsourcing haben. Die sprachlichen Unterschiede zwischen Deutsch (in Deutschland und Österreich) und Deutsch sowie Französisch und Italienisch (in der Schweiz) müssen berücksichtigt werden. 

Tarifverträge und Arbeitsrecht: 

• Tarifverträge und arbeitsrechtliche Bestimmungen sind von Land zu Land unterschiedlich. Ein Payroll-Dienstleister muss also sicherstellen, dass die Lohnabrechnungen im Einklang mit den geltenden Regelungen stehen. 

Währungen: 

• Deutschland und auch Österreich kennen den Euro als Währung, während die Schweiz den Schweizer Franken verwendet. Es gilt also unterschiedliche Währungsaspekte zu beachten, insbesondere wenn es um die Gehaltsabrechnung für grenzüberschreitend tätige Mitarbeitende geht.  

Bei der Auswahl eines Payroll Outsourcing-Anbieters im DACH-Raum ist es also entscheidend, dass dieser über fundierte Kenntnisse der spezifischen Anforderungen jedes Landes verfügt und in der Lage ist, die Dienstleistungen entsprechend anzupassen.  

Für KMU/Mittelständler gilt es mehrere relevante Aspekte zu beachten, wenn es um Payroll Outsourcing geht. Hier einige wichtige Überlegungen: 

Erfahrung und Fachkenntnisse des Dienstleisters: 

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dienstleister über umfassende Erfahrung und Fachkenntnisse im Bereich Lohnabrechnung verfügt. Dies insbesondere in Bezug auf die spezifischen Anforderungen Ihres Landes oder Ihrer Region. 

Compliance und rechtliche Aspekte: 

• Überprüfen Sie sorgfältig, ob der Dienstleister mit den lokalen Steuervorschriften, Arbeitsgesetzen und Sozialversicherungsbestimmungen vertraut ist. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ist entscheidend, um rechtliche Probleme zu vermeiden. 

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: 

• Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter flexible Dienstleistungen anbietet, die sich an die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen. Jedes KMU / jeder Mittelständler hat spezifische Bedürfnisse. Der Dienstleister sollte in der Lage sein, darauf einzugehen. 

Datenschutz und Datensicherheit: 

• Prüfen Sie, welche Sicherheitsmaßnahmen der Dienstleister für den Schutz Ihrer Unternehmensdaten und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen getroffen hat. Die Verarbeitung von Mitarbeiterinformationen erfordert eine hohe Datensicherheit. 

Transparenz und Kommunikation: 

• Klären Sie, wie transparent der Dienstleister in Bezug auf seine Prozesse und Gebühren ist. Eine klare Kommunikation ist entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden. 

Kostenstruktur verstehen: 

• Achten Sie darauf, die Kostenstrukturen des Dienstleisters vollständig zu verstehen. Klären Sie, welche Dienstleistungen in den Gebühren enthalten sind und ob es versteckte Kosten gibt. 

Kundensupport: 

• Stellen Sie sicher, dass der Dienstleister einen zuverlässigen Kundensupport bietet. Im Falle von Fragen oder Problemen ist ein guter Kundenservice von entscheidender Bedeutung. 

Indem Sie diese Faktoren berücksichtigen, können Sie sicherstellen, dass Sie einen Payroll-Outsourcing-Dienstleister auswählen, der Ihren spezifischen Anforderungen als KMU/Mittelständler gerecht wird. 

Ein Beitrag von: 
Michael Bechen, Director Marketing DACH, Infoniqa